Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

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    01-Sep-2014

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Gua para Elaborar el Manual de Organizacin y Funciones de la Polica Boliviana

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  • POLICA BOLIVIANA POLICA BOLIVIANA DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIN DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIN GUIA PRCTICA DE CMO ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES PARA LAS DEPENDENCIAS POLICIALES La Paz - Bolliiviia La Paz - Bo v a
  • PO LICIA BOLIVIAN A Introduccin A pesar de existir abundante bibliografa en torno a las tcnicas y mtodos para la elaboracin de manuales administrativos, la institucin del orden, reporta en ese contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional de Reglamentacin, dependiente de la Direccin Nacional de Planeamiento y Operaciones, pretende abordarlo a partir de una metodologa simple y al mismo tiempo prctica, que se halla inmersa en la Gua Prctica de Cmo Elaborar el Manual de Organizacin y Funciones para las dependencias policiales. La Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales (SAFCO), en su Art. 27 establece que, cada entidad del sector pblico debe elaborar en el marco de las normas bsicas dictadas por los rganos rectores; los reglamentos especficos para el funcionamiento de los Sistemas de Administracin y Control Interno, considerando al Ministerio de Hacienda como rgano Rector de los Sistemas de Administracin del Sector Pblico. La institucin del orden, luego de transcurrida casi una dcada, aprueba a travs de una Resolucin Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, la actualizacin del Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento normativo es compatibilizado con el rgano Rector (Ministerio de Hacienda), enmarcado en las Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA). A pesar del tiempo transcurrido entre la aprobacin del primer Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de la Polica Boliviana que data del 01/10/98 y ste ltimo de 26 de julio de 2007, el Manual de Organizacin y Funciones, pareciera que al interior de la institucin del orden, encuentra cierta resistencia pasiva y sistemtica, primero en su elaboracin y/o actualizacin y segundo en su implantacin, lo que provoca inevitablemente la descoordinacin de los canales de comunicacin, as como de los niveles jerrquicos y por supuesto de sus funciones generales y especficas, inconvenientes que se pretende superar paulatinamente a partir del presente trabajo y por supuesto de la internalizacin y socializacin de la normativa citada. Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP. Salomn Abad Sejas Tapia ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -1- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO I GRAFICA DE ORGANIZACIN 1. Generalidades La inexperiencia y el desconocimiento de los procedimientos bsicos en la elaboracin de los Manuales de Organizacin y Funciones de las dependencias de la Polica Boliviana, al parecer, por los datos recogidos de un primer diagnstico llevado a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentacin; resultan ser los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas o elaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos esta gua prctica de cmo elaborar los Manuales de Organizacin y Funciones de las dependencias policiales, no sin antes sugerirles, construir con carcter previo el organigrama, el mismo que al parecer nuestro, guiara y tutelara impecablemente la elaboracin del manual citado. 2. Perfilando el organigrama Con carcter previo a la elaboracin del Manual de Organizacin y Funciones de las dependencia policiales, consideramos que es mucho ms prctico y didctico, disear en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta ser la representacin simplificada de la estructura organizacional, por la que es posible internalizar en el proyectista, los objetivos institucionales, los niveles jerrquicos, las relaciones de dependencia, las funciones generales y especficas, las cuales sirven para el desarrollo de la administracin de la entidad operativa y/o administrativa, cuya estructuracin pasamos a considerar sin mayores prembulos. 3. Que es un organigrama La generalidad de los textos consultados, coinciden en que el organigrama es la representacin grfica de toda la estructura formal de la organizacin, en la que de manera didctica se describen funciones, tareas, responsabilidades y el nivel de autoridad. Al mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el proceso de elaboracin de los organogramas necesariamente debe partir por la autorizacin y apoyo de los niveles superiores, la recopilacin de la informacin, el anlisis y la clasificacin de la informacin. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -2- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A El organigrama, es conocido con diversos nombres, como Organograma, Grfica de Organizacin, Pirmide de Cargos, Diagrama de Organizacin o Diagrama de Estructura. Esta ltima definicin es la que comnmente la utilizan en diversos textos, naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacional propiamente dicha. 4. Uso prctico de los organigramas Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicacin y de anlisis. 4.1. Como medio de comunicacin. Toda vez que permite discernir la relacin con el resto de las dependencias y entre los miembros que la componen. 4.2. De comunicacin para terceros interesados. Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada o solicitada. 4.3. El organigrama como medio de anlisis. Las fallas de la organizacin o de diseo se hacen ms evidentes. Por ejemplo, se pueden detectar a primera y simple vista, fallas de control interno que hace alusin a las funciones incompatibles. Tambin puede darse la departamentalizacin inadecuada o funciones heterogneas. La falta de unidad de mando se da cuando dos o ms personas supervisan a un mismo cargo, en fin, pueden darse tambin la superposicin de funciones, la relacin de dependencia confusa y otras. 5. Restricciones del organigrama Las limitaciones del organigrama, radican fundamentalmente en la simplicidad y la actualizacin. 5.1. Simplicidad Porque muchas veces se obvia la lnea de autoridad funcional, incluso secretaras y no se puede expresar textualmente el grado de descentralizacin de la organizacin. 5.2. La desactualizacin Podra provocar la distorsin de la comunicacin, consecuentemente el conflicto entre los miembros de la organizacin, por ello, es importante que la responsabilidad de la actualizacin recaiga en un cargo especfico de acuerdo a las funciones que cumple. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -3- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 6. Diferentes clasificaciones de los organigramas Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman, Sammer, incluso de Warren, al que se suma Duhalt Krauss, proponen que las estructuras orgnicas se clasifiquen de acuerdo a razones que aludan a las reas que representan, a su formato, a su naturaleza y a su objeto. En todo caso, la clasificacin por su objeto, de Duhalt Krauss, corresponde al contenido que hace referencia al organigrama estructural, al que describimos en el presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de esta gua metodolgica y prctica, que muchos autores de las tcnicas de la elaboracin y/o actualizacin de las normativas administrativas, como los citados con carcter previo, proponen criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseo de los organigramas, clasificndolos y hasta subclasificndolos en esquemticos, analticos, especiales, funcionales, etc., lo que al parecer nuestro, no es oportuno teorizarlos, toda vez que esta gua prctica, no tiene el propsito de abundar en conceptos acadmicos, sino ms bien, ser un texto de consulta prctica. 7. Formas usuales de representacin del organigrama 7.1. Representacin vertical. Es la interpretacin ms simple y a la vez prctica para la informacin a presentar (ver cuadro N 1). Se presenta a las unidades orgnicas ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior. Se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales de organizacin de la Polica Boliviana, as como para otros requerimientos institucionales. Cuadro 1 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -4- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 7.2. Representacin horizontal. Al igual que en las otras formas de representacin, en sta, se establecen las relaciones complejas, la facilidad de la actualizacin, medio eficaz de comunicacin y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura no es recomendable para representar las organizaciones policiales. Cuadro 2 SECCION DIVISION SECCION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION SECCION DIVISION DIRECCION DEPARTAMENTO DIVISION SECCION DIVISION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION 7.3. Diagrama de forma circular y semicircular. En estos diagramas, las creaciones o supresiones de las nuevas Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Divisiones y/o Secciones de la Polica Boliviana, alteraran de sobremanera la estructura organizacional. Se recomienda no aplicar estos diagramas en las dependencias policiales (ver cuadros 3 y 4). Cuadro 3 Cuadro 4 Diagrama circular Diagrama semicircular ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -5- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A 7.4. Diagrama de forma lineal. Al igual que la representacin vertical, sta interpretacin es simple y a la vez prctica, sin embargo, no es aplicable en nuestra organizacin policial, toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de dependencias, obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales (ver cuadro 5). Cuadro 5 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION 8. Recuadro de identificacin del organigrama Se ubica en la parte superior derecha y responde al siguiente diseo (10 x 3 cms.), ver cuadro N 6. La ubicacin del recuadro de identificacin en el lugar mencionado est motivada para el mejor aprovechamiento que se logra del espacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte superior lleva el nombre de la institucin (Ej. Polica Boliviana), en el subsiguiente cuadro el rea organizacional (Ej. Direccin Nacional de Identificacin Personal), seguidamente, la fecha de elaboracin del organigrama, luego se coloca (en la casilla respectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron el organigrama, finalmente en la ultima casilla se colocan todas la iniciales de la Direccin Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa (Ej. D.N.I.P). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -6- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIN
  • PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 6 POLICIA BOLIVIANA RECUADRO QUE SE UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDO EL TAMAO DEL PAPEL NO ES SUFICIENTE. EJ:...