PMO: La Oficina de Gestión de Proyectos

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En un ambiente de continuos cambios, las empresas necesitan mantener su competitividad con el fin de liderar su mercado. Debido a ello, es preciso responder rpida y eficientemente a los nuevos desafos y oportunidades. Dado que la implementacin de proyectos tiene aplicaciones de distinta ndole y magnitud, y ms an cuando es el ncleo del negocio, es que se propone la implementacin de una Oficina de Gestin de Proyectos.

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  • 1. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS PMO (Parte 1 de 2) Sergio Salimbeni Mayo, 2014
  • 2. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // CONTENIDO 1. Abstract ........................................................................................................................... 4 2. Planteamiento del problema........................................................................................... 5 3. Justificacin..................................................................................................................... 6 4. Objetivos ......................................................................................................................... 6 4.1. General..................................................................................................................... 7 4.2. Especficos................................................................................................................ 7 5. Modelos de madurez en Administracin de Proyectos .................................................. 8 5.1. Modelo de Madurez OPM3 .................................................................................. 8 6. Oficina de Administracin de Proyectos ....................................................................... 12 6.1. Modelos de PMO ................................................................................................... 13 6.2. Funciones de la PMO.............................................................................................. 15 7. LA ORGANIZACIN ........................................................................................................ 17 7.1. Visin de la PMO (ejemplo).................................................................................... 17 7.2. Misin de la PMO (Ejemplo) .................................................................................. 18 7.3. Objetivos de la PMO............................................................................................... 18 7.4. Ubicacin de la PMO.............................................................................................. 18 7.5. Funciones, Dimensiones y Staff de la PMO............................................................ 19 7.5.1. Funciones de la PMO.......................................................................................... 19 a. Dimensiones de la PMO................................................ Error! Marcador no definido. b. Competencias del Staff de la PMO................................ Error! Marcador no definido. i. Gerente de la PMO.................................................... Error! Marcador no definido.
  • 3. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // ii. Competencias del personal experto en administracin de proyectos ....... Error! Marcador no definido. iii. Patrocinador de la PMO........................................ Error! Marcador no definido. c. Beneficios que se podran obtener de la PMO ............. Error! Marcador no definido. d. Medicin de Desempeo de la PMO ............................ Error! Marcador no definido. e. Plan de implementacin de la PMO.............................. Error! Marcador no definido. f. ESQUEMA DE IMPLEMENTACIN DE LA PMO.............. Error! Marcador no definido. g. Resumen de los procesos y sistemas del proyecto de esquematizacin de la PMO Error! Marcador no definido. 6.12 Organizacin inicial del proyecto.................................. Error! Marcador no definido. 6.12.2 Recomendaciones ................................................. Error! Marcador no definido. 6. Propuesta Econmica....................................................... Error! Marcador no definido.
  • 4. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // 1. ABSTRACT En un ambiente de continuos cambios, las empresas necesitan mantener su competitividad con el fin de liderar su mercado. Debido a ello, es preciso responder rpida y eficientemente a los nuevos desafos y oportunidades. Dado que la implementacin de proyectos tiene aplicaciones de distinta ndole y magnitud, y ms an cuando es el ncleo del negocio, es que se propone la implementacin de una Oficina de Gestin de Proyectos. La solucin que se plantea, es la adopcin de una gestin de proyectos estandarizada segn los conceptos establecidos por el Project Management Institute (PMI). Es por ello que se requiere de una propuesta para la implantacin de una Oficina de Administracin de Proyectos, tambin conocida como Project Management Office (PMO), que constituya una solucin sistemtica, en primer lugar, para dar soporte efectivo a la organizacin de proyectos mejorando el desempeo de los equipos de trabajo, y en segundo lugar, para asegurar que los mismos estn alineados con los objetivos de los negocios de la Empresa. Una oficina de proyectos permitira introducir mejoras continuas y sustanciales en todo el mbito de su gestin, con resultados tangibles y mensurables, primero para la empresa, ya que permitira mejorar sus activos internos incrementando su rentabilidad y fortaleciendo su imagen y competitividad ante terceros, y segundo para el staff de proyectos, quienes recibiran soluciones de soporte que contribuiran a incrementar el desempeo de los gerentes y equipos de proyecto con menor esfuerzo personal.
  • 5. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // Cabe destacar tambin, la ventaja competitiva y el prestigio que ganara la empresa por el hecho de trabajar bajo estndares PMI. Se propone entonces en esos casos la creacin de una PMO, la cual desarrollar las tareas centralizadas de administracin de proyectos. Entre sus funciones principales est el soporte administrativo de proyectos, apoyo y capacitacin de acuerdo a los estndares internacionales (PMBOK), y evaluacin de desempeo grupal e individual. Se estima que en un plazo de seis meses, se dispondra de una estandarizacin bsica y procesos definidos, como as tambin informacin histrica de desempeo, la cual indicar el grado de avance en las mejoras grupales e individuales. 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La solucin planteada a lo largo de este ensayo para los problemas normalmente citados en este tipo de empresas, es la adopcin de una gestin de proyectos estandarizada segn los conceptos establecidos por el Project Management Institute (PMI). Es por ello que se requiere de una propuesta para la implantacin de una PMO que constituya una solucin sistemtica, en primer lugar, para dar soporte efectivo a la organizacin de proyectos; y en segundo lugar para asegurar que los proyectos estn alineados con los objetivos de negocios de la Empresa.
  • 6. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // 3. JUSTIFICACIN La implementacin de la administracin de proyectos en las empresas, requiere el reconocimiento de la disciplina como algo que demanda de quien la ejerce, habilidades, actitudes y comportamientos especficos. Es as como la administracin de proyectos necesita de una amplitud profesional, ya que el gerente de proyectos necesita conocer y saber usar las herramientas de gestin de tiempo, costo, alcance y otras. De igual forma que la prctica en gerencia de proyecto ha ido en aumento, se ha incrementado la demanda por un mtodo sistemtico de implantacin de las metodologas, tcnicas y herramientas de gestin de proyectos en el seno de las organizaciones. La necesidad de un gerenciamiento efectivo, la multiplicacin del nmero de proyectos, as como la creciente complejidad de los mismos, son aspectos que justifican la creacin de una estructura organizacional dedicada a la aplicacin de los conceptos de gerencia de proyectos y al desarrollo de procesos y metodologas en el tema. Esta estructura es conocida como Oficina de Administracin de Proyectos o PMO. La PMO permite introducir mejoras continuas y sustanciales en todo el mbito de gestin de proyectos, o sea en el inicio, planificacin, ejecucin y control, hasta el cierre de los proyectos de la empresa, con dos resultados bien tangibles. En primer lugar para la empresa, ya que permitira mejorar sus activos internos, incrementando su rentabilidad y mejorando su imagen y competitividad ante terceros. En segundo lugar para el staff de proyectos, quienes recibiran soluciones de soporte, que contribuiran a incrementar el desempeo de los gerentes y equipos de proyecto, con menor esfuerzo personal. 4. OBJETIVOS
  • 7. http://www.activusla.com paper_2014_05 // CopyRight - Activus - 2014 - All Rights Reserved // an accentus s.r.l. division. // www.activusla.com // 4.1.GENERAL Elaborar una propuesta para la implementacin de una Oficina de Administracin de Proyectos en la empresa que lo requiera, a fin de alcanzar el desarrollo de un estndar y una metodologa nica de administracin de proyectos en la organizacin. 4.2.ESPECFICOS 1. Elaborar u