Unid Ii Elaboración Y Presentación de Información

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    13-Jun-2015

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  • 1. MODULO COMUNICACIN ORGANIZACIONAL NM4 T c n i c oP r o f e s i o n a l CENTRO EDUCACIONAL SAN CARLOS DE ARAGON Profesor, Rigoberto Gaona Ao 2009 ELABORACIN Y PRESENTACIN DE INFORMACIN

2. Para elaborar y presentar la informacin dentro de una empresa u organizacin existen diferentes medios, dependiendo del tipo de institucin. As por ejemplo, en las empresas de estado la documentacin que se utilizan es ms formal, que en las empresas privadas.Existen algunos documentos que son utilizados en ambas partes y con los mismos propsitos. ELABORACIN Y PRESENTACIN DE INFORMACIN 3.

  • Oficio
  • Circular
  • Oficio Circular
  • Resolucin
  • Solicitud
  • Certificado
  • Constancia
  • Memorndum
  • Informe
  • Transcripcin
  • Fax
  • CurrculumVitae
  • Notas Verbales
  • Carta
  • Circular
  • Memorndum
  • Notas Internas
  • Certificados
  • Currculum Vitae
  • Notas Verbales
  • Informe
  • Fax
  • Constancia
  • En relacin a las empresas privadas el listado es ms reducido. En ellas el Oficio es reemplazado por la Carta.

El oficio es el documento principal de la Administracin Pblica, en cambio en la privada, lo es la Carta. Carta Comercial, sus estilos de presentacin y puntuacin. Lo recuerdas? Tambin otros documentos que se encuentran en ambos listados, como el Currculum Vitae, los Certificados y la Solicitud. Documentos Empresas Pblicas : Documentos Empresas Privadas: V/S 4. MEMORNDUM Consiste en unescrito o mensaje de poca extensin, con un objetivo especfico , destinado a hacer circular informacin entre personas de una misma empresa o institucin. Por tratarse de una comunicacin interna, se prefiere unmodelo simple y prctico, que contenga los datos necesarios .En generalcada empresa posee su propio formato , el que incluye el membrete de la institucin. EL MEMORNDUM COMPRENDE LOS SIGUIENTES DATOS Encabezamiento: Membrete: Informacin de la Institucin La palabraMEMORNDUM y N. DE: Nombre del emisor o remitente A: Nombre del receptor o destinatario REF.: Oracin que resume el contenido del mensaje. FECHA: Lugar, da, mes y ao de emisin Texto o Cuerpo: Mensaje que se desea comunicar. FIRMA: Persona responsable del contenido del documento. Lneas especiales (si las hay) 5. A continuacin te presentamos dos modelos de Memorndum. MEMORNDUM N 008 ANTOFAGASTA, 16 de Abril de 2001 DE:Sr. Armando Lpez, Jefe Divisin FinancieraA:Hugo lvarez, Jefe Seccin PresupuestoASUNTO:CertificacinCon mucho gusto le envo la certificacin de asignacin presupuestal otorgada a de Construcciones.Le agradezco confirmar la aprobacin -o no- de la misma, en la junta directiva. Cordialmente, Hugo lvarez R. CC: Sr. Camilo Zapata, Jefe Divisin ConstruccinAnexo: una hoja MAL/amr. 6. RECORDEMOS QUE : EL MEMORNDUM ES UNDOCUMENTO DE CARCTER INTERNO , SLO SE USA AL INTERIOR DE UNA EMPRESA O INSTITUCIN, YSU DISEO LO ACOMODAN LAS ENTIDADES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES . MEMORANDO N008ANTOFAGASTA , 15 de Abril de 2001. DE:SR. Hugo Alvarez, Jefe Seccin Presupuesto.A:Jefe Divisin Financiera.ASUNTO: Asignacin presupuesto.Le agradezco certificar la asignacin del presupuesto, en el rubro inversin, otorgada a de Construcciones para el primer semestre del ao. Esta certificacin legaliza la documentacin exigida por el pasado 14 de Abril de 2001.Cordialmente, Armando Lpez CastroALC/blo . 7. CONSTANCIA : Como su nombre lo indica es una comunicacin que sirve paraprobar la certeza y exactitud de un hecho actual . Se elabora en papel tamao carta, con membrete. La estructura de la Constancia es similar a la del CERTIFICADO.Estructura: Otros de los documentos que se utilizan en algunas ocasiones en la empresa y por lo mismo es importante que lo conozcas, es la "Constancia".MEMBRETE C O N S T A N C I A ( NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ) TEXTO O CUERPO (FECHA) 8. UNIVERSIDAD CATOLICA DEL NORTEDEPTO. DE PERSONAL C O N S T A N C I A JOSE BERNARDO CORTES ARAYA , Jefe Seccin Registro y Control del Departamento de Personal de la Universidad Catlica del Norte, deja expresa Constancia que la seorita PATRICIA ISABEL PAEZ VARAS,R ut 15.666.789-0, realiz su Prctica Profesional en esta Unidad, desde el 03 de Septiembre de 1999 hasta el 25 de Marzo del 2000.Se extiende la presente Constancia a solicitud de la interesada, para los fines que estime convenientes.ANTOFAGASTA, Marzo del 2009. 9. CIRCULAR : La Circular es un documento de carcter general o normativo, quese utiliza para dar a conocer un mismo contenido a varios destinatarios. 10. REPUBLICA DE CHILEUNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTABIENESTAR DEL PERSONAL C I R C U L A R N 015 Seores Afiliados al Bienestar: Se comunica a los seores afiliados interesados en obtener prstamos del Banco de Crdito e Inversiones, que para 1994 las solicitudes se recibirn slo hasta el 20 de Diciembre, de tal forma que los prstamos se suspendern hasta Marzo de 2001.Se ha estimado conveniente modificar lo relacionado con los co-deudores o Avales, en el sentido de que los funcionarios podrn firmar hasta 3 veces como tales, con el fin de dar mayor facilidad en la obtencin del prstamo. Cabe hacer notar que los Co-deudores o Avales, son las personas que deben responder ante cualquier situacin que le impida al Servicio de Bienestar hacer el descuento correspondiente. Informamos, adems que por instrucciones recibidas de Santiago, se ha autorizado al Servicio para efectuar descuentos por un porcentaje superior al 30% del sueldo base, para lo cual el solicitante deber firmar una autorizacin, acreditando dicho compromiso. Cabe hacer notar que existen normas y lmites para este efecto; relacionados con los ingresos totales del grupo familiar e integrantes del mismo, que determinaran este porcentaje. Saluda atentamente a Ud., ANA ALVAREZ ROJAS Asistente Social Jefe Bienestar Social ANTOFAGASTA, Noviembre 30 de 2000.AAR/jrm. c.c.: Archivo 11. OTRAS FORMAS DE PRESENTAR INFORMACIN PRESENTACIN VISUAL. Tienes que tener en cuenta que las representaciones visuales pueden utilizarse como unaforma alternativa de presentar informacin , no slo a tus superiores, sino para ti mismo. A continuacin, veremos las formas ms usuales de informacin visual. 12.

  • Grficos:
  • Las estadsticas en su forma ms pura, aparecern generalmente como tablas o figuras, pero es posible, que en algn momento de tu trabajo tengas que:
  • Presentar informacin estadsticade forma que las personas no especializadas de la organizacin puedan entender y comprender (los clientes, proveedores, vendedores o el pblico)
  • Elaborar un informe tcnico o comercialque incluya figuras de tal manera que el lector pueda entender la informacin con facilidad.
  • Mantener un control estadstico progresivo.
  • Conocer el tipo de grficos y diagramas que puedes emplear es siempre una valiosa ayuda. Ser muy til tambin, si utilizas un computador para hacer este trabajo y que conozcas alguno de los programas de software que te permiten elaborar grficos.

Muchos de los directivos de nuestros das tienen que manejar estadsticas de alguna forma, como por ejemplo: resultado de beneficios, produccin, ventas, capacidad de trabajo del personal, utilizacin de equipos, etc. 13. Grficos de Lneas: Son losms utilizados para mostrar las tendencias durante un perodo de tiempo , por ejemplo los crecimientos o disminuciones de ventas mensuales. Una simple lnea de grfico te mostrar de un golpe la informacin que ser trazada utilizando dos ejes, un eje horizontal, que determina la escala de tiempo, y un eje vertical que se refiere a la cantidad o el valor. 14.

  • SUGERENCIAS PARA DIBUJAR GRFICOS DE LNEAS:
  • Ponle al grfico un ttulo.
  • Marca los dos ejes con claridad.
  • Utiliza la escala adecuada para cada eje.
  • Cuando dibujes un grfico en el que manejes ms de una lnea de datos utiliza: diferentes colores o tipos diferentes de lnea (continua, discontinua, de puntos, etc.) para definir con claridad los contrates.

15. Grficos de Barras: Esta es otra forma de representar estadsticas, sobre todo cuando quierescomparar el total de cantidades de diferentes perodos . Por ejemplo comparar las ventas de un mismo producto en aos diferentes. Las barras pueden dibujarse en forma horizontal o vertical. 16. Grficos de Torta: Una forma de mostrarproporciones o la relacin de diferentes partes con un todoes utilizar un grfico de tarta. Se dibuja un crculo para representar la totalidad y segmentos o parte del crculo, para mostrar en que proporcin las divisiones forman parte del todo. Ser mucho ms fcil de entender si anotas el porcentaje que le corresponde a cada parte.Un grfico de tarta puede dar una idea rpida de, por ejemplo, que proporcin del horario de trabajo emplea una secretaria para cada una de sus funciones. 17. Grficos de Elementos Estos utilizan una figura o smbolo pararepresentar un nmero determinado (un ciento) de elementos . Para mostrar los objetivos logrados se utilizar el nmero apropiado de smbolos o partes de l. Grficos de Gantt o Carta Gantt Este grfico podrs utilizarlo cuando deseescomparan el progreso de un trabajo concreto con la planificacin preparada para ello . 18.

  • ATENCIN
  • RECOMENDACIONES IMPORTANTES EN LA INFORMACIN VISUAL
  • Es importante que tengas en cuenta que la informacin visual debe
  • Ayudar a las personas a asimilar la informacin ms rpidamente.
  • Impactar de inmediato
  • Ayudar a las personas a asimilar la informacin ms rpidamente.
  • Dar un punto de referencia inmediato, de manera que se puedan tomar decisiones con rapidez.
  • Simplificar el desarrollo de algunas tareas.
  • Dar una impresin de organizacin y eficacia en los procedimientos.