Manual de excel

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Manual descriptivo del uso de Excel.

Text of Manual de excel

  • 1. TEMA: EXCEL1 Introduccin. Elementos de Excel. Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo. Una Hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula formada por filas (horizontales) y columnas (verticales) donde en cada celda se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Como ejemplo vamos a ver una factura hecha con Excel que nos servir para ver algunas caractersticas del programa. Las filas se El formato de la ventana y ordenan con losmuchas de las opciones coinciden nmeros 1,2,3... con las de Word. Las columnas se ordenan con las letras A,B,C...En las celdas podemos introducir textos, nmeros y frmulas que operarn los datos introducidos y nos mostrarn el resultado.CELDA ACTIVA Hoja 1, 2, 3.......Excel tambin es capaz de dibujar distintos tipos de grficos a partir de los datos introducidos. Cmo entrar en el programa Excel: Inicio-todos los programas- Office- Microsoft ExcelPgina 1 de 22

2. TEMA: EXCEL2 Desplazamiento por la hoja Con el puntero del ratn podemos desplazarnos entre las celdas y hojas.Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse atravs de la hoja, por medio del teclado son las siguientes: Actividades: 1. Ejecuta cada uno de los siguientes movimientos:MOVIMIENTO TECLADOCelda AbajoFLECHA ABAJOCelda Arriba FLECHA ARRIBACelda DerechaFLECHA DERECHACelda IzquierdaFLECHA IZQUIERDAPantalla Abajo AVPAGPantalla ArribaREPAGCelda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBAltima celda de la columna activaFIN FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activaFIN FLECHA IZQUIERDAltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHAHoja Siguiente CTRL+AVPAGHoja AnteriorCTRL+REPAG 2. Qu ocurre si en el comando Ir del men Edicin ponemos B100 en el cuadro de referencia? Y si pulsamos F5? Pgina 2 de 22 3. TEMA: EXCEL 3. Formato de HojasSe puede cambiar el formato de las hojas de un libro de Excel desde: 1. La barra de men en Formato, hojas.Para cambiar el nombrePara ocultarla hojaPara mostrarPara ponerle ununa hoja ocultafondo a la hoja 2. La ventana que sale pulsado el botn derecho del ratn al estar encima deuna hoja:Actividad: 3. Crea una hoja para cada mes del ao. Para ello crea las primeras seis hojas ydespus seleccinalas (pulsando control mientras seleccionas con el cursor las hojas) y cpialasdespus de la ultima (selecciona mover o copiar y pulsa la opcin de crear una copia). Porltimo cambia el nombre de estas ltimas por los meses que correspondan (botn derecho sobre hojay cambiar nombre)Pgina 3 de 22 4. TEMA: EXCEL 4. Introduccin de datos Para introducir informacin en una celda hay que activar la celda con el ratn,introducir los datos y pulsar Enter para validar la entrada.4. Introduce los siguientes datos sin formato todava en la hoja EneroMoneda PorcentajesNmeroFormato de celdas 1200 0,2312,05500 0,56 -566221 2360 0,4515556000 0,1255451245562 0,14458585854555 0,89554,1 7000000,422211510000000,8 55641555 0,99-89585541545 0,1-5000,24555545 0,48 4555,0077874 0,784000000 4 Formato de celdasExcel es una hoja de clculo que realiza clculos con lo que hay contenido en lasceldas, que principalmente sern nmeros, aunque tambin pueden ser fechas,Euros, formulas, texto... Con la opcin de formato de celdas no solo vamos a cambiar el aspecto de lastablas y celdas de Excel, sino que tambin vamos a definir qu tipos de datospueden meterse en cada celda. Para una celda con formato de fecha solo se puedenmeter fechas y no nmeros o texto.Pgina 4 de 22 5. TEMA: EXCEL Para definir el formato de celda tenemos primero que seleccionar las celdas(columnas, filas o celdas sueltas) a las Elige elElige el tipo Elige el formato dede lnea de color deque vamos a cambiarle el formato de letra en la la tabla se sombreado celda Excel de la celda celda.A continuacin vamos al men:FormatoCeldas y se despliega la siguiente ventana: En ellahaydiferentes pestaas, algunas similaresa las del Word, como la de Fuente yBordes.Empezaremos por la pestaa deNmero, en ella especificamos el tipo dato que entrar en la celda, de entrelas siguientes categoras: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatosenteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de milesnos permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser Pts.Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles. Pgina 5 de 22 6. TEMA: EXCELPORCENTAJE: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente. En la pestaa de Alineacin aparece la siguiente ventana de alineacin del texto:Pone a la Pone Pone en vertical derecha, la arriba,o con cualquier abajo oinclinacin el Hace ms alta la celda para que quepael texto Reduce el tamao del texto hasta que quepa en la celda Si tenemos variasceldas seleccionadas,Actividad 5: En la hoja llamada Enero usando solo el Formato de celda transfrmala en la tabla de abajo. Losporcentajes y las monedas estn metidos desde Formato Celdas Nmero Porcentaje oMoneda. La cuarta columna tiene formato de nmero, de forma que los nmeros negativosaparecen en rojo, con punto separador de miles y todos con dos cifras decimales. En esta tablanosotros no hemos de teclear ningn punto, pta ni %.Pgina 6 de 22 7. TEMA: EXCEL Moneda Porcentajes Nmero 1.200 pta23% 12,05 500 pta56% -566.221,00 Formato de celdas 2.360 pta45%155,0056.000 pta12%554.512,0045.562 pta14%4.585.858,0054.555 pta89%554,10 700.000 pta 4%222.115,00 1.000.000 pta80%556,0041.555 pta99% -895.855,0041.545 pta 100% -5.000,20 4.555.545 pta48%4.555,00 77.874 pta 78%4.000.000,00 Formato filas. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: A) utilizar el men. Para ello, sigue los siguientes pasos:1. Selecciona las filas a las que quieres modificar la altura.2. Selecciona Formato/Fila/Alto...3. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.4. Escribe la altura deseada.5. Haz clic sobre el botn Aceptar. B) utilizar el ratn. Para ello:1. Sita el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.2. Mantn pulsado el botn del ratn, y arrastra la lnea a la nueva posicin.3. Suelta el botn del ratn. Para ajustar la altura a la entrada ms alta de la fila, el mtodo ms rpidoconsiste en situarte sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar,en la cabecera de la fila y hacer doble clic. Pgina 7 de 22 8. TEMA: EXCEL Formato columnas: Para modificar la anchura de una columna, los pasos a seguirson similares a los anteriores. Investiga! Formato hoja: Seleccionando Formato/Hoja podemos darle un nombre nuevo a lahoja o ponerle un fondo, entre otras opciones. Insertar celdas/filas/columnasen una hoja: Para insertar una celda,seleccionamos Insertar-Celdas/filas/columnas. Aparece una ventana como esta:Podemos elegir entre desplazar las celdas existentes hacia la derecha o haciaabajo, segn nos interese. De esta manera podemos tambin insertar filas o columnasenteras. Actividad: En la hoja Febrero Copia la siguiente tabla en una hoja de clculo:Aficin Nmero de horas semanalesEscuchar msica8Ver la televisin5Ir al cine1,5Practicar deporte6Salir con los amigos 6 Inserta una nueva fila con esta informacin: Aficin: Leer Horas semanales: 8 Inserta una columna con las horas semanales que realmente dedicas t aesas aficiones. Pgina 8 de 22 9. TEMA: EXCEL5. Operaciones relativas.Como ya viste al principio Excel sirve para realizar diversas operaciones con losdatos introducidosActividad:Introduce los siguientes datos en la hoja de Marzo y completa la columna D con lasuma de las columnas A y B. Para ello escribe la formula =A1+B1 en para obtener lasuma de la celda A1 y B1 en celda D1, ms intro . Aplcalo a todas las celdas de lacolumna D. . Escribe la formula en la celda E1. Dale al intro para aceptar laformula.Dale a copiar. Selecciona las celdas donde quiera aplicar la formula 6 Dale a pegar. Siguiendo los pasos anteriores:Pgina 9 de 22 10. TEMA: EXCEL En la columna F obtn el producto =A1*B1En la columna G haz la divisin =A1/B1En la columna H la resta =A1-B1En la columna I aplica la formula =(A1+B1)/2 8 Frmulas Absolutas Sirve para trabajar con frmulas en las que uno o varios datos no deben variarsu celda al copiar las frmulas y pegarlas en otra u otras celdas. Por tanto sondatos fijos. Las celdas con frmulas absolutas y relativas pueden estar mezcladas segn interese.Se consigue colocando el signo $ delante de la fila y/o columna que se desea mantener fija. El siguiente ejemplo debe sumar el valor 2 a cada uno de los valores que aparecen y colocar el resultado en la celda de la izquierda. Fjate como utiliza frmulas absolutas mezcladas con frmulas relativas. Columna de Datos Frmula: Valor que deseo2 4 6 =$A$1+B1 mantener fijo5 7 =$A$1+B26 8 =$A$1+B37 9 =$A$1+B4 Pgina 10 de 22 11. TEMA: EXCEL Actividad:3. Crea un libro nuevo.4. Introduce la siguiente factura y realiza las operacionesque faltan: Frmulas a emplear:Total = Cantidad * Precio Unidad IVA = Total *Celda del IVA /100 (o bien que el n sea un valor deporcentaje en cuyo caso no hace falta dividirlo por100) Total con IVA = Total + Resultado del IVA Suma total = Suma de todos los productos FACTURAIVA (%)16 CANTIDADPRODUCTO PRECIO UNIDAD TOTAL IVA TOTAL CON IVA2Cajas de tornillos 3,5 # valor # # valor ## valor #1 Juego de brocas6,15 # valor # # valor ## valor #3Cajas de arandelas1,45 # valor # # valor ## valor # SUM A TOTAL# valor # # valor ## valor #5. Aplicar a todas las cel