Manual de cargue al aplicativo

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    02-Aug-2015

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1. MANUAL DE CARGUE DE DOCUMENTOS Y CAMBIO DE FORMATO DE IMAGENES 1. CARGUE MASIVO DE DOCUMENTOS Se debe realizar el cargue de documentos segn plantilla Excel. Esta plantilla debe llevar la informacin cronolgicamente por fechas de la ms antigua hasta la ms reciente. Cdigo: corresponde al subtema o mini tema de la clasificacin documental, se ingresar separando los nmeros con punto sin dejar espacios al final. Consecutivo: Se debe dejar en blanco ya que este nmero lo diligencia el sistema automticamente. Fuente: se refiere a la fuente de donde se obtuvo el documento en el caso de no conocerse el nombre de la fuente debe llenarse con la palabra desconocido; en caso de ser una entidad y no conocer su dependencia se debe al final del nombre de la misma agregar una coma y un espacio, en caso de conocerse su dependencia se debe agregar al final del nombre una coma espacio y el nombre de la dependencia, en caso de ser mas de una fuente se debe al final de los datos del nombre o de su dependencia colocar una coma, espacio y punto y coma para agregar la nueva entidad o persona respectiva. Autor: se diligenciara con el nombre de la entidad o persona natural que aporta la informacin y en el caso de no conocerse el nombre del autor debe llenarse con la palabra desconocido; en caso de ser una entidad y no conocer su dependencia se debe al final del nombre de la misma agregar una coma y un espacio, en caso de conocerse su dependencia se debe agregar al final del nombre una coma, espacio y el nombre de la dependencia, en caso de ser mas de un autor se debe al final de los datos del nombre o de dependencia despus de la coma y el espacio colocar un punto y coma y agregar la nueva entidad o persona natural respectiva; debe tenerse en cuenta que en cuanto al nombre de las personas naturales se escribir primero su apellido seguido de una coma, espacio y el nombre todos estos iniciando con mayscula, si hay ms de un autor se separan los nombres con punto y coma y un espacio. 2. Nombre documento: se debe diligenciar el nombre del documento sin dejar espacio al final; en caso de existir un documento con el mismo nombre se deben anexar una raya piso, un punto, una coma, un numeral o cualquier carcter a travs del cual se pueda hacer la diferenciacin entre un documento y otro. Descripcin: se debe diligenciar con las caractersticas del documento sin dejar espacio al final. Fecha del documento: se diligencia con la fecha del documento en el formato dd/mm/aaaa sin dejar espacio al final; en caso de no conocerse la fecha del documento se debe dejar el espacio en blanco; cuando el documento solo tenga como fecha el mes y el ao se escribir como da, el primer da del mes correspondiente ejemplo si el documento es diciembre de 2008: 01/12/2008. Tipo de documento: se diligenciara segn parametrizacin establecida para este criterio. Palabras claves: todas la palabras clave deben estar en mayscula sostenida, en caso de haber ms de una palabra clave se separaran con espacio, slash, y espacio; dentro de la misma casilla de palabras clave no se puede repetir una misma palabra clave. No de pginas: debe diligenciarse con el nmero total de pginas contenidas en el documento las cuales deben ir numeradas en forma consecutiva en la parte superior de la hoja entendindose por pagina cada cara escrita de una hoja. Ubicacin actual: debe diligenciarse con el nombre de la carpeta donde se encuentra el documento sin espacio al final. Nmero de intranet MRE: debe diligenciarse introduciendo el nmero anteponindole un apostrofo en caso de no tener numero de intranet debe colocarse la palabra No aplica sin dejar espacios al final. Grado de confidencialidad: se colocar segn criterios establecidos para el mismo (1, 2 o 3). Analista: debe diligenciarse con el nombre de quien ingreso el documento al cuadro de ficha documental; para lo cual deber colocarse primero el nombre coma, espacio y el apellido del analista. 3. Procedemos a acceder al sistema y seleccionamos la opcin Digitador-Cargue de informacin Nos ubicamos en la pantalla y pulsamos examinar luego seleccionamos el archivo previamente creado y le damos cargar. El sistema validara si realmente desea continuar con el cargue. 4. Despus de hacer el cargue el sistema mostrara en pantalla los documentos que fueron agregados al mismo. 5. 2. CAMBIO FORMATO DE IMAGENES Para realizar el cargue de las imgenes primero debemos hacer el escaneo de los documentos de la respectiva carpeta en el mismo orden cronolgico a como se cargaron los documentos, este escaneo se debe realizar en formato jpg. a) La carpeta de imgenes se abrir a travs del software del escner que se le suministrar; b) Abrimos el ScandAll PRO y nos arroja una pantalla de inicio desde la cual seleccionamos archivo-abrir y seleccionamos la carpeta de ubicacin de las imgenes; seleccionamos todas las imgenes y pulsamos abrir. 6. c) Cuando tengamos el archivo abierto pulsamos guardar como: d) Seleccionamos la ubicacin de la carpeta donde vamos a guardar las imgenes, teniendo en cuenta que en la carpeta contenedora se deben crear la subcarpetas que contendrn las imgenes en sus diferentes formatos. 7. e) Debemos tener en cuenta que el formato de archivo debe ser .tif, el formato de color debe ser monocromtico, y la compresin jbig. f) Luego pulsamos en regla de nombre para darle direccin a las imgenes con las siglas MRE (Ministerio de Relaciones Exteriores) y el nmero de iniciacin. 8. g) Pulsamos aceptar en las respectivas ventanas para inicializar el proceso, se cargan las imgenes en la carpeta preestablecida y en formato tif masivamente. h) Para poder hacer el cargue al sistema de las imgenes estas deben tener el formato jbig y jpeg2000 para lo cual debemos ir a la carpeta contenedora del software de cambio de formato de imgenes leadtools que contiene el demo del programa. 9. i) Seleccionamos el icono CSopenSaveDemo_Original j) Al seleccionar el software nos mostrara la pantalla de inicio del mismo: 10. k) Seleccionamos archivo-abrir y ubicamos la carpeta donde se encuentran las imgenes; existen dos formatos uno para cargar texto y otro para imgenes en el caso de el texto debemos seleccionar las imgenes contenidas en la carpeta de formato TIF en el caso de imgenes que contengan dibujos, graficas, fotografas o cualquier otro tipo que requiera una mayor calidad ya sea a blanco y negro o a color se seleccionara la carpeta de imgenes jpg. l) Seleccionamos una a una las imgenes que vamos a cambiar y pulsamos open; m) Despus de abrir la imagen seleccionamos file-save: 11. n) Seleccionamos la carpeta donde van a quedar almacenadas las imgenes, seleccionamos la extensin del archivo como Jbig para texto o jpeg2000 para imgenes que contengan dibujos, graficas, fotografas o cualquier otro tipo que requiera una mayor calidad ya sea a blanco y negro o a color y digitamos el mismo nombre a la imagen seleccionada (ejemplo: MRE0001) y pulsamos save.

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