Guia auditorias internas calidad

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    13-Jan-2017

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GUA AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD2014GUA AUDITORASINTERNAS DE CALIDADDEFINICIN ...................................................................................................................... 3ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA ................................................... 4Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 4Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 5Actividades y responsabilidades de los guas y observadores ....................................... 5Sobre los expertos tcnicos ........................................................................................... 6CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 7Gestin del programa de auditorias................................................................................ 7Actividades de la auditora: plan..................................................................................... 9Actividades de la auditora: preparacin......................................................................... 10Actividades de la auditora: ejecucin de las auditorias internas de calidad ................. 12Actividades de la auditora: informe de auditora .......................................................... 15Actividades de la auditora: reunin de cierre ............................................................... 18Actividades de la auditora: evaluacin de desempeo del auditor............................... 18Actividades de la auditora: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. ..................................................................................................................... 20Actividades de la auditora: seguimiento. ..................................................................... 20Actividades de la auditora: informe final para la alta direccin..................................... 20LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO ..................................................................... 21Preparar la auditoria ..................................................................................................... 21Atender la auditoria ...................................................................................................... 22Participar en el cierre de la auditora, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas..................................................................................................................................... 24Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,ejecucin y seguimiento de las acciones ...................................................................... 25Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva1.Proceso de autoevaluacin y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio independiente, sistemtico, de apoyo continuo al desarrollo de los mismos procesos, y no un ejercicio de evaluacin del control sobre el desempeo de los mismos. (Factor diferenciador ente las auditoras de calidad y las auditoras de control).La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien se puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus magnficas obras y vea que era buenaLas auditoras internas de calidad se realizan con los siguientes propsitos: Determinar la conformidad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, con las disposiciones establecidas en la documentacin del sistema. Proporcionar elementos de juicio para introducir programas de mejoramiento. Determinar la efectividad del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD para cumplir con los requisitos establecidos en la norma y con los objetivos propuestos para un perodo de tiempo especfico. Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones. Promover la autoevaluacin.Persona con la competencia requerida para realizar auditoras.Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.obtener conclusiones. Aplicar los procedimientos y mtodos de auditora establecidos por la Universidad. Ser independiente con relacin al rea auditada. Planificar la auditora y elaborar lista de verificacin. Realizarlaauditorateniendoen cuenta el alcance. Recolectaryanalizarlaevidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio mientras lleva a cabo una auditora. Documentar las observaciones. Tratar la informacin confidencial con discrecin. Reportar las debilidades encontradas. Verificar la implantacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora. Realizar reunin de cierre con el auditado, dndole a conocer los resultados de la auditora. Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la auditora. Esta funcin solamente aplica para el auditor jefe. Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades de la auditora. Conocer los riesgos asociados a la auditora.Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la auditora, conduce las reuniones, consolida las debilidades y oportunidades de mejora de la auditora y rinde el informe de la auditora. Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo auditor. Realizar el plan de auditora y hacer uso eficaz de los recursos durante la auditora. Conocer y aplicar en la realizacin del plan de auditora la metodologa para la identificacin y manejo de los riesgos de la Universidad. Velar por el bienestar y la proteccin de los miembros del equipo auditor durante la auditora, incluyendo el aseguramiento del cumplimiento de los auditores con los requisitos pertinentes de salud, proteccin y seguridad. Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor. Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin. Prevenir y resolver conflictos cuando sea necesario. Representar al equipo auditor en las comunicaciones con la persona que gestiona el programa de auditora y el auditado. Liderar al equipo auditor para alcanzar las conclusiones de la auditora. Preparar y completar junto al equipo auditor el informe de auditora. Realizar la evaluacin a los integrantes del equipo auditor.Persona que acompaa al equipo auditor, pero que no audita. Un observador no es parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realizacin de la auditora. Un observador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentara u otra parte interesada que testifica la auditora. Los observadores pueden ser auditores de calidad en proceso de formacin.Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.Organizacin que es auditada, corresponde al proceso o subproceso objeto del ejercicio de auditora.Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor. No deben influir ni interferir en la realizacin de la auditora.Para los observadores, cualquier obligacin en relacin con la salud y la proteccin, la seguridad y la confidencialidad debern gestionarse entre el auditor jefe y el auditado.Los guas, designados por el auditado, deberan apoyar al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el jefe del equipo auditor. Sus responsabilidades incluyen: Establecer los contactos y horarios para las entrevistas y velar porque lo establecido en el plan de auditora se realice. Acordar el acceso a ubicaciones especficas del auditado. Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos relacionados con la proteccin y la seguridad de las ubicaciones son conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor y los observadores.Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos tcnicos.Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. Los auditores debern recibir instrucciones sobre el rol de los expertos tcnicos, incluyendo cualquier limitacin en su participacin en la auditora. Cada experto tcnico deber estar bajo la responsabilidad de un auditor especfico del equipo de auditora. A no ser que se hubiera acordado con el auditado o cliente de la auditora de otra forma, el experto tcnico debera estar siempre acompaado por unauditor. Si se considera necesario, se puede permitir al experto tcnico la realizacin de entrevistas bajo la supervisin de un auditor.Gestin del programa de auditoraPEstablecimiento del programa de auditoras (alcance, objetivos, recursos, procedimientos, etc).Implementarelprograma(Competenciadeauditores,H actividades de auditora).Resultados acordes al programa.VSuficiencia de recursos. Satisfaccin del auditado.Acciones correctivas y preventivas al programa o al proceso de auditoras... Etc.Mejora del programa.AInforme a la gerencia.Re-asignacin de recursos.Cambios a los objetivos del programa. Re-entrenamiento de auditores, etc.Actividades de auditoraPInicio de la auditora. Revisin de la documentacin.Preparacin de actividades ensitio.HRealizacin de actividades en sitio.VPreparacin, aprobacin y distribucin del informe. Finalizacin de la auditora.AActividades de seguimiento de la auditora.AP Responsableporlaplaneacin, programacin de los ciclos de lasVH auditoras.Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del programa de auditoras. La identificacin, valoracin y seguimiento de los riesgos en el Programa de Auditoras se realiza segn lo establecido en el subproceso Gestin de Riesgos del Proceso Planeacin Institucional.El auditor lder realiza la programacin del ciclo de auditoras internas y la definicin de su alcance y objetivos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Los objetivos establecidos por la direccin. El mapa de procesos. Cambios organizacionales. Implantacin de nuevos procesos o subprocesos. Cambios coyunturales (normativos, reestructuracin de personal). La priorizacin del programa de auditora se realiza con base: El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestin, PQRSencuesta de satisfaccin anterior) La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organizacin, solicitud del responsable, impacto en la satisfaccin del usuario). Los resultados obtenidos en auditoras previas (tiempo desde la ltima auditora, resultados de auditoras anteriores y su seguimiento, acciones correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).En cada ciclo de auditoras anual se priorizarn, de los procesos del nivel central, de las Facultades, Institutos Acadmicos y de las Sedes Regionales, los subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD durante el ciclo.La informacin de la programacin de auditorias por ciclo es consignada en el formato Programa de Auditoras, F-03-MP-13-01-01.RECTORAOficina de Planeacin y DesarrolloInstitucionalPROGRAMA DE AUDITORASCiclo No. FECHA DE ELABORACINDAMESAOOBJETIVO DEL PROGRAMAALCANCE DEL PROGRAMARECURSOS NECESARIOSDOCUMENTOS DE REFERENCIAPROCESOSUBPROCESOFECHA PROGRAMADAFECHA REALEQUIPO AUDITORAUDITADOOBSERVACIONESElaborado por:Auditor LderRevisado por:Coordinador rea de Calidad y MejoramientoAprobado por:Representante de la DireccinF-03-MP-13-01-01Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient oV-03-2010Of icina d e Planeaci n y Desarro llo Inst it ucio nalEn el programa de auditora se plantean las unidades a auditar de forma general, la aclaracin del proceso, programa acadmico, grupo o proyecto de investigacin, proyecto de extensin o proyecto de bienestar, sern definidos por designacin del Decano, Director de Instituto Acadmico, Director de Sede, Consejo de la Facultad o Comit de Calidad de las unidades a auditar.La identificacin de los riesgos asociados al programa son establecidos por el auditor lder y se encuentran incluidos en la matriz de riesgos del proceso Gestin del Mejoramiento, la gestin de los riesgos identificados es realizada desde este proceso.A PDescripcin de las actividades y de losVH detalles acordados de una auditora.Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.Los auditores internos de calidad realizan la planeacin de cada auditora asignada, donde se deben definir: los requisitos del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD a auditar, los riesgos asociados al plan de auditoras, las preguntas de ayuda para verificar el cumplimiento de los requisitos y conocimiento general del subproceso a auditar.Los criterios para realizar la auditora incluyen principalmente: Manuales de procedimientos y operaciones. Caracterizaciones de subproceso. Normativa que regula el subproceso a auditar. Registros asociados a los procedimientos. Poltica y objetivos de calidad. Norma NTCGP 1000. MECI. Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).Si en la revisin del Plan de auditoras internas, el auditado y/o los dems participantes de la auditora objetan alguna o varias de sus disposiciones, stas se deben resolver entre las partes interesadas o con el auditor lder antes de iniciar la auditora.Durante la preparacin de la auditora es importante realizarAP una revisin documental que permita tener un conocimientoV Hprevio del proceso y de la dependencia que ser visitada, enesta etapa se puede tener en cuenta la siguiente informacin:Pgina webManuales de procedimientosPlan de accinMatriz de riesgos del procesoPQRS del procesoResultados de auditoras anterioresEncuestas de satisfaccinNormatividad del proceso /subprocesoOtrosEstos documentos y cualquier otro que se considere relevante en el proceso pueden revisarse y ser insumo para la lista de verificacin.Durante la etapa de preparacin, el equipo de la auditora debe realizar la lista de verificacin, esta lista permite: Promover la planificacin de la auditora. Ayudar al control del tiempo de la auditora, indicando lo que ha de cubrirse en cada subproceso. Recopilar las evidencias de la auditora en un orden lgico. Facilitar el cubrimiento de cada actividad y el muestreo, obteniendo respuesta para los requerimientos. Facilitar la solicitud y revisin de los registros del proceso. Recopilar las notas y observaciones que servirn durante la realizacin del informe.La informacin de la lista de verificacin es consignada en el formato Lista de verificacin, F-05-MP-13-01-01.RECTORAOficina de Planeacin y DesarrolloInstitucionalrea de Calidad y MejoramientoLISTA DE VERIFICACINFECHA DE ELABORACINDAMESAOPROCESO: SUBPROCESO:REQUISITOPREGUNTASDOCUMENTOS Y REGISTROSCOMENTARIOS / OBSERVACIONES/CONCLUSIONESAuditor o Equipo Auditor:F-05-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: A rea d e Calid ad y M ejo ramient oV-05-2010 Of icina d e Planeaci n y Desarro llo Inst it ucio nalLa lista de verificacin es una gua que presta apoyo en la planificacin y ejecucin de la auditora, pero que en ningn caso debe restringir la extensin de las actividades del ejercicio, que pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada durante la visita en sitio.Durante la preparacin de la auditora es importante definir los formatos que debern ser diligenciados durante la ejecucin y la asignacin de tareas para el equipo.A PRegistros, declaraciones de hechos o cualquier otraVH informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.En el contexto de las auditoras internas de calidad de la Universidad, corresponde al incumplimiento de un requisito de la norma NTCGP1000 o ISO 9001.En el contexto de las auditoras internas de calidad de la Universidad corresponde a una situacin que potencialmente puede afectar al SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD o que puede avanzar a un estado mejor que el actual.Reunin de apertura:La reunin de apertura tiene como propsitos: La presentacin de los participantes, incluyendo los observadores y los guas. Una descripcin general de las funciones del equipo auditor. Ratificar el objeto y alcance de la auditora, Definir la metodologa a emplear para el desarrollo de la misma. Resolver posibles dudas de los auditados Confirmar los canales de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar el proceso de presentacin del informe. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial. Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.Visita de Campo:Mediante las entrevistas con los auditados, observacin directa del desarrollo de las actividades, verificacin de registros, sistemas de informacin, revisin de bases de datos y pginas web se renen las evidencias objetivas que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las actividades previstas y/o planificadas, y que se estn adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento del desempeo del proceso y del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD.EVIDENCIASDocumentoRevisin DocumentalEntrevistaDeclaracin de hechosPersonasEncuestaMuestraN confiableObservacinEntornoVisita en sitioRecorridoInspeccinAl comparar los criterios establecidos en el Plan, con las evidencias, se determinan los resultados positivos y las situaciones por mejorar. Los resultados pueden ser: fortalezas, debilidades u oportunidades de mejora.CRITERIOSLeyPartesInteresadasNormaMs gravesOrganizacinTodo resultado obtenido en el desarrollo de una auditora debe ser corroborado en el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridaden las evidencias permitir que las causas de las situaciones a mejorar sean ms fcilmente identificables.OBJETIVOQu se quiere?CRITERIOSEVIDENCIASQu se debe hacer?RESULTADOSCmo se est haciendo?Qu se hace?POSITIVOSComparacinPOR MEJORARCONFORMIDADFORTALEZAOPORTUNIDADDEBILIDADESNo se redactan en el informeSe establecen acciones preventivas o de mejoraSe establecen acciones correctivasSEGUIMIENTOSi en el desarrollo de una auditora, un equipo auditor detecta dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al auditor lder.Preguntas durante la auditoraLos auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al auditado, sino que tambin adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intencin de sus preguntas.Un auditor hace preguntas de manera que: El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la respuesta. Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente. Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente. Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin de un interrogatorio. Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.disperse.El propsito de las preguntas es recolectar la informacin requerida, aclarar las ideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de lo que se ha odo, las preguntas ms apropiadas para facilitar esto es:Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se sienta cmodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o sugerencias y a hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las preguntas abiertas usualmente comienzan con: Cmo, Qu, Cundo, Por qu, Dgame, Mustreme, Descrbame.Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseadas para extraer informacin especfica y ms profunda acerca de un tpico, estimulan al auditado a explicar con ms detalle una afirmacin que no es clara para el auditor. Usualmente comienzan por: Dgame ms acerca de, Que quiere decir con, Deme un ejemplo dePreguntas cerradas: estn diseadas para obtener respuestas breves del auditado. Pueden ser muy tiles cuando el auditor est verificando que ha entendido una afirmacin hecha por el auditado. Las preguntas cerradas se deberan utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.La calidad de la relacin que se establezca entre el auditado y el auditor o equipo auditor, ser la que facilite una comunicacin abierta y directa. El objetivo es establecer una relacin de colaboracin en la que la comunicacin fluya libremente y los auditados tengan confianza en que el auditor est verdaderamente interesado en cmo realizan el proceso y no solo desean sorprenderlos en sus errores.Finalizada la etapa de recoleccin de las evidenciasAP objetivas, el equipo auditor se rene para realizar elbalance final de los resultados, determinar las evidenciasVH que constituyen tanto cumplimiento como incumplimientoen la gestin, y preparar las conclusiones de la auditora. Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja que seResultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y criterios establecidos y todas las debilidades y oportunidades de mejora de la auditora.Documento en donde se depositan las conclusiones de la auditora, es decir donde se encuentran redactadas las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora encontradas.constituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.El informe de auditora traduce fielmente los resultados obtenidos, recuerda el objetivo y alcance, indica la fecha, establece la composicin del equipo auditor, referencia los documentos examinados, define debilidades y oportunidades de mejora y relaciona los puntos fuertes del proceso auditado.Para la redaccin de los informes es importante tener en cuenta:Redaccin de FortalezasUna fortaleza debera expresar la situacin positiva encontrada, acompaada de una justificacin de porque el auditor la considera como tal.FORTALEZABENEFICIO(Qu situacin?)(Por qu?)Redaccin de Oportunidades de MejoraUna oportunidad de mejora debe expresar el riesgo encontrado acompaado de un concepto por parte del auditor de para qu le servira al sistema la implementacin de dicha oportunidad de mejora, incluyendo cul es el requisito del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD que est en riesgo de ser incumplido.RIESGOBENEFICIO CONDICIONAL(Qu situacin?)(Para qu?, propsito)Redaccin de DebilidadesUna debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los criterios establecidos, cul es el criterio del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD que se est incumpliendo y qu evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cualDECLARACINCRITERIO INCUMPLIDOEVIDENCIA(Se observ, se encontr, se evidenci, se identific)(Incumple, no se hizo, fallo)(Dnde, cundo, cunto)El informe puede presentar dos estados: Informe preliminar Informe finalInforme preliminar de auditora:Es aquel que documenta el auditor jefe en conjunto con el equipo auditor resultado de las auditoras en donde se toman muestras de unidades acadmico- administrativas. Los informes preliminares son documentos de uso exclusivo del equipo auditor y no son presentados a los auditados.El Informe preliminar es utilizado cuando se realiza auditora a varias unidades acadmicas o administrativas de una Facultad, Instituto Acadmico o Sede Regional como muestra de la auditoria programada; estos informes preliminares son consolidados en el Informe final por el rea de Calidad y Mejoramiento.Informe final de auditora:Es aquel en donde se consolida los resultados de la auditora, para ello se toma como base los informes preliminares preparados por los equipos auditores.La redaccin de los resultados de auditora son consignados en el formato Informe de Auditora, F-07-MP-13-01-01.RECTORAOficina de Planeacin y Desarrollo InstitucionalFECHA DE LA AUDITORIADAMESAOOBJETIVOALCANCEEQUIPO AUDITORPROCESOSUBPROCESODOCUMENTOS EXAMINADOSFORTALEZASNo.DESCRIPCINDebilidadesOportunidadesOBSERVACIONESEquipo Auditor:Auditor Jefe / Lder:Auditado:rea de Calidad y MejoramientoInforme Preliminar Informe FinalINFORME DE AUDITORAF-07-MP-13-01-01 Elab o rad o Po r: rea d e Calid ad y M ejo ramient oV-05-2012 Of icina d e Planeaci n y Desarro llo Inst it ucio nalCada auditor jefe deber entregar al auditor lder todos los soportes y registros de la auditora llevada a cabo conjuntamente con el informe de la auditora.El auditor lder consolida la informacin de los informes preliminares en el informe final y conserva los informes preliminares.En la reunin de cierre, despus de determinar lasAP debilidades y oportunidades de mejora encontradas, seVH realizan las siguientes actividades: Recuento del procedimiento seguido. Presentacin de los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditora, de tal manera que se garantice una comprensin clara de las debilidades y oportunidades de mejora detectadas.Una vez se termine la reunin de cierre, en la cual se expone las debilidades y oportunidades de mejora encontradas y se aprueba verbalmente el documento, el auditado debe manifestar su aceptacin de manera formal, con la firma del documento o a travs de la respuesta al correo enviado por el auditor jefe, en el cual se le hace entrega del informe.Cualquier opinin divergente relativa a los resultados de la auditora y/o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben de discutirse y si es posible resolverse. Si no se resolvieran, el auditor lder mediar para llegar a algn acuerdo.A PTerminada cada auditora los auditados y el auditor jefe realizan la evaluacin del equipo auditor, y este registroVH es entregado al auditor lder junto a los dems registros de auditora.Esta evaluacin sirve para detectar fortalezas y debilidades que permitan demostrar la competencia del auditor. Las debilidades deben ser analizadas por el auditor lder con el fin de determinar las acciones de mejoramiento. A los auditores internos de calidad se les informa va correo electrnico el resultado de la evaluacin finalizado el programa de auditora. Con los auditores que fueron calificados por debajo de cuatro (4.0) o con los que el auditor lder considere con respecto al desempeo general, se programar una reunin individual con el fin de conocer la percepcin que se tiene respecto a la evaluacin y el plan de mejoramiento trazado para incrementar la evaluacin siguiente. De esta reunin debe quedar un registro, al cual se le har un seguimiento. Quedar a consideracin del auditor lder la exclusin de los auditores del grupo de auditores activos, debido a bajas calificaciones y/o poca participacin en diferentes programas de auditoras.La evaluacin es realizada en el formato Evaluacin de AuditoresInternos, F-06-MP-13-01-01.RECTORAOficina de Planeacin y Desarrollo Institucionalrea de Calidad y MejoramientoEVALUACIN AUDITORES INTERNOS DECALIDADCiclo de Auditoras:Auditor Evaluado:1No aceptable2Malo3A ceptabl e4Bueno5Muy buenoPor favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados.Fecha de Inicio:Fecha de Finalizacin:No.ASPECTOCALIFICACION AUDITADOTOTALCALIFICACION AUDITOR JEFE/ LIDERTOTALPROMEDIO12345123451Conocim iento tcnico2Relacin con el auditado (am abilidad,atencin, etc.)3Puntualidad4tica e im parcialidad5Mente abierta6Expres in verbal7Adm inis tracin adecuada del tiem po8Capacidad de es cucha9Capacidad de percepcin y de obs ervacin10Seguridad en las afirm aciones11Pers is tente (Orientado hacia el logro de los objetivos )12Decidido (Alcanza conclus iones oportunas , bas adas en el anlis is )13Trabajo en EquipoOBSERVACIONESFirma Evaluador(Auditado):Firma Evaluador(Auditor jefe/lder):Proceso Auditado:F-06-MP-13-01-01 Elaborado Por: A rea de Calidad y M ejoramient oV-06-2013 Of icina de Planeacin y Desarrollo Inst it ucionalEl responsable de cada subproceso o dependencia auditada lidera la adopcin y aplicacin de las accionesAP correctivas, preventivas y de mejora pertinentes para solucionarlasdebilidadesy/ooportunidadesVH encontradas, mediante la aplicacin de la metodologaestablecidaenelprocedimiento6.4.AccionesCorrectivas, Preventivas y de Mejoramiento del ManualGestin del Mejoramiento MP-13-01-01, el cual incluye la investigacin e identificacin de las causas, el establecimiento de las acciones, y el seguimiento de las acciones segn las fechas propuestas.El Auditado debe diligenciar el formato de acciones correctivas, preventivas y de mejora, para darle respuesta a los resultados de la auditora y hacer entrega al auditor lder como mximo dentro de 45 das despus de entregado el informe de auditora.Con base en los resultados obtenidos, segn las fechas de implantacin de las acciones correctivas determinadas por los auditados, los auditores internos asignados efectan las auditoras de seguimiento, para verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas y el seguimiento realizado por los responsables de los procesos.El cierre de la auditora interna de calidad de un proceso no se da hasta que las acciones correctivas no han sido cerradas y se comprueba que han sido eficaces para dar solucin a la debilidad detectada.Como una actividad de acompaamiento la Oficina de Control Interno realizar seguimiento a la ejecucin y cierre de los ciclos de auditoras internas.Una vez se ejecuta la totalidad del programa de auditoras internas de calidad, con base en los resultados de cada auditora realizada y las evaluaciones de los auditores internos, el auditor lder elabora el informe general para presentarlo a la direccin como informacin de entrada para la revisin por la Direccin del Comit coordinador de control interno.Los datos e informacin recopilada en el informe general de auditoras son analizados y se toman las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias para el mejoramiento continuo del Programa de Auditoras.Conocimiento del Plan de Auditora y la preparacin previaEl responsable delproceso auditado debe sacar pleno provecho de la fase de preparacin de la auditora: Asegurando que todo su equipo de trabajo conozca qu se va auditar, con qu propsito se va a hacer la auditora, cuando se va a auditar, con qu criterios para que estn preparados, atiendan adecuadamente a los auditores y tengan la oportunidad de identificar y desarrollar acciones de mejora adicionales, antes de la auditora. Interactuando con el auditor interno para proponer puntos adicionales o puntos en los cuales sea conveniente hacer nfasis durante la auditora, y para confirmar la fecha y condiciones de la auditora, al igual que para suministrar la informacin adicional que pueda requerirse. Destacando con todo su equipo la importancia que debe darse a la auditora, como instrumento clave para el mantenimiento y mejora del proceso y del Sistema de Gestin Integral de Calidad de la Universidad.Desempeo previoEl responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(segn se requiera): Conozca y tenga claro el comportamiento previo de su proceso en cuanto a dificultades en el desarrollo de los procesos (misionales), problemas, fallas, quejas, reclamos o incumplimientos, al igual que las acciones de respuesta inmediata y a mediano plazo que se han tomado o que estn en curso. Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivas metas, al igual que sus tendencias, desempeo, y medidas adoptadas en casos de desviaciones de lo esperado. Tenga claro y este en capacidad de sustentar en qu se ha mejorado.Los documentosEl responsable delproceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(segn se requiera): Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y disponibles los documentos que definen reglas de juego, requisitos o especificaciones para el proceso, como: manuales, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y dems documentos. Est en capacidad de demostrar la continua aplicacin y cumplimiento de las disposiciones adoptadas.Los registrosEl responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo(segn se requiera): Tenga organizados, archivados y disponibles los registros que evidencian la conformidad y el desempeo adecuado del proceso. Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a los registros en cuanto a tiempos de retencin, ubicacin, disposicin final y proteccin.En la aperturaEl responsable del proceso auditado: Participa en el momento de la apertura y confirma con el auditor los aspectos formulados en el plan. Asegura que el auditor tenga los recursos, medios y apoyo requerido para prestar su servicio. Destaca con su equipo de trabajo la importancia del servicio para la mejora de sus procesos, al igual que la disposicin de apoyo. Soluciona los inconvenientes logsticos que se puedan presentar, haciendo nfasis en la importancia de cumplir los tiempos previstos en la agenda.enfoque y de los requisitosEl responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera): Conocen, dominan y tienen presente el enfoque y ubicacin del proceso dentro del SGIC SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD, segn lo indicado en el manual de calidad, los manuales de procesos, las caracterizaciones y el mapa de procesos. Hacen nfasis en los resultados positivos, los logros y las mejoras obtenidas. Tienen claro cules son los requisitos legales, contractuales o internos aplicables al proceso y est en capacidad de sustentar con evidencias su cumplimiento. Hacen permanente referencia al plan de auditora para visualizar el cubrimiento temtico, y para ir concluyendo acerca de cada uno de los temas tratados. Dan respuesta en trminos de correcciones y de acciones correctivas (si es posible) a las debilidades encontradas por el auditor.Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo en lo relacionado a las dificultades y el desarrollo de las acciones correctivasEl responsable por el proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera): Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se ha dado respuesta inmediata sobre el efecto del problema (Tratamiento de dificultades, atencin o respuesta a quejas y reclamos). Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se han aplicado criterios para priorizar, formular y desarrollar acciones correctivas que son el resultado de investigar las causas y determinar las mejores alternativas para evitar la recurrencia de las fallas.Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo del proceso. Desarrollo de las acciones preventivas y de mejoraEl responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera):Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo. Manejo delse identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas que se anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de los riesgos. Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente los indicadores de desempeo que muestran sus tendencias y logros.Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditoraEl responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera): Confirman con el auditor las debilidades y oportunidades de mejora encontradas y toman nota acerca de las evidencias que lo sustentan. Analizan la naturaleza y magnitud de los mismos. Identifican cules son los temas del plan de auditora en los que se encontraron las debilidades u oportunidades.Con respecto al trmite del informe y la gestin del servicioEl responsable del proceso auditado: Promueve la dinamizacin y entrega rpida del informe por parte del auditor. Analiza en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe. Objeta, si es necesario los planteamientos del informe, con el propsito de precisar debilidades o evaluar el enfoque dado a un requisito. Participa en la evaluacin del servicio de auditoras, y retroalimenta a sus auditores, para que mejoren su desempeo.Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades encontradas previamenteEl responsable del proceso auditado: Verifica que ya se hayan tomado las correcciones que den respuesta a las debilidades encontradas, o gestiona su ejecucin en el caso de que la debilidad no se hubiera planteado previamente. (Accin sobre el efecto). Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestin del procesopreventivasEl responsable del proceso auditado: Asigna las responsabilidades y participa en la investigacin de las causas y la formulacin/ aprobacin de las acciones correctivas o preventivas pertinentes. Determina los tiempos previstos para la ejecucin de las acciones. Asigna los recursos necesarios para la investigacin de las causas, la formulacin y la ejecucin de las causas.Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades u oportunidadesEl responsable del proceso auditado y los responsables de los procesos asociados(segn se requiera): Realizan un seguimiento a su cabal ejecucin, en el caso en el que la debilidad u oportunidad de mejora requiera un tiempo significativo para su implementacin.Con respecto al seguimiento y cierre de las accionesEl responsable del proceso auditado: Evala el impacto del incumplimiento con la participacin de su equipo de trabajo y segn se requiera de los responsables de procesos relacionados. Realiza un seguimiento personal sobre el desarrollo y efectividad de las causas, dentro de los tiempos previstos. Confirma a travs de evidencias que las causas que generaron dichos incumplimientos, ya no existen o que los riesgos se han mitigado.Con respecto al inicio en la formulacin de las acciones correctivas o Asigna los recursos necesarios para resolver contingencias o eventos no previstos durante el desarrollo de las acciones establecidas. Registra la culminacin de las acciones, como punto de partida para realizar auditoras de seguimiento y cierre final.Con respecto a la estandarizacin de solucionesEl responsable del proceso auditado: Asegura que se documenten y oficialicen los cambios o documentos que pueda generar el desarrollo de las acciones.