Filtros de excel

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UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALAFACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUDCARRERA DE ENFERMERIA

NOMBRE: KENIA GEOMAYRA GALARZA KATHERINE ANABELL MEDINACURSO: PRIMER SEMESTRE DE ENFERMERIA CFECHA: 14 DE JULIO DEL 2014FILTROS Losfiltros en Excelnos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con informacin y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa.Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sera una tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidad decrear filtros en Excel.

Cmo crear filtros en ExcelParacrear un filtropodemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botn Filtro se colocarn flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro tambin podrs seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en unatabla de Excel, lo cual insertar los filtros adems de aplicar un formato especial a los datos.AUTOFILTROLa herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automtica, o sea, sin ms que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condicin que deseemos. De esa manera, quedar visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operacin de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rpida cules son los elementos de la lista que satisfacen una condicin concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de Espaa ordenadas alfabticamente y queremos ver slo las que pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sera larga y tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre slo aquellas poblaciones que satisfagan la condicin de que la provincia a la que pertenecen sea Badajoz. De forma automtica, Excel realizar el trabajo de bsqueda por nosotros y ocultar todas las poblaciones del resto de provincias.La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparacin al Excel Clsico (97-2003). Veamos las diferencias cuando queremos filtrar una lista usando fechas como criterio.Supongamos esta lista de fechas de nacimientos

Como ven, hemos aplicado Autofiltro. Queremos filtrar la lista para que muestre slo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir, entre los aos 1962 y 1963).

Si usamos Excel 2007 la tarea es bien sencilla. El dilogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por aos

Haciendo clic en el ao podemos ver y elegir algn mes en particular

A su vez, haciendo un clic en el mes podremos ver los das

Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles slo los nacidos en los aos 1962 y 1963

FILTROS AVANZADOS En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de filtrado es conocido comoFiltro avanzadoy en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicacin no es de importancia.Aplicar un filtro avanzado a los datosAntes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en el grupoOrdenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogoFiltro avanzado.

Observa cmo en el cuadro de texto paraRango de criterioshe seleccionado el rango que contiene las condiciones delfiltro avanzadonecesarias. Solamente resta pulsar el botn Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, as que elfiltrado avanzadoha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de las personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cmo elRango de la listaes el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero elRango de criteriosahora abarca tambin las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar elfiltro avanzadoadecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para ello solamente agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.

FORMATO CONDICIONALEl Formato Condicional es un herramienta muy til como informacin grfica adicional para los datos numricos que estn en celdas o en rangos, con mas razn si hablamos de Excel 2007, que ha mejorado enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo de formato tiene un comportamiento similar al de la funcinSIya que otorga un formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condicin, que es en definitiva, el cumplimiento de una proposicin lgica.Los formatos condicionales mas novedosos son:Barra de datos:Es semejante a un grfico de barras proporcional al numero en la celdas.Escala de color:Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.Conjunto de conos:permite segn el valor de un celda compararla con otro de referencia y aadirle un cono.Aunque hay muchas mas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los nmeros.Se puede tambin aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condicin cambia el tamao de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas condiciones , tambin se aplicaran ambos formatos.La tabla1 que se ve a continuacin contiene simultneamente los formatos Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de conos

Para aplicar estos formatos el mtodo es muy parecido.En la cinta de opciones vamos a la pestaa "Inicio" y luego al panel "Estilos"

al pulsar en este aparece otro panel tambin llamado "Estilos"

donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un men de opciones, donde estn destacados en rojo los formatos mencionados al principio mas otros dos en la parte superior

Los triangulitos negros nos indican que hay mas opciones de formato como se puede ver al oprimir, por ejemplo en "Barra de datos"

Luego dada la siguiente tabla igual a la tabla1 pero sin formato

para aplicar el formato Barra de datos, a la etiqueta venta, se selecciona la columna donde estn los datos y se pulsa en el modelo sealado por la flecha roja

quedando como la columna VENTAS de la tabla1

El formato condicional tiene muchas aplicaciones interesantes las que veremos en sucesivos tutoriales.TABLAS DINAMICASINTRODUCCIN:Las Tablas Dinmicas son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.El nombre Tabla Dinmica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posicin y tambin pueden ser filtrados.Con las Tablas Dinmicas tambin podremos preparar los datos para ser utilizados en la confeccin de grficos.La comprensin cabal de este tema se obtiene con la prctica y es as como se ver que es uno de los tpicos mas potentes de Excel, principalmente en las versiones mas recientes.Empezaremos con un ejemplo:Una empresa de exportacin de mquinas agrcolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1 trimestre del ao.

a partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.Para crear la tabla que nos responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaa "insertar" panel "Tablas"

en el que pulsamos en "Tabla dinmica", al hacer esto aparece un men en el que tenemos las opciones de "Grfico dinmico" y "Tabla dinmica" , pulsaremos en este ltimo como se puede ver

a continuacin aparece el panel "Crear tabla dinmica"

en este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automticamente seleccionado, incuyendo los rtulos, tambin seleccionamos "Nueva hoja de clculo" y pulsamos en aceptar y automticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:

1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinmica"

2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinmica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectngulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rtulos de la tabla de origen, tambin hay cuatro rectngulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rtulos de columna", "Rtulos de fila" y "Valores" d