Sistematización contable y financiera: Análisis de los Sistemas Contables

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    06-Jul-2015

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Tema: Anlisis de los sistemas contables Dentro de este anlisis existen diferentes metodologas para el anlisis de cualquier sistema, as como por ejemplo: anlisis estructurado, anlisis orientado a objetivos y otras mitologas particulares. Catedrtica: Ing. Rosa Maricela Cedeo Zambrano

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1. UNIVERSIDAD TCNICA DE MANABFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONMICASCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORACTEDRA: Sistematizacin Contable y FinancieraNIVEL: Sptimo CCATEDRTICO: Ing. Rosa Maricela Cedeo ZambranoTrabajo en EquipoTema: Anlisis de los Sistemas ContablesIntegrantes Cardozo Ibarra Yamile Lizeth Buenaventura Rodrguez Anglica Mara Bravo Suarez Angie Navarrete Intriago Andrea Pico Suarez Helen Josselyn Palacios Denny Gema Linzan Mendoza Nedezhda Isabel Macas Snchez Francisco Jos Zambrano JonathanPERIODOOctubre 2014 Febrero 2015 2. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES1Anlisis de los sistemas contablesDentro de este anlisis existen diferentes metodologas para el anlisis de cualquiersistema, as como por ejemplo: anlisis estructurado, anlisis orientado a objetivos y otrasmitologas particulares. Hardware donde se procesa la informacin Software o programas Recursos humanos Polticas y normas contables adoptados por la entidadPrincipales Objetivos Del AnlisisUno de los objetivos principales del anlisis de un sistema contable, es el de verificar quela informacin procesada por el sistema se est efectuando de acuerdo con los estndaresestablecidos por la empresa.Asegurar La Integridad De Los Datos.Se refiera a que todas las transacciones que deben estar registradas, lo estn; para esto laempresa debe tener controles establecidos que garanticen que todas las transacciones se estnregistrando e incluyendo en los registros financieros.Una de las causas ms frecuentes de errores de inconsistencia en la informacinfinanciera es la falta de integridad de los datos contables.Una Empresa de estableces controles que aseguren que todas las transacciones seestn registrando e incluyendo en los registros financieros.Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.Este es el segundo objetivo que debe cumplir el sistema de un anlisis contable y estetiene relacin en el aseguramiento de los datos. Por lo tanto este objetivo requiere que todaslas transacciones estn registradas. Ya que uno de los principales errores y ms frecuente es 3. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESla falta de integridad de los datos contables. Una empresa debe tener controles que lepermitan observar si las transacciones se estn registrando y los registro financieros tambin.2(PONTE, 2009)Presentar la informacin financiera en forma contable.Este es el tercer objetivo del anlisis se refiere a la confiabilidad de la informacinfinanciera, y este requiere que los estados financieros deben tener un mnimo grado deconfianza acerca de las cifras, y estas se encuentren debidamente presentadas de acuerdo conlos principios de contabilidad.Garantizar la oportunidad en la presentacin de la informacin.Este es el cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentacin de la informacin,pero por ser el cuarto no es el menos importante, y este requiere que la informacin seagenerada y presentada oportunamente y ello por una sencilla razn: la informacin es unaherramienta para tomar decisiones y que ests sean efectiva y eficaz, adems de que tieneque ser soportada necesariamente por informacin que llegue en forma oportuna.Anlisis de los Sistemas ContablesEl anlisis de un sistema contable es verificar que la informacin procesada por el sistemase est efectuando de acuerdo con los estndares establecidos por la empresa. Debemosdefinir las siguientes reas de anlisis. rea Tecnolgica Programas y Software relacionados Polticas contables Estructura organizacional.rea Tecnolgica 4. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESDentro de la profesin contable existe una especializacin denominada auditoria desistemas la cual tiene como objetivo principal la evaluacin de los controles internos en el3rea.Cualquier tipo de anlisis que se vaya a realizar n los distintos ambientes de hardware,debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista contable: Acceso a la informacin. Procesamiento de los datos. Emisin de informacin.Acceso a la InformacinExisten en muchos casos diferencias de criterios acerca de que funcionario debe manejarla seguridad para el acceso a la informacin contable. Muchas organizaciones ven influidassu conducta en este sentido, por lo que piensa la alta gerencia respecto a quienes deben teneracceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa. La informacin contable debeservir esencialmente para: Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa. Apoyar a los usuarios de esta en la planeacin, organizacin y administracin de laactividad empresarial. Evaluar la gestin de los administradores. Tomar decisiones de corto y largo plazo. Establecer las obligaciones con el estado. Fijar operaciones de control. Evaluar el impacto social de la empresa.Procesamiento de los Datos 5. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESEl procesamiento de los datos es un ambiente de microcomputadoras esta manejado ycontrolado por el usuario directo de la mquina. Para una anlisis del procesamiento de lainformacin dela informacin se deber establecer si el objetivo del procesamiento es llevadoa cabo por el usuario principal, o este es compartido entre varios empleados con acceso a la4informacin contenida en el computador.El procesamiento de los datos bajo ambiente de redes est centralizado en el servidor dela red de micro o en computadoras individuales y compartidas en este caso el anlisis de laseguridad de los registros financieros debe estar enfocado a verificar que nivel de seguridadposee el servidor de la red, tanto desde el punto de vista fsico como lgico. En ambientes enminicomputadoras y mainframes, el anlisis es bastante similar al realizado en una red, lo quepuede variar en todo caso de complejidad que es manejado en los dos ltimos ambientes.A medida que crece una organizacin se hace necesario el parcela miento de lainformacin. En el rea contable los estados financieros deben tener un mnimo nivel deseguridad para el procesamiento de la informacin por ejemplo, no es pertinente que unanalista de contabilidad tenga acceso a la emisin de estados de cuenta del presidente de laempresa, ya que ello puede violar las polticas de control en la confidencialidad de lainformacin.Emisin de la informacinEn general todo sistema contable captura datos, los procesa y luego los emite. Lossistemas de informacin gerencial son sistemas que tienen como objetivo el suministrarinformacin a todos los usuarios para la toma de decisiones. Cuando se est analizando unambiente tecnolgico de microcomputadoras debe tenerse cuidado en evaluar la frecuenciacon lo cual son emitidos los listados, y que personas tienen acceso a esta. para una secretariadel departamento de contabilidad, no es relevante por ejemplo que laguna cuenta de 6. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESvaluacin de cativo se encuentre subestimada sin embargo para un ejecutivo financiero el5asunto puede tener caractersticas de gravedad.Un ambiente de redes puede prestarse a que algunos usuarios tengan acceso ainformacin no autorizada debido a una definicin errada en la autorizacin lgica para laemisin de informes. Algo tan sencillo como el la impresin de informes puede prestarse ariesgo en la seguridad de los datos. De esta forma por ejemplos una impresora que seautilizada por el gerente de contabilidad, por el supervisor de contabilidad y por el analista yauxiliar contable puede generar inquietudes en estos, al saber querer que dice el reporte deuno u otro empleado.Un ambiente de minicomputadoras mainframe presenta un mayor control en el acceso a lainformacin contable, por lo que el nfasis de anlisis deber estar enfocado a evaluar elcumplimiento de los mismos.Programas y Software relacionadosLos anlisis de los programas y software relacionados, varan si estos fueron adquiridos odesarrollados internamente por la empresa. Debe tomarse en cuenta que todo programa deaplicacin en computadora, tiene que estar diseado y desarrollado no solamente para estarelaborado con las ultimas herramientas tecnolgicas en programacin, sino para que sirvaafectivamente al usuario final en el desarrollo de su trabajo.Un nivel de visin, es el grado hasta el cual un usuario de la informacin tiene acceso.Existen diferentes niveles de visin entre los que percibe un usuario final, un usuariooperativo y un programador. En el anlisis y software relacionados debe abarcar los siguientes objetivos: Documentar los programas que procesan la informacin contable. 7. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES Asegurar que el anlisis y desarrollo de los programas se realizan bajo alguna6metodologa formalmente establecida. Verifica la existencia de pistas de auditoria que ayuden a detectar problemas en losprogramas y el procedimiento de la informacin. Comprobar la existencia de alguna metodologa para la evaluacin y seleccin desoftware administrativo. Comprobar la existencia de controles en los programas que nos permitan asegurar laintegridad de la informacin. Verifica la existencia de polticas establecidas para los procedimientos de datos quesirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.Polticas ContablesDesde el punto de vista gerencial, una poltica se refiere a todas acciones tomadas para eldesarrollo, planificacin, formulacin y evaluacin de las decisiones. Las polticas seestablecen con la finalidad de fijas los objetivos y mtodos generales de administracin de loscuales se deben manejar las operaciones de cualquier organizacin.Una poltica contable se establece con la finalidad de regular toda la actividad contablereferente a los registros tratamientos y presentacin resumida de las transacciones financieras.Las polticas contables se encuentran establecidas en manuales declarativos que por logeneral son manejados por la alta gerencia.Toda actividad comercial de una empresa requiere que le nivel directivo fije y dictepautas para el procesamiento de la informacin financiera. De esta forma una grancorporacin requiere que sean establecidos polticos para el tratamiento y registro de lastransacciones financieras. El anlisis de este aspecto de un sistema contable, deber estarenfocado a la verificacin de la existencia formal o informal de polticas como por ejemplo: 8. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES7 Registro de los gastos y amortizaciones de los gastos pre pagados. Capitalizacin de activos fijos. Depreciacin y amortizacin de activos fijos tangibles e intangibles respectivamente Mtodos para valorar las inversiones Polticas para el registro de las provisiones para incobrables y de inventarios Polticas contables para la consolidacin de los estados financieros Polticas para el clculo y registro de las acumulaciones y reservas.Estructura OrganizacionalEs la forma que adopta la empresa para llevar a cabo sus funciones, a medida que laorganizacin crece, se hace necesaria la existencia de una diferenciacin en el trabajo, comoconsecuencia de la especializacin de las actividades.Al analizar la estructura organizativa del rea contable, se debe tomar en cuenta lossiguientes aspectos. Existencia de un mnimo grado de especializacin. Delimitacin de la estructura organizativa Definicin de funciones para cada una de las reas Cumplimiento de los niveles jerrquicos establecidos Grado de conocimiento de la estructura y su significado por parte de los nivelesoperativos.Clasificacin de las empresasA medida que una empresa se hace ms grande, sus operaciones se vuelven cada vez mscomplejas y aumentan en volumen. Las empresas pueden clasificarsen desde distintos puntosde vista: 9. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES De acuerdo con la actividad: agropecuaria, mineras, industriales, comerciales de8servicios De acuerdo con el tamao: Pequea, mediana y grande empresa. De acuerdo con la procedencia del capital: Empresas privadas, oficiales o pblicas,econmicas mixtas. De acuerdo con el nmero de propietarios: Empresas individuales, sociedades.De acuerdo con la actividad:Empresa Agropecuaria: Son aquellas que explotan en grandes cantidades los productosagrcolas y pecuarios. Ejemplo: granjas avcolas, granjas porciones, invernaderos, haciendasde produccin agrcola.Empresas Mineras: Son las empresas cuyo objetivo principal es la explotacin de losrecursos que se encuentran en el subsuelo. Ejemplo: Empresas de petrleo, aurferas, depiedras preciosas y de otros minerales.Empresas Industriales: Son las empresas dedicadas a transformar la materia prima enproductos terminados o semielaborados. Ejemplos: fbricas de telas, fbrica de camisas,fbrica de muebles, fbrica de calzado.Empresas Comerciales: Son las empresas que se dedican a la compra y venta deproductos, colocan en los mercados los productos naturales, semielaborados y terminados amayor precio del comprado, para obtener as una ganancia. Ejemplos: Una empresadistribuidora de productos farmacuticos, un supermercado, un almacn deelectrodomsticos.Empresas De Servicios: Son las empresas que buscan prestar un servicio para satisfacerlas necesidades de la comunidad ya sea salud, educacin, transporte, recreacin, servicios 10. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESpblicos, seguros y otros servicios. Ejemplos: Una empresa de aviacin, un centro de salud,9una universidad, una compaa de seguros, una corporacin creativa.De acuerdo con el tamaoPequea Empresa: Es aquella que maneja escaso material y pocos empleados. Secaracteriza por que no existe una delimitacin clara y definida de funciones entre eladministrados y propietario del capital de trabajo y los trabajadores, por ello existe unareducida divisin y especializacin del trabajo. Su contabilidad es sencilla debido a quemaneja poca informacin en este campo. Ejemplos: un taller de mecnica, con 2 empleados,un almacn de telas con 1 empleado una miscelnea con 2 empleados.Mediana Empresa: En este tipo de empresas se puede observar una mayor divisin yespecializacin del trabajo, en consecuencia el nmero de empleados es mayor que en elanterior, la inversin y los rendimientos obtenidos ya son considerables. Su informacincontable es ms amplia Ejemplos: una distribuidora de electrodomsticos con 10 empleados,una fbrica de dulces con 15 empleados.Gran Empresa: Es la de mayor organizacin. Posee personal tcnico especializado paracada actividad. En este tipo de empresas se observa una gran divisin y especializacin deltrabajo y la inversin y las utilidades obtenidas son de mayor cuanta. La informacincontable que se maneja en el desenvolvimiento de las actividades mercantiles tambin esmayor y se lleva en forma sistematizada. Ejemplos: coca cola, sofasa, Carvajal.De acuerdo con la procedencia capitalEmpresas Privadas: Son empresas que para su constitucin y funcionamiento necesitanaportes de personas particulares. Ejemplos: un centro educativo privado, un supermercadopropiedad de una familia. 11. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESEmpresas Oficiales o Pblicas: Son las empresas que para su funcionamiento reciben10aportes del estado. Ejemplos: hospitales departamentales, colegios nacionales.Empresas de Economa Mixta: Son las empresas que reciben aportes de los particulares ydel estado. Ejemplos: una universidad semioficial.De acuerdo con el nmero de propietarios:Empresas Individuales: Denominadas tambin empresas unitarias o de propietario nico.En ellas aunque una persona es la duea, la actividad de la empresa se extiende a mspersonas quienes pueden ser familiares o empleados particulares, Ejemplos: almacn donpedro, propiedad exclusiva de don pedro Ruiz.Sociedades: Son las empresas propiedad de dos o ms personas llamados socios.Ejemplos: DAVID & VELEZ, CIA LTDA propiedad de JAIME DAVIDIndependiente de la clasificacin se debe aplicar a una empresa, los procesos contables amedida que aumenta la entidad. De esta manera encontramos las siguientes denominaciones anivel de conocimiento contable. Contabilidad gubernamental Contabilidad agrcola Contabilidad bancaria Contabilidad hotelera Contabilidad de petrleos y minaLas Corporaciones y la ContabilidadLas corporaciones pueden dedicarse a cualquier tipo de negocio, siempre que posean unpropsito lcito y no exista una prohibicin por disposicin de ley. Los propietarios de una 12. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLEScorporacin son conocidos como accionistas, quienes adquieren su inters propietario pormedio de la compra de acciones de capital. Generalmente, una entidad incorporada es11administrada por una junta de directores escogida por los accionistasLos objetivos de una corporacin difieren sustancialmente de los de una pequea cadenade supermercados al igual que los de esta ltima con los de un pequeo abasto, el empresariocontratara los servicios de una empresa para q procese la contabilidad del pequeo negocio,en medida que el negocio vaya creciendo se har necesaria una mayor cantidad deinformacin y no solamente para el dueo sino para el uso de tercera personas. Luego parapoder generar informacin contable para terceras personas, se hace necesario contar con unaestructura organizativa que responda a las necesidades y nuevos En una primera partecuando el negocio va creciendo se hace necesario definir las polticas requerimientos.Con el continuo crecimiento de los negocios, los procesos de hacen cada vez mscomplejos y ello requiere que se dicten pautas para el funcionamiento armnico del negocio.Surge entonces, la necesidad de elaborar un manual de cuentas en el rea contable,esta necesidad surge en razn a que ya no es posible controlar las operaciones en formapersonal poco a poco se va formando una compaa donde el control principal es a travs delas normas polticas aplicables a todo un grupo de empresasAspectos que influyen en los sistemas y la contabilidadLa base de todo negocio exitoso u organizacin es un sistema de contabilidad quefunciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un mtodo informatizado deregistro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de unaempresa. 13. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESAdems, las empresas pequeas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para generardatos que les permita tomar decisiones acertadas. Sin embargo, s un sistema contable trabaja12para satisfacer estos objetivos depende de un nmero de factores.Un sistema es una serie de elementos relacionados entre s y con ciertos atributos. Lossistemas de contabilidad son sistemas que ayudan en el procesamiento de todas lasoperaciones mercantiles y en ausencia de ellos, los estados financieros, jams estaran al da orazonablemente al da. Algunas empresas que estn sujetas a regulaciones de tipo legal, porlo general cumple con la presencia de los estados financieros en forma oportuna a lascorrespondientes autoridades reguladoras.Servicios Externos De ContabilidadLos servicios externos de contabilidad son empresas que se dedican al procesamiento de lainformacin contable de terceras empresas por las cuales son contratadas. Con frecuencia,algunas empresas recurren a este tipo de servicios externos de procesamiento de lainformacin contable. En estos casos, el mayor cuidado que se debe poner en la contratacindel servicio externo, est en la calidad del mismo, como por ejemplo, los tiempos derespuesta para la entrega de la informacin.Los beneficios que se obtienen al contratar servicios externos de contabilidad son: Perfeccin del enfoque en el negocio: Permite a la administracin de las empresasdedicarse a los puntos clave de su actividad. Disminucin en los gastos de administracin: Al no tener que contratar personalcontable, se ELIMINAN los costos relacionados con el pago de capacitacin,prestaciones laborales y de las aportaciones de seguridad social de los mismos. 14. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES Obtencin de un servicio especializado: Permite a la administracin del negocioobtener un servicio personalizado y ALTAMENTE ESPECIALIZADO, ya que13nuestros colaboradores se mantienen en constante capacitacinProblemas con el software contableLos problemas con el contable, se deben a una inadecuada evaluacin inicial que seefecta sobre los programas de computacin que se desarrollan o compran para la empresa.Muchos problemas son consecuencia directa de la falta de visin contable y de sistemasque en algunos casos tiene el personal encargado de disear los programas contables. Lasfallas que se presentan, con frecuencia hace que el trabajo de los empleados de contabilidadse duplique en muchos casos. Contadores pblicos que en este sentido ejercen la profesin enel rea de sistemas, con frecuencia encuentran observaciones.Personal no capacitado.Las causas de personal no capacitado pueden presentarse por dos razones: Evaluacin inadecuada al momento del ingreso Deficiencia en la capacitacin del personal activoLa evaluacin inadecuada al momento del ingreso de un personal puede generarproblemas posteriores que pueden pasar inadvertidos en el momento de su contratacin, porlo que un reclutamiento riguroso y el diseo de planes de carrera para el personal contablejara que estos riesgos se minimicen.Ausencia de normas y procedimientos establecidos.Las normas y los procedimientos indican el camino a seguir y es responsabilidad de lagerencia el brindarlas, son mtodos para la correcta ejecucin del trabajo y buenfuncionamiento de las operaciones es decir para lograr que el trabajo realizado se desempeedebidamente bajo ciertos parmetros ya establecidos. 15. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESUn ejemplo puede ser que un sistema de control de pagos se puede llevar de forma14mecanizada o manual si existen las pautas necesarias para su control.Los efectos que ha tenido el avance tecnolgico en la contabilidad han generado que estnestrechamente ligadas y que el futuro de la contabilidad sea el desarrollo de sistemascontables y su impacto en la forma como se procesan las transacciones u operacionesfinancieras. 16. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES15ResumenUn sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las decisionesfinancieras. Un sistema contable debe de enfocarse como un sistema de informacin querene y representa datos resumidos y detallados acerca de la actividad econmica de unaempresa.La importancia de los sistemas de informacin contable radica en la utilidad que tienenestos tanto como para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellosusuarios externos de la informacin.Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las decisionesfinancieras. Un sistema contable debe de enfocarse como un sistema de informacin querene y representa datos resumidos y detallados acerca de la actividad econmica de unaempresa.Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad yuna relacin aceptable de costo / beneficio. Control, un buen sistema de contabilidad le da ala administracin control sobre las operaciones de la empresa. Opera sin problemas con laestructura, el personal, y las caractersticas especiales de un negocio en particular.Un aspecto esencial de la informacin generada por el sistema contable es que estdirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la informacin.Un reto para la profesin contable es generar un mecanismo donde podamos medir yvalorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma formarevelar informacin que ayude a tomar una buena decisin.En su gran mayora los sistemas contables se establecen basados en el entorno y alconstruirlos, se crean unas reglas que llevaran por una adecuada ruta a este; por tal, es preciso 17. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLESafirmar que el estructuralismo en su concepcin ms general permite darle un enfoque mstcnico al sistema, al referirse que se compone de elementos que interactan y que concluirn16con un resultado preciso s el sistema funciona adecuadamente.AnlisisHemos podido aprender la importancia de un sistema contable el cual es como la base deoperaciones de una empresa ya que una empresa que no est organizada adecuadamente esten peligro.Los sistemas contables intentan ofrecer la informacin financiera que los usuariosnecesitan para tomar decisiones.El entorno es fuente de diversidad contable porque cada pas ha diseado el sistemacontable que ms se adecua a su entorno especfico. Renunciar al sistema contable supone uncoste. Por ello, si los entornos fueran similares o si tuvieran a converger, la resistencia seramenor y sera ms fcil adoptar un sistema comn.Para que la contabilidad tenga justificacin y sentido, es muy importante que laconstruccin de un sistema contable se base o cuente con un entorno concreto y que lospropsitos se oriente a una sola verdad. 18. ANLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES17ReferenciasCruz Castro, Ana Lorena (Septiembre 2013) Anlisis de los Sistemas Contables.Https://prezi.com/ah0hxttnn6f5/analisis-de-los-sistemas-contables/Garca Snchez Isabel Mara. Universidad de Salamanca (2009) Introduccin a laContabilidadPedro Zapata (2009) 12 Edicin, Editorial: Pearson. Contabilidad General

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