Sistemas y Procedimientos Contables Tema2

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    10-Jun-2015

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EL CONTROL INTERNO Y LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLESProf. Lenin ValeriDEFINICINConstituye el conjunto de polticas adoptadas por un ente, para salvaguardar sus recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias, verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de informacin financiera, alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la organizacin y promover la eficiencia de sus operaciones.Objetivos Generales del Control Interno Protegerlos activos: esto es la custodia de los registros contables correctos yactivos para asegurar el uso no autorizado, as como la disposicin ilegal de los mismos. Asegurarexactos: Esto es captura y procesamiento de datos en forma completa y exacta. Fomentar la eficiencia operacional. Estimular el cumplimiento de las polticas.Objetivos Especficos del control interno De De DeDeben establecerse lmites al inicio, continuacin o finalizacin de una operacin contable con base en polticas y procedimientos establecidos. Permiten asegurar que se registren todas las transacciones en el periodo en el cual ocurran.Autorizacin:Integridad:registren operaciones que afecten la entidad. De Exactitud: Establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas. De Custodia: Se establecen para tratar de controlar el uso o disposicin no autorizado de los activos.Existencia: Permiten asegurar que solo seImportancia del Control InternoEs importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. No se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras reflejada en los estados financieros, sino que tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables. Esta orientado a prevenir o detectar irregularidades.Caractersticas del Control InternoDebe comprender un plan de organizacin flexible, simple donde se defina claramente lneas de autoridad y de responsabilidad. Debe contener un sistema de autorizacin que contemple accin sobre activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a travs del registro. Prcticas sanas estableciendo una distribucin de obligaciones y responsabilidades, evitando que una sola persona maneje una operacin de principio a fin, y una segregacin de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos, que se extiendan por toda la organizacin y a todos los niveles de mando.Elementos del Control InternoLos elementos de un buen sistema de control interno son los siguientes: Organizacin Sistema de Contabilidad Presupuestos y Pronsticos Entrenamiento, eficiencia y moral de personal Vigilancia y supervisinPrincipios del Control InternoSegregacin de funciones: Operacin, custodia y registro Dualidad de personas en cada operacin: Cuando menos deben intervenir dos personas en cada operacin Asignacin de responsabilidades: Debe establecerse claramente las responsabilidades de las personas que participan en cada procesoPrincipios del Control InternoCosto/ beneficio: El costo del control debe relacionarse con el beneficio esperado. Independencia de funciones: Los controles no deben depender entre si Individualidad: El control Interno es parte integral de todos los sistemas, no es rea individualizada y especializada. Documentacin Probatoria: Representa el respaldo de toda operacin, constituyendo hasta su evidenciaClasificacin del Control Interno Administrativo:Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones y la adhesin a las polticas gerenciales. Contable: Comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.Condiciones del Control InternoLas condiciones del sistema de control interno contable son todas aquellas premisas bajo las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Entre esas condiciones se encuentran:Competencia del personal Delimitacin de responsabilidades Establecimiento de niveles de Autorizacin Segregacin de funciones Conciencia de Control Canales de comunicacinNormas de Control InternoAprobacin por parte de la gerencia de firmas autorizadas hasta por cierto lmite, siendo deseable la existencia de firmas mancomunadas. Debe existir segregacin de funciones Debe establecerse un sistema de comprobantes numerados para un mejor control de las entradas de efectivo. Los custodios del efectivo deben estar amparados por plizas de seguro y/o fianzas. Todos los desembolsos principales de la empresa deben hacerse mediante cheques nominativos.Normas de Control InternoTodos los desembolsos principales de la empresa deben hacerse mediante cheques nominativos. Todas las entradas diarias de efectivo deben ser depositadas en forma integra en el siguiente da hbil a su recepcin. Aplicacin de procedimientos de control interno: Arqueos: ordinarios o sorpresivos Conciliaciones BancariasTipos Bsicos de Control Interno Controles de Existencia: Permiten asegurar que las transacciones registradas existan y sean vlidas. Controles de Exactitud: Permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los documentos originales. Controles de Autorizacin: Estn orientados a permitir operaciones que son vlidas desde el punto de vista interno. Controles de Custodia: Sirven para asegurar que los activos estn resguardados del riesgo de robo y prdida.Relacin entre el Sistema Contable y el Control InternoIntegracin del Control Interno Contable a los Sistemas ContablesEl control interno se integra a los sistemas contables a travs de: Una estructura organizacional que provea una segregacin apropiada de deberes y responsabilidades funcionales, lneas de autoridad, etc. Una clasificacin de cuentas formales debidamente codificadas y acompaadas de la correspondiente descripcin de las cuentas. Un plan de asientos que garantice uniformidad y consistencia en el registro de las operaciones Un conjunto de libros y formularios que proporcione control en todas las fases de las operaciones de la empresa. Un mtodo de contabilizacin que garantice la exactitud y confiabilidad en la informacin contable.Mtodos, procedimientos, dispositivos y medidas de Control Interno ContablePara que un Sistema de Control Interno funcione se deben disear mtodos y procedimientos administrativos y contables que garanticen su efectividad y eficiencia as como, dispositivos y medidas, como las que se sealan a continuacin: 1 Establecimiento de lneas claras de responsabilidad 2 Establecimiento de procedimientos de rutina para procesar cada tipo de transaccin3 Subdivisin/ segregacin de funciones: 3.1.- Separacin de la responsabilidad operacional de la responsabilidad de registro. 3.2.- Separacin de la custodia de los activos de la contabilizacin de los mismos. 3.3.- Separacin de la autorizacin de operaciones de la custodia de los activos relacionados 3.4.- Separacin de deberes o tareas dentro de la funcin contable. 4 Auditoria Interna 5 Pronostico Financiero 6 Documentos prenumerados y adecuados 7 personal competente, etc.Medidas de proteccin que deben proporcionar el control interno al sistema de contabilidadQue se contabilicen todas las operaciones en la forma correcta en los libros de contabilidad. Que todas las operaciones a efectuarse tengan la aprobacin de personas autorizadas. Que las operaciones sean realizadas por las personas autorizadas. Que la contabilizacin o registro original sea revisado por una persona diferente a quien efectu el registro Que los saldos de las cuentas se calculen correctamente y se confirmen ocasionalmente por medio de conteo fsico y confirmacin de terceros. Que se establezcan los controles necesarios a objeto de mantener la exactitud matemtica consistentemente: mediante columnas especiales, cuentas control, etcQue se calculen y verifiquen los importes monetarios correspondientes a los costos, precios de compra, descuentos, etc. Que los activos estn bajo la custodia de personas Responsables y que exista un estricto control fsico contra robos. Que la o las personas encargadas de los activos sean independientes de las personas que ejercen la custodia y el control fsico. Que todas las transferencias de activos a terceros y su contabilizacin se efecte con la aprobacin de las personas autorizadas. Que todas las operaciones se registren correctamente tanto en los comprobantes, facturas, como en los libros de contabilidad en la cuenta y en la cantidad correcta.

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