Sistemas y Metodos Contables

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    28-Sep-2015

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<p>CAPITULO II: MARCO TEORICO.2.1. ANTECEDENTES DE ESTUDIOS.La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la ciencia contable. Desde la actividad econmica ms pequea hasta las transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contadura pblica altamente capacitados.Hoy en da, es un poco confuso, para alguien nuevo en el tema de la contabilidad, poder entender con claridad que es un sistema contable; debido a dos factores que influyen propiamente en nuestro medio globalizado, por supuesto no dentro de la jerga contable, ya que de alguna manera estos se relacionan. Pero por razones obvias, nos vemos un poco confundidos por la terminologa, ya que hay personas que creen que cuando hablamos de un sistema contable nos referimos a un software de contabilidad, (Si bien es cierto, un software de contabilidad, comprende dentro de su algoritmo de programacin un sistema contable), pero veamos con amplitud algunos conceptos para un mejor entendimiento.a) Qu es Contabilidad?</p> <p>Es una herramienta empresarial que permite el registro y control sistemtico de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por ende no existe una definicin concreta de la contabilidad aunque todas estas definiciones tienen algo en comn.</p> <p>A continuacin se presentan varias acepciones de la contabilidad que han sido definidas por diferentes autores y cuerpos colegiados de la profesin contable:</p> <p>La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en trminos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carcter financiero, as como el de interpretar sus resultados.1 </p> <p>1 Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados.</p> <p>La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa informacin convirtindola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones2</p> <p>La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad econmica3</p> <p>La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio econmico, la situacin financiera de las empresas, los cambios en la posicin financiera y/o en el flujo de efectivo4</p> <p>La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, informacin razonada, en base a registros tcnicos, de las operaciones realizadas por un ente pblico o privado5</p> <p>La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes a travs de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables; permitiendo as conocer la estabilidad, la solvencia de la compaa y la capacidad financiera de la empresa.</p> <p>b) Evolucin de la contabilidad y sus principales aportes.</p> <p>Debido a la actividad gregarias de los seres humanos, nuestros antepasados crearon formas de comercializacin asumidas inicialmente por las necesidades de abastecimiento de familias o clanes; luego se origina el intercambio con otros individuos dado que, a medida que le sobraban elementos, otros lo necesitaban, presentndose en ese momento un intercambio simple, trueque, a medida que avanzaban las formas de intercambio y la suntuosidad e parte de algunos individuos, la comercializacin de hace ms fuerte y compleja crendose la necesidad de darle un valor a un elemento que no sea muy comn, a la vez que sea de fcil transporte.6</p> <p>2 Contabilidad - Horngren &amp; Harrison. 1991- Pg. 23 Meigs, Robert., 1992.4 Catacora, Fernando,1998.5 Redondo, A., 2001.6 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 1La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial.</p> <p>La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad ms antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente.7El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada:La Suma de Aritmtica en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono.8El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble.9</p> <p>La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia.La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez ms, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas.</p> <p>7 8 9 CONTABILIDAD - HORNGREN &amp; HARRISON. 1991- Pg. 4El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el trmino procesamiento de datos.La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas.La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables: Tecnologa.La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. Complejidad y globalizacin de los negocios.Requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. Formacin y educacin.Requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.Concepto De Sistema De Informacin Contable.A travs del tiempo, las formas de intercambio se fortalecan, conformando informaciones complejas y dispendiosas que se manejaban en la poca; no obstante, la tecnologa produca sus efectos en la produccin, en serie, y los procesos se hacan aun ms complejos, necesitndose sistemas contables ms rpidos que resumieran las actividades, hechos y documentos que originaban los procesos de administracin, produccin, distribucin e intercambio.10Hoy en da, observamos que la mayora de los procesos son sistematizados y se manejan asumiendo la necesidad de ordenar los procesos y la nueva tecnologa, sistematizando, para que se agilicen y se resuman toda la informacin de la competencia, con el escenario o franja del mercado.En una organizacin, el hilo conductor de los procesos debe corresponder con el ciclo del negocio; de ah que sea necesario conocer el sistema contable como centro financiero de la organizacin, donde estn conectadas cada uno de los subsistemas (tesorera, presupuesto, facturacin, almacn, ventas, compras, decisiones de gerencia, etc), por lo cual es necesario tratar en lo sucesivo este sistema para cualquier clase de negocio.11</p> <p>10 11 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 2</p> <p>c) Sistema de Informacin Contable.</p> <p>En nuestro medio, la contabilidad tradicionalmente ha sido llevado por los entes econmicos para satisfacer un exigencia legal en lo que respecta asuntos tributario. En la actualidad, para una acertada toma de decisiones, los administradores de las organizaciones consideran imprescindible contar con un adecuado sistema de informacin contable que adems les permita planear sus actividades y controlar sus operaciones.12</p> <p>Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones.Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. La importancia de la contabilidad es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o gubernamental los cuales estn plenamente convencidos que para obtener una mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, as como para cualquier informacin de carcter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. La administracin de un patrimonio, para ser eficiente, precisar de la ayuda de la contabilidad, la cual proporciona todos los datos requeridos para la toma de decisiones de una empresa basadas en informaciones tcnicas y razonadas. La contabilidad es igualmente esencial para la operacin exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. </p> <p>d) Sistema Contable:Un sistema contable, son todos aquellos elementos de informacin contable y financiera que se relacionan entre s, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta informacin debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin nmero de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueos del negocio, hasta los clientes y el gobierno.12 Contabilidad quinta edicin Gonzalo Sinisterra V.&amp; Lus Enrique Polanco L. &amp; Harvey Henao G. 2005 Pg. 25</p> <p>Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una informacin contable estandarizada que facilite su interpretacin, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes anlisis financieros del negocio.El sistema contable para organizaciones, como sistema central de tipo financiero, que origina una serie de encadenamientos articulados en los diferentes frentes o actividades para el desarrollo de sus operaciones.13Las empresas necesitan trabajar con un buen sistema informtico de contabilidad que sea eficiente y funcional y que asegure una generacin de informacin que permita conocer la situacin econmica y financiera de la organizacin, a la vez que asegure el cumplimiento de los requerimientos de la administracin tributaria.La importancia de la informacin que genera el sistema contable es vital para la buena toma de decisiones dentro de cualquier organizacin. Esta debe ser confiable para poder corregir cualquier desviacin que tengamos con respecto a lo presupuestado o respecto a los resultados que los accionistas han previsto lograr. Elementos Bsicos del sistema contable.14Los elementos bsicos de un sistema contable son: Documentos: Fundamentan una transaccin y poseen diversas formas, con base en las cuales se hacen sus registros; por ejemplo, recibos, facturas, notas, documentos valores, requisiciones, tiquetes, pedidos, vales, etc.13 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 1114 Sistemas Contables - Jairo Hernando Cardona. 1998- Pg. 13</p> <p>Al ingresar al sistema contable, los datos de los documentos o comprobantes de transaccin comercial, originaran listados.</p> <p> Listados o estados de Resumen: como por ejemplo los de cartera, los de cartera, los cuales pueden necesitarse para el balance general, para crear actuaciones que logren una mayor rotacin de cartera, y muchas otras contribuciones. Los estados Financieros: sirven para conocer en un momento dado cmo se encuentra un negocio o un ente econmico, y para obtener informes especiales, tales como la declaracin de renta y complementarios, de comercio, etc., Informes a los accionistas sobre como v la empresa, y otros que pueden necesitarse.Del sistema Financiero surge el sistema contable, alrededor del cual giran los subsistemas de Ventas, Produccin, Recursos Humanos, etc. A este sistema llega la informacin de todos los departamentos.Siempre que se va a conocer cmo se mueven determinadas operaciones, hay que partir de lo general hacia lo particular, para que el sistema quede bien estructurado a nivel contable.Los elementos bsicos del sistema son todos aquellos que generan movimientos, transacciones e informacin, que le dan vida y funcionamiento a la empresa. e) Objetivos del sistema en la empresa. Lograr efectividad en la informacin suministrada por el sistema en cuanto a la calidad, periodicidad y estructura. Mejorar el sistema de control interno, es decir, mejorar la informacin financiera, contable, operativa y de gestin, con el fin de proteger los activos de la empresa, lograr sus objetivos y misin. Disminuir el costo econmico de produccin de la informacin, los bienes y los servicios. Lograr competitividad en el medio. Sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad Evolucin de los Sistemas de Informacin Contables.En la primera poca de la informtica, los sistemas informatizados se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales. Mantenan controles e informes similares, es decir, repetan el mismo procedimiento pero con ordenador. Se recoga la misma informacin, se generaban los mismos informes, que se enviaban al mismo destinatario y se mantena la misma organizacin departamental. El entorno de trabajo era poco amigable y la aplicacin poco flexible pero, an as, supuso un avance espectacular la posibilidad de obtener los estados contables a partir de los datos del diario.El si...</p>