Procesos Administrativos y Contables.2

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PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA ADQUISICIN Y DOTACIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS EN EL MBITO PBLICO

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PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA ADQUISICIN Y DOTACIN DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOSAUTORA MARA INMACULADA MEDINA RODRGUEZ

INDICEPg.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

......................................

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CAPITULO II

MARCO TERICO

.

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CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

..

58

CAPTULO I EL PROBLEMA

INVESTIGACIN CUANTITATIVA

AMBIENTE

DONDE

ALCALDIA MUNICIPAL

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CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las organizaciones, tanto pblicas como privadas tienen como propsito fundamental la utilizacin adecuada de los recursos con que cuentan para alcanzar sus metas y objetivos. Para lograr dicho fin, la Gerencia de las mismas, conjuntamente con sus directivos, crean una serie de lineamientos, con la finalidad de implantar un control claro y preciso de los recursos financieros con los que cuenta, buscando con esto salvaguardar tales recursos. En este orden, los procedimientos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, de acuerdo a Esteves (2001) son procesos que se dan en todas las instituciones y niveles del Estado. Cada unidad departamental adscrita a dichas instituciones necesitan obtener bienes y servicios para cumplir con los objetivos y metas que se han planteado (p.17). De all radica la importancia en la implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, en este sentido, existen unidades orgnicas adscritas a las Alcaldas que estn facultadas para aplicar y establecer las pautas y guas en el desarrollo de los procedimientos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. Por otra parte, la Direccin de Administracin, de esas Alcaldas, adems de ser las encargadas del control y registro de la contabilidad de las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, tambin procesan y asignan, en conjunto con el Departamento de Presupuesto, el presupuesto anual correspondiente en

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concordancia con los planes de desarrollo plasmados en los planes operativos anuales (POA), y establecen los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios utilizados. Posteriormente deben presentar los Estados Financieros en las Memorias y Cuentas, exigido por el Estado.

En este orden Alvarz (2008) seala: La Unidad Departamental que tenga la necesidad de adquirir un bien, para su mejor funcionamiento y eficiencia dentro de la Alcalda, tiene que elaborar un memorndum u oficio, el cual es enviado al Departamento de Compras, que tiene fijado, dentro de sus funciones ms importantes, la programacin de compras, con el propsito de garantizar, de manera efectiva, el suministro de materiales (p.30). Asimismo el autor antes mencionado sostiene que los documentos y cuentas por pagar son partidas que conforman el pasivo, tanto de las empresas privadas como de las instituciones pblicas. stos se originan, entre otros, por transacciones que se realizan con los proveedores, bien sea, por la adquisicin de bienes o por la contratacin de servicios, y pueden surgir como consecuencia de la aplicacin de criterios estimativos de la gerencia.

En este sentido, Barone (2006) indica: La Direccin de Compras y Contratacin Pblica (ChileCompra) es un servicio pblico descentralizado que depende del Ministerio de Hacienda y est sometido a la supervigilancia del Presidente de la Repblica. Chile compra es el Sistema de Compras y Contratacin de bienes y servicios del Sector Pblico, una plaza de negocios administrada por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica, que permite el encuentro de compradores pblicos con los proveedores del Estado. Su objetivo es garantizar elevados niveles de transparencia, eficiencia y uso de tecnologas en el mercado de las compras pblicas, beneficiando as a empresarios, Organismos Pblicos y ciudadana. (p.20). Vale decir, que una de las grandes fallas que presentan los rganos y Entes de la Administracin Pblica, sean del mbito Nacional, Estadal o Municipal, es que no utilizan un inventario de materiales, que debe encontrarse ubicado en la Dependencia

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de Compras, y slo se limitan a satisfacer las demandas de papelera que tienen los Departamentos, Dependencias, Coordinaciones y Oficinas. Igualmente, Prez (2008) con respecto al tema en cuestin, expresa: Que la apropiacin de funciones, entre algunas oficinas, las cuales slo se limitan a la evaluacin y escogencia del proveedor, conlleva a que no se realice el proceso correctamente (p.26). Por ejemplo, el Departamento de Compras y Suministros, evala la cotizacin y la factura emitidas por el proveedor, hace una revisin del nombre o razn social del vendedor, su domicilio fiscal, el registro de informacin fiscal y sus pagos y contribuciones tributarias realizadas al Estado. Igualmente, la informacin contable que se genera, no se utiliza con idoneidad, slo se usan los detalles aportados por las conciliaciones bancarias para saber cunto es la disponibilidad del efectivo con que cuenta la Institucin, cuando el proceso debera conllevar a realizar una evaluacin ms profunda de los proveedores a escoger y por supuesto de la disponibilidad presupuestaria y financiera que tenga la institucin. Por consiguiente, ubicando el tema en el mbito Municipal, que es hacia donde esta investigacin se dirige, pareciera que en la Alcalda del Municipio Palavecino no hay evidencia alguna de que estas deudas con proveedores se originan mediante un criterio estimativo o por poltica de esta institucin. Estos compromisos surgen, algunas veces, por la necesidad que tiene este Organismo de abastecerse de bienes y servicios. Es significativo sealar que en este proceso slo se describen los compromisos hechos por la institucin, enfocados en las carencias que tienen dichas Direcciones, Coordinaciones y Oficinas y que van desde la presentacin de la necesidad del Servicio hasta su aplicacin. En algunos casos han existido usurpaciones de funciones entre Departamentos, la Unidad de Servicios Generales ha hecho peticiones a los proveedores sin cotizaciones algunas y sin previa consulta a la Direccin de Administracin. En cuanto a la disponibilidad financiera, hay un indebido recorrido de los

documentos en el desarrollo de los procedimientos, lo que trae como consecuencia

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que estos funcionen de manera errada. Pues primeramente se enva, desde la Coordinacin de Compras y Suministros, la Solicitud de Compras a la Direccin de Administracin para determinar si hay recursos financieros y, no a la Dependencia de Presupuesto para precisar si existe disponibilidad presupuestaria cuando debera ser al contrario, primero se verifica si la Oficina o Unidad Solicitante del bien posee en la partida la imputacin del gasto y seguidamente si la Administracin cuenta con el efectivo suficiente para cubrir dicha partida. Lo antes descrito lleva a considerar la necesidad de implementacin de mecanismos de controles y polticas que hagan seguimiento en el desarrollo de tales procesos, dado que en cuanto a los procesos administrativos y contables las direcciones de Administracin, Tesorera y el Departamento de Contabilidad de la Alcalda del Municipio Palavecino estn facultadas para aplicar, establecer, coordinar y llevar a cabo los mismos; e igualmente la Direccin de Administracin y la comisin de Contratacin de la Alcalda del Municipio estn facultadas para establecer y aplicar las pautas y guas en el desarrollo de los procedimientos para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, lo que implica establecer interrogantes como: El proceso administrativo y contable que lleva la Alcalda del Municipio Palavecino es suficiente y eficiente para garantizar que las adquisiciones y dotaciones de bienes y servicios se hagan conforme a la ley? Se cumplen los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino Se lleva a cabo el proceso administrativo y contable y el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino?. Las interrogantes antes descritas permitirn determinar los procesos

administrativos y contables llevados a cabo para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, y evaluar los niveles de eficiencia y eficacia de los mismos, para verificar su efectividad, estableciendo una relacin entre ellos, para posteriormente coadyuvar a que se lleven conforme a la ley, y as garantizar la buena

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utilizacin del patrimonio pblico del estado, en la alcalda del Municipio Palavecino. Asimismo contribuir a la implementacin de nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada

Objetivos

General

Determinar los procesos administrativos y contables

para la adquisicin y

dotacin de bienes y contratacin de servicios en la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Especficos Describir los procesos administrativos y contables que lleva la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Verificar el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios por parte de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. Comparar los procesos administrativos y contables y el cumplimiento de los trmites administrativos para la adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios por parte de Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara. . Justificacin

Las Alcaldas surgen por primera vez en Venezuela en el ao 1.990, rigindose por los lineamientos polticos y administrativos, definidos en conjunto por los Alcaldes y Concejales como institucin de derecho pblico, que tiene, entre sus objetivos,6

promover y prestar buenos servicios a la comunidad, dedicada a la recaudacin de Impuestos Municipales, los cuales constituyen una de sus principales fuentes de ingresos propios, que son posteriormente utilizados para la prestacin de servicios y construccin de obras para la comunidad. Es de hacer notar que las Direcciones de Administracin y Tesorera y el Departamento de Contabilidad, debera recopilar, registrar y analizar, entre otros aspectos, datos relativos a la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicios, los cuales son procesados mediante un flujo de actividades, realizadas en las diferentes Direccin y Departamentos adscritas a la Alcalda. Todo esto para producir informacin financiera y contable, de manera oportuna y confiable, que debe servir para la toma de decisiones administrativa, sin embargo, pareciera que esto se queda tericamente en la visin y misin. De all, que el presente estudio radica su importancia, en que tericamente se encamina a analizar las polticas administrativas y contables aplicadas, que se traducen en consecuencias del funcionamiento o no en la implementacin de normas y procedimientos contables, con lo cual se busca controlar la adquisicin de bienes y contratacin de servicios por parte de la Alcalda en estudio. Esta bsqueda pudiera traducirse en soluciones como: que los responsables de hacer o llevar a cabo los procedimientos contables sientan la necesidad de tener un manual de Procedimientos Administrativo lo cual investigacin. Igualmente, la investigacin est orientada, entre otros aspectos, al anlisis de los procedimientos administrativos y contables aplicados para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios. De all que la informacin que se obtenga servir para la profundizacin en el estudio de las reglamentaciones administrativas, existentes en dicha institucin, y contribuir a la implementacin de nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada. Profundizando investigacin de la maestra en gerencia de las finanzas y los negocios. Aunado a ello, servira como referente terico para otros estudios que analicen las competencias de los Municipios en cuanto al gobierno y administracin de los la lnea de pudiera convertirse en uno de los aportes de esta

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intereses propios y la gestin de las materias que la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y las leyes nacionales y locales les confieran en todo lo relativo a la vida local, en especial, la utilizacin eficiente del patrimonio pblico en la dotacin y adquisicin de bienes y contratacin de servicios, que a la larga influirn en la ordenacin y promocin del desarrollo econmico y social y prestacin de los servicios pblicos. De este modo, el estudio genera instrumentos para medir tanto la variable procesos administrativos y contables como la variable adquisicin y dotacin de bienes y contratacin de servicios, y que una vez validados y buscado su confiablidad adaptndolos en otros contextos, se aplique para buscar informacin fiable y que de respuestas a las necesidades planteadas en la investigacin. Desde la perspectiva del anlisis estadstico, la informacin de los referentes que sirven para calcular informacin en funcin al diseo investigativo se deja claramente establecidos el cmo y por qu aplicar anlisis inferencial y no descriptivo en investigaciones de carcter expostfacto.

Alcance

El estudio pretende determinar los procesos administrativos y contables llevados a cabo para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios de la Alcalda del Municipio Palavecino del Estado Lara, siendo este el lugar donde se llevar a cabo la investigacin, para ello necesitar: Estudiar cada unidad departamental que constituyen dicha institucin, donde se obtengan bienes y servicios, conformada por el Departamento de Servicios Generales, la Direccin de Administracin y la Comisin de Licitaciones creada para algunos tipos de adquisiciones que estn por encima de los parmetros establecidos en la Ley de Contrataciones Pbicas. Por tanto la poblacin estar conformada por cada uno de los trabajadores que estn adscritos a dichas unidades departamentales y la muestra ser censal, en el sentido que ser igual a la poblacin por ser finita.

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Implementar nuevas polticas y normas de control en lo que respecta a la situacin planteada. La investigacin se realizar, como se dijo anteriormente, en la Alcalda del Municipio Palavecino en un tiempo no mayor a un perodo presupuestario (enero a diciembre 2011), por cuanto el presupuesto es aprobado para un ao fiscal.

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CAPTULO II MARCO TERICO

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CAPITULO II

MARCO TERICO

El presente captulo est conformado por una revisin bibliogrfica-documental, que seala aspectos tericos que se han elaborado con respecto al objeto de este tema de estudio, basado en las posiciones o enfoques de diferentes autores. En tal sentido, se debe procurar obtener informaciones de autores, cuyas investigaciones sean afines con este tpico, adems se insertan aspectos entre los cuales se destacan, los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales, definicin de trminos bsicos y sistemas de variables.

Antecedentes de la Investigacin

Antes de indicar los antecedentes de la investigacin, se precisa...