MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL de procedimientos/MANU · Manual de Procedimientos Índice Presentación…

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  • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

    RECURSOS HUMANOS

    Agosto, 2011.

  • Manual de Procedimientos

    ndice

    Presentacin I

    Organigrama II

    Simbologa III

    Descripcin de Procedimientos IV

    1 Oficina de Nmina

    1.1 Emisin de la Nmina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada. 1

    1.2 Emisin de la Nmina de Gratificacin Extraordinaria (Compensacin). 10

    2 Oficina de Administracin de Personal

    2.1 Reclutamiento de Personal. 18 2.2 Contratacin de Personal. 22 2.3 Contratacin de Prestadores de Servicios Profesionales Independientes. 27 2.4 Afiliacin y/o Reingreso ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. 36 2.5 Modificacin de Percepciones o baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. 41 2.6 Induccin al Personal de Nuevo Ingreso. 46 2.7 Elaboracin de Credenciales Institucionales de Identificacin. 49 2.8 Registro y Control de Permisos. 52 2.9 Control de Incidencias. 55 2.10 Apoyo para la Adquisicin de Anteojos y Lentes de Contacto. 58 2.11 Movimientos de Baja del Personal. 63 2.12 Coordinacin de Eventos Deportivos, Culturales y de Festejos Oficiales. 68 2.13 Asignacin y Control de Becarios. 73 2.14 Asignacin y Control de Servicio Social. 78

    Directorio Firmas de Autorizacin

    V VI

  • Manual de Procedimientos I

    Presentacin

    Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administracin

    Pblica que procure alcanzar la visin de un mejor Veracruz. Entre los objetivos establecidos en

    este Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, en su conjunto, buscan atender las expectativas

    que demanda un Gobierno ordenado, honesto y transparente.

    En este sentido, se estableci como estrategia: elevar la calidad de la gestin, y entre sus

    acciones se incluye la actualizacin de las disposiciones administrativas; as como incentivar una

    mayor eficiencia interinstitucional.

    Para dar cumplimiento a estas acciones, la Contralora General llev a cabo la actualizacin de su

    marco administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemtica realizan cada una

    de las reas que la integran.

    En este contexto, el presente Manual de Procedimientos es el resultado del proceso de

    actualizacin, realizado conjuntamente por el Departamento de Recursos Humanos de la Unidad

    Administrativa y la Direccin General de Desarrollo Administrativo.

    El Manual de Procedimientos tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de apoyo, para

    identificar quin y cmo se realizan las actividades que dan cumplimiento a las atribuciones que el

    Reglamento Interior de la Contralora General le confiere a la Unidad Administrativa, y contiene los

    siguientes apartados:

    Organigrama, que muestra las reas que integran el rea.

    Simbologa, indica el nombre y significado de los smbolos utilizados en los diagramas de flujo

    de cada procedimiento.

    Descripcin de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas, descripcin narrativa y

    diagrama de flujo de las actividades que efectan las reas que integran el Departamento de

    Recursos Humanos.

    Directorio, con los nombres de los principales servidores pblicos del rea.

    Firmas de autorizacin, a travs de las cuales se precisa la responsabilidad de cada rea en la

    elaboracin, revisin y autorizacin del documento.

  • Manual de Procedimientos

    II

    Organigrama

    CONTRALOR

    GENERAL

    UNIDAD ADMINISTRATIVA

    DEPARTAMENTO DE TECNOLOGAS DE LA

    INFORMACIN

    DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    DEPARTAMENTO DE RECURSOS

    FINANCIEROS

    DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

    Y SERVICIOS GENERALES

    OFICINA DE ADMISTRACIN DE

    PERSONAL

    OFICINA DE NMINA

  • Manual de Procedimientos III

    Simbologa Terminal Indica el inicio y trmino del procedimiento. Operacin Representa la ejecucin de una actividad o acciones a realizar con excepcin de decisiones o alternativas. Decisin y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificacin de decisiones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento. Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informtico Indica el uso de un sistema informtico en el procedimiento. Pasa el tiempo Representa una interrupcin del proceso. Conector de actividad Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de pgina Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagrama de flujo. Direccin de flujo o lneas de unin Conecta los smbolos sealando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Aclaracin Se utiliza para realizar una aclaracin correspondiente a una actividad del procedimiento.

  • Manual de Procedimientos III

    Disquete Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad magntica. Disco compacto Representa la accin de respaldar la informacin generada en el procedimiento en una unidad de lectura ptica. Preparacin o Conector de procedimiento Indica conexin del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito. Direccin de flujo de actividades simultneas Conecta los smbolos sealando el orden simultneo de dos o ms actividades que se desarrollan en diferente direccin. Objeto Es la representacin grfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

  • Manual de Procedimientos IV

    DESCRIPCIONES DE PROCEDIMIENTOS

  • Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humanos/Oficina de NminaEmisin de la Nmina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada

    INICIO

    ELABORA

    OFICIO O-1

    SOLICITANDO DESCONGELAMIENTO DE PLAZA Y NMERO

    DE PERSONAL

    RECABA FIRMA Y ENVA

    TITULARES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DEL

    DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    OFICIO

    DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN DE LA

    SEFIPLAN

    OFICIO

    SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DE

    LA SEFIPLAN

    C EXPEDIENTE

    C

    RECIBE

    RESPUESTA

    C EXPEDIENTE

    CAPTURA Y VERIFICA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

    ELABORA Y RECABA FIRMA

    AVISO DE MOVIMIENTO O TRANSFERENCIA DE PERSONAL

    O-4

    TITULARES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DEL

    DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    ENTREGA

    AVISO DE MOVIMIENTO O TRANSFERENCIA DE PERSONAL

    1

    3

    4

    2

    O

    DEPTO. DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA SEFIPLAN

    INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO

    EXPEDIENTE

    INTERESADO

    EXPEDIENTE DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL

    1

    C

  • Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humanos/Oficina de NminaEmisin de la Nmina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada

    OFICIO DE ALTA

    MOVIMIENTO DE PERSONAL

    1

    QU TIPO DE MOVIMIENTO

    SE HIZO EN LA NMINA?

    ELABORA Y ANEXA

    OFICIO DE ALTAO-1

    DATOS GENERALES

    FORMATO DEL SAR

    FORMATO SEGURO DE

    VIDA

    AFILIACIN AL IMSS

    C

    C

    C

    C

    RECABA FIRMA, ENVA Y

    ENTREGA

    OFICIO DE ALTAO

    DATOS GENERALES

    FORMATO DEL SAR

    FORMATO SEGURO DE VIDA

    AFILIACIN AL IMSS

    C

    C

    C

    C

    DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

    TRABAJADOR

    C

    C

    EXPEDIENTE

    ELABORA

    OFICIO DE MODIFICACIN DE PERCEPCIONES O-1

    SOLICITANDO CONSTANCIA D ANTIGEDAD

    RECABA FIRMA Y ENVA

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    OFICIO DE MODIFICACIN DE PERCEPCIONES O

    1

    DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

    EXPEDIENTE

    C

    RECIBE

    EXPEDIENTE

    C

    DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL

    CONSTANCIA DE ANTIGEDAD

    CAPTURA ALTA Y VERIFICA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

    2

    TRANFERENCIA DE PERSONAL

    OFICIO DE CAMBIO DE ADSCRIPCIN

    ELABORA, RECABA FIRMA

    Y ENTREGA

    O

    1

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN

    C

    EXPEDIENTE

    CAPTURA Y VERIFICA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

    3

  • Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humanos/Oficina de NminaEmisin de la Nmina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada

    2

    EXPEDIENTE

    C

    CAPTURA BAJA Y VERIFICA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

    RECIBE

    SOLICITUD DE LICENCIA O

    ELABORA, RECABA FIRMA

    Y ENTREGA

    OFICIO O

    1

    2

    SOLICITUD DE LICENCIA

    TRABAJADOR

    TITULAR DE LA UNIDAD PRESUPUESTAL DE ADSCRIPCIN

    DEL TRABAJADORTITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

    RECURSOS HUMANOS

    RECIBE

    RENUNCIA

    FIN

    3

    SE CONGELA AUTOMTICAMENTE

    LA PLAZA

    4

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

    CAPTURA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

    OFICIO DE CAMBIO DE PLAZA

    ELABORA, RECABA FIRMA

    Y ENTREGA

    O

    1

    TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

    SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN

    EXPEDIENTE

    C

    CAPTURA Y VERIFICA

    SISTEMA DE NMINA BSICA

  • Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Humanos/Oficina de NminaEmisin de la Nmina de Base y Contrato Individual de Trabajo por Tiempo y Obra Determinada

    O

    C

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE

    RECURSOS FINANCIEROS

    C

    4

    REAS EXTERNAS DE LA CONTRALORA GENERAL Y CAJA

    RECIBE Y REVISA

    NMINA1T

    ELABORA Y RECABA FIRMA

    RELACIN DE ENTREGA O

    TRABAJADOR

    ARCHIVA

    ESTADOS DE CUENTA

    RELACIN DE ENTREGA

    O

    FIN

    ELABORA, RECABA FIRMA Y ENTREGA

    TARJETA INFORMATIVA

    CIFRAS CONTROL

    REPORTES PROGRAMTICOS

    DE PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

    LISTADOS ALFABTICOS

    FORMAS VALORADAS

    TARJETA INFORMATIVA

    C

    TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

    CHEQUES EN SU CASO

    INTEGRA Y ELABORA

    NMINA

    ACUSE DE RECIBO

    PARA PAGADORES

    HABILITADOS DE LOS OIC

    CHEQUES

    ACCESA

    SISTEMA DE DEPSITO BANCARIO

    DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA SEFIPLAN

    RECIBE

    ESTADOS DE CUENTA 1T

    C

    FIN

  • CG/UA-RH

    11

    Procedimiento Nombre: Emisin de la Nmina de Gratificacin Extraordinaria (Compensacin).

    Objetivo:

    Preparar oportunamente la integracin y emisin de las percepciones por concepto de pago de nmina que le corresponden a los servidores pblicos adscritos a la Contralora General.

    Frecuencia: Mensual.

    Normas

    Los sueldos de los Servidores Pblicos no debern rebasar los lmites de percepciones ordinarias netas autorizados para las Dependencias y Entidades en el Presupuesto de Egresos correspondiente a cada ejercicio fiscal. Toda modificacin salarial deber ser autorizada por la Contralora General. El requerimiento para elaborar la Nmina de Gratificacin Extraordinaria, es decir los movimientos correspondientes a las altas, bajas, cambios de adscripcin e incrementos o decrementos de sueldo, sern firmados por la Contralora General y el Jefe de la Unidad Administrativa, y sern remitidos a la Secretara de Finanzas y Planeacin, para su autorizacin, durante los primeros ocho das naturales de cada mes. Se incluirn, como anexo, los descuentos por faltas y retardos del mes inmediato anterior, as como las deducciones por adeudos contrados por los trabajadores, como resultado de los convenios realizados entre la SEFIPLAN y empresas con actividad mercantil y/o de servicios.

    Las empresas de crdito debern remitir al Departamento de Recursos Humanos a mas tardar el da 5 de cada mes, el listado de prstamos a los trabajadores; para as elaborar el Anexo de descuentos respectivo.

    Para la emisin de la nmina de Gratificacin Extraordinaria se contar con disponibilidad presupuestal para cada una de las reas que integran la Contralora General.

    La Ministracin de Recursos se deber de enviar al Departamento de Gratificacin Extraordinaria de la Subdireccin de Recursos Humanos de la SEFIPLAN, a ms tardar el da 21 de cada mes. El pago de la nmina de Gratificacin Extraordinaria se emitir slo a los trabajadores que estn vigentes en el sistema. El personal que cause baja durante el Ejercicio Fiscal, percibir proporcionalmente su gratificacin anual, en el mes posterior a la baja. Al terminar el proceso de emisin de nmina se deber aplicar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a cada uno de los trabajadores, sin que por ello se les realice la retencin correspondiente. El Anexo 7-A es el formato que muestra el importe del ISR del mes que corresponde, se remitir al Departamento de Recursos Financieros de la Contralora General, incluyendo el generado en la nmina de

  • CG/UA-RH

    12

    Normas base y contrato. A travs del Sistema de Nmina de Compensacin, que cuenta con Mdulos de Proceso, se emitirn los siguientes reportes: Clculo de cuotas al Seguro Social se emite un listado para su validacin contra el papel de trabajo de conciliacin. Clculo de Impuesto Sobre la Renta se imprimen muestras para validacin. Pensiones Alimenticias para aplicarlas a los trabajadores que por instruccin judicial se encuentren en este caso. El Mdulo de Pliza del Sistema de Administracin Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV) generar la pliza para entregar al Departamento de Recursos Financieros para su aplicacin respectiva.

    El Sistema de Nmina de Compensacin actualizar un acumulado de cifras en la que se visualizan los montos ejercidos. En la fecha de calendario emitido por la SEFIPLAN, que indica el da en que se debe enviar el depsito de las segundas quincenas de Nmina Bsica, tambin se realizar la dispersin bancaria del personal que cobra nmina de Gratificacin Extraordinaria (slo compensacin).

    Fecha Elabor Revis Autoriz

    Elaboracin Autorizacin Direccin General de Desarrollo Administrativo

    Unidad Administrativa

    Contralor General Agosto/2011 Agosto/2011

  • CG/UA-RH

    13

    rea Actividad Descripcin Oficina de Nmina

    1

    2 3

    4

    5

    6

    7

    8 9

    10

    11

    Recibe de parte del Titular del Departamento de Recursos Humanos, los Formatos de movimientos de personal en original, autorizados por la Unidad Administrativa; correspondientes a alta, baja, cambio de adscripcin o puesto, enviados por los Titulares de Unidades Presupuestales.

    Recibe de los Titulares de las Unidades Presupuestales, el Oficio de solicitud de promocin o modificacin de sueldos (incrementos y/o decrementos) para determinado trabajador; para acuerdo, firma de autorizacin y visto bueno de los Titulares del Departamento de Recursos Humanos y Unidad Administrativa de la Contralora General. Elabora el Papel de trabajo de los movimientos de personal del respectivo mes, para revisin y, recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe de Departamento de Recursos Humanos de la Contralora General. Elabora el Oficio de altas y modificacin de percepciones en original, debidamente requisitado, para que se realice el trmite ante el IMSS y enva al Departamento de Seguridad Social de la SEFIPLAN. Verifica en el Sistema Control de Asistencias, las incidencias por conceptos de retardos y/o faltas del mes inmediato anterior (excepto de los perodos vacacionales) y elabora Anexo para el requerimiento y descuentos aplicados a los trabajadores. Conecta con el Procedimiento Control de Incidencias. Elabora el Anexo de descuentos correspondientes a los prstamos solicitados por los trabajadores. Elabora el Formato de requerimiento del mes,...

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