Manual de Procedimientos Contables-Administrativos

  • Published on
    24-Jun-2015

  • View
    3.467

  • Download
    0

Transcript

<p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO</p> <p>MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS CAJAS DE AHORRO, FONDOS DE AHORRO Y ASOCIACIONES DE AHORRO SIMILARES</p> <p>CARACAS, MAYO DE 2007</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 2</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES- ADMINISTRATIVOS</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 3</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>INTRODUCCIN</p> <p>En el presente manual elaborado por la Direccin de Control y Fiscalizacin de la Superintendencia de Cajas de Ahorro, conjuntamente con la colaboracin de las firmas Torres Torres &amp; Asociados, tiene por objeto facilitar una herramienta de trabajo a las Cajas de Ahorro, a fin de que las mismas dejen de erogar altos costos por su adquisicin. Por tal motivo esta Superintendencia se fij como meta la publicacin y distribucin de este trabajo de forma gratuita a todas las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares inscritas en este Organismo. En el mismo se indica en forma detallada los pasos a seguir para el registro de la</p> <p>Contabilidad de las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, que se rigen por la Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares (Gaceta Oficial No 38.477 de fecha 12 de Julio de 2006) Dicho procedimiento contable fue elaborado tomando en cuenta lo establecido en la normativa legal vigente que rige el Cdigo de Comercio de Venezuela, y las circulares No 01,02,03,04,05,06,07,08 y 09 emanadas de la Superintendencia de Cajas de Ahorro. As mismo, servir para informar a los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia, el procedimiento a seguir para el registro de la contabilidad, elaboracin de los Estados Financieros con saldos razonables, y toma de decisiones. Cabe destacar, que en la medida que la Asociacin establezca los controles necesarios, previstos en la normativa legal vigente, y sus Estatutos, esto conllevar a la obtencin de Ganancias de la Institucin, que se traduce en un beneficio para el afiliado. Es por ello, que sus administradores tendrn que mantenerse vigilantes de las actuaciones que se efectan y que no estn ajustadas a lo exigido por la citada normativa, a fin de efectuar las correcciones de stas en forma oportuna.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 4</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 5</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>I. DE LOS LIBROS CONTABLES Y SUS REGISTROS 1- El Artculo 32 del Cdigo de Comercio, establece que se deben llevar los siguientes libros: Diario Mayor De Inventario y Balance Auxiliares que considere conveniente.</p> <p>2. Los Libros Diario y de Inventario antes de ponerse en uso, deben ser: presentados ante uno de los Organismos indicados a continuacin: Tribunal, Registro Mercantil, Juzgado de la localidad, o la Superintendencia de Cajas de Ahorro para su respectiva autorizacin. 3. En el libro Diario, se asentara da a da las operaciones que se efecten en la Asociacin, reflejando el deudor y el acreedor o se resumirn mensualmente, los totales de la operacin conservando todos los documentos o soportes probatorios de las transacciones efectuadas da a da. (Artculo 34 del Cdigo de Comercio.) 4. El libro de Inventario debe contener una descripcin estimatoria de todos los bienes muebles e inmuebles y, de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculadas a la Asociacin. El libro de Inventario debe cerrarse con el Balance General y el estado de Ganancias y Perdidas, los cuales debern estar firmados por los miembros de los Consejos de Administracin y Vigilancia, respectivamente. (Articulo. 35 del Cdigo de Comercio.) 5. Evitar cometer errores en los libros contables, tales como: Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. Dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, tachaduras y enmendaduras. Borrar los asientos o partes de ellos. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. (Artculo 36 del Cdigo de Comercio.)</p> <p>6. Los errores y omisiones que se cometan al efectuar un Asiento de Diario, puede corregirse con la elaboracin de un nuevo asiento, en la fecha en que se note la falta. (Artculo 37 del Cdigo de Comercio.) 7. Adems de los Libros Oficiales antes referidos, se deben Llevar Los siguientes auxiliares: Libro de Caja Chica: Debe contener la relacin de las facturas de los gastos con sus respectivas fechas y montos. Aqu se indica la fecha y monto de la reposicin efectuada.</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 6</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>De Bancos: Con relacin a la cuenta corriente, esta debe contener todo lo ingresado por concepto de depsitos y notas de crditos, y de egresos correspondiente a la salida de cheques y notas de dbitos. Igual tratamiento se le dar a las cuentas de ahorro.</p> <p> Colocaciones e Inversiones: Contendr informacin detallada de los instrumentosFinancieros, tales como: banco emisor, monto invertido, fecha de emisin y vencimiento (plazo), tasa y beneficiario. Prstamos por Cobrar: Debe contener informacin detallada de los tipos de prstamos que tiene cada afiliado y, las retenciones efectuadas por este concepto. Cuentas por Cobrar: Debe reflejar informacin de las transacciones que originaron las mismas. Aportes y Retenciones de socios por Cobrar. Debe indicar informacin de los montos adeudados por la empresa o ente Oficial.</p> <p> Cuentas por Pagar. Debe transcribirse el detalle de todos sus compromisos uobligaciones contrados por la Asociacin. De Activos Fijos: Debe contener informacin de los bienes muebles e inmuebles, indicando el monto y la fecha de su adquisicin. Igualmente, se deber controlar la depreciacin de estos bienes, en este mismo libro. De Ahorros Estatutarios, Voluntario y Oficial. En este libro se controlar la informacin referente a lo ingresado por concepto de ahorro estatutario y voluntario. Control de inventarios: Las Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares, que compren artculos para la venta debern controlar dichos inventarios. Se debe dejar constancia del mtodo de valoracin de estos inventarios.</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 7</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>II. FORMAS EN QUE PUEDEN SER REGISTRADA LA CONTABILIDAD 1. EN FORMA MANUAL Ordenar archivos de documentos por mes. Todo registro contable debe estar debidamente soportado por los documentos, que originaron la operacin. Dar uso a los libros contables previstos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio, y llevar los mismos de acuerdo a lo sealado en los artculos 33, 34, 35, 36, 37 y 38 de la citada Ley. Utilizar el Modelo de Cheque Voucher o Comprobante, el cual debe poseer una numeracin en forma sucesiva. En este cheque se debe dejar evidencia como medida de control interno de la identificacin legible de las personas quienes elaboran, revisan, contabilizan y aprueban las operaciones contables, as como tambin de su beneficiario, este ltimo debe colocar su cdula de identidad. Se recomienda disear este formato con las respectivas casillas (VER ANEXO 1) Colocar a los cheques los sellos de NO ENDOSABLE Y EL DE CADUCIDAD. Utilizar el sello de ANULADO, en todos aquellos formatos que posean numeracin y que hayan sido inhabilitados. Utilizar el formato de Asiento de Diario, al contabilizar las operaciones. Dicho formato debe contener las casillas correspondiente a la identificacin legible de las personas que realizan, revisan, autorizan y contabilizan las transacciones. (ANEXO 2.) Los comprobantes de ingresos deben estar numerados en forma sucesiva, y en el mismo se debe indicar, el concepto del ingreso y monto, igualmente debe contener la identificacin legible de las personas que elaboran y revisan. (ANEXO 3).</p> <p> En los casos de que se lleven fondos de caja chica, estos deben ser soportados, cada vez que se haga la reposicin de los mismos. El monto de Caja Chica debe ser establecido por los miembros del Consejo de Administracin, y el mismo debe ser utilizado para gastos menores. Es recomendable elaborar un reglamento para el manejo de la caja chica. Se deben efectuar arqueos sorpresivos a los fondos de Caja Chica. Las personas que realicen estos arqueos deben ser diferentes a la persona que tiene bajo su custodia dicho Fondo, es decir esta funcin debe ser ejecutada por un miembro del Consejo de Vigilancia. Llevar los libros auxiliares actualizados mensualmente, y vigilar de que sus saldos se correspondan con los existentes con el libro Mayor. En el caso de que se reflejen diferencias, debe procederse a su revisin y ajuste respectivo.SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 8</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p> Los registros auxiliares de Bancos deben ser conciliados mensualmente, para evitar mantener partidas con una antigedad superior a tres meses, y Partidas sin registrar en la contabilidad. Se debe elaborar un formato para las Conciliaciones Bancarias. Los montos de capital invertidos en instrumentos financieros, deben poseer sus respectivos ttulos como soporte de colocacin. Se debe habilitar archivos de expedientes de los Asociados, los cuales deben estar soportados con los documentos de las operaciones efectuadas. Dichos archivos pueden estar controlados, por el nmero de cdula de identidad o por los apellidos de los asociados. En los casos de Prstamos Hipotecarios, se debe controlar en forma estricta la documentacin, que avalan dichos crditos. Los archivos contables deben mantenerse en un lugar seguro. Dar cumplimiento a las Circulares 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 emanadas por la Superintendencia de Cajas de Ahorros. (ANEXO 4.) Se deben elaborar Los Estados Financieros en forma mensual, y Los correspondientes al final del ejercicio econmico, tienen que ser auditados por una firma de Contadores Externos debidamente inscrita a la Superintendencia y luego ser aprobados por la asamblea de socios, conjuntamente con los miembros de los consejos de Administracin y de Vigilancia. Deben mantener un control de la nmina del personal de la Asociacin. Facilitar la informacin necesaria a los auditores externos para la elaboracin de la Auditoria Externa. Se deben emitir Estados de Cuentas a los asociados, con la periodicidad, que establece los Estatutos de la Asociacin. /</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO ENTRE LAS ESQUINAS DE CARMELITAS Y ALTAGRACIA, EDIFICIO NORTE DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS, MEZZANINA CARACAS, DISTRITO CAPITAL TELFONOS: (0212) 802.34.03/802.34.14 pagina Web: www.mf.gov.ve 9</p> <p>REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS FINANZAS</p> <p>2. EN FORMA MECANIZADA Se deben ingresar los datos tales como: nmero, Fecha, cdigo contable exigido por la Superintendencia de Cajas de Ahorro, descripcin de las operaciones y el monto de la operacin en el sistema computarizado, a fin de confirmar los respectivos asientos de diario, y procesar los libros diario, mayor y auxiliares requeridos para el buen funcionamiento de la asociacin. Se recomienda adquirir un programa especfico para Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares. Proceder a recopilar mensualmente los registros computarizados tales, como listados (de Asientos de Diario, Mayor e inventarios), listados financieros, as como los respectivos libros auxiliares, y mantenerlos en un lugar seguro. Todas las operaciones deben ser debidamente soportadas. Independientemente de tener registros en forma mecanizada, se tienen que llevar los libros manuales exigidos en el artculo 32 del Cdigo de Comercio. Dar cumplimiento a los otros puntos sealarlos en el aparte de la contabilidad manual. El Consejo de Administracin tiene que consignar al cierre de cada trimestre, un Balance General, Estado de Ganancias y Prdidas, el monto de los haberes y el nmero de asociados dentro de los 30 das continuos siguientes al cierre de cada trimestre. En caso de que no se pueda cumplir con esta norma, se tendr que solicitar a La Superintendencia de Cajas de Ahorro, por escrito una prrroga que no puede exceder de quince (15) das continuos antes del vencimiento del trmino establecido. Por otra parte, se debe consignar ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro, dentro de los noventa (90) das continuos siguientes al cierre del ejercicio econmico, los Estados Financieros en original, auditados por un contador o firma de contadores pblicos externos debidamente colegiados, registrados ante la Superintendencia de Cajas de Ahorro. En caso de no cumplir con este requisito en el plazo referido, se podr solicitar por escrito una prrroga que no puede exceder de cuarenta y cinco (45) das continuos antes del vencimiento del trmino establecido. Los Estados Financieros, trimestrales y anuales as como la auditoria externa efectuada al cierre del ejercicio econmico, deben presentarse de acuerdo con el Cdigo de Cuenta Contable y dems Normas Operativas elaboradas por la Superintendencia de Cajas de Ahorro. /</p> <p>SUPERINTENDENCIA DE CAJAS DE AHORRO E...</p>

Recommended

View more >