Manual de Procedimiento - Auditorias Internas

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    01-Mar-2016

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Modelo de Procedimiento de Auditorias Internas

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PROCEDIMIENTORevisado:JGIVersin:01AUDITORIAS INTERNASAprobado:GGFecha:01/05/2014Pgina:4 de 11PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS1. OBJETIVOS Y AMBITO DE APLICACINLlevar a cabo con eficacia el proceso de auditoras internas, desde la planificacin y diseo hasta su ejecucin e informacin de resultados.2. ALCANCELas auditoras internas de la gestin integrada verifican si los diversos elementos del sistema integrado de gestin de la organizacin son conformes con los requisitos dictados por las norma ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS18001:2007, ley 29783 y con los requeridos por el sistema de gestin y con los objetivos integrados de calidad, ambiental, salud y seguridad ocupacional fijados de la empresa.3. DEFINICIONES Auditor: Persona cualificada para realizar auditoras de sistemas de gestin. Auditora: La auditora de sistemas integrados es un examen metdico que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, adems de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Auditora interna: Auditoras llevadas a cabo por la organizacin a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestin integrado, por un lado, es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la normas y con los requisitos del sistema establecidos por la organizacin; y por otro lado, si el sistema integrado de gestin se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. No Conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos fijados por el sistema integrado de gestin de la empresa. Comprende la ausencia o separacin, en relacin con los requisitos especificados, de una o ms caractersticas de la calidad, desempeo ambiental, salud y seguridad ocupacional de uno o ms elementos del sistema integrado de gestin, ya sean materiales o procesos (actividades). Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora, u oportunidades de mejora. Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de auditoria4. MODO DE ACTUAR4.1. Requisitos para la figura del auditor internoEl perfil requerido para la figura del auditor interno queda definido en las fichas de puestos de trabajo segn el Manual de Procedimiento Gestin de Recursos Humanos. El motivo por el que los auditores no deban auditar su propio trabajo, se debe a que las personas que estn realizando constantemente una tarea, la conocen tan bien que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han pensado y que un tercero puede detectar mejor y, por otra parte, su implicacin puede impedirles una ponderacin objetiva.4.2. Frecuencia de las Auditoras InternasLas auditoras internas se realizan generalmente una vez al ao, y son planificadas por el responsable de la Gestin Integrada de la empresa de modo que el informe de los resultados obtenidos est preparado con tiempo suficiente para su presentacin en la Revisin del Sistema Integrado de Gestin de la empresa. (Ver Manual de Procedimientos - Planificacin y Revisin del Sistema).Durante esta revisin se analiza, en base a las evidencias de las auditoras, si el periodo establecido para la realizacin de las auditoras internas programadas asegura la eficacia continua del sistema.Adems de estas auditoras internas anuales, pueden programarse auditoras internas extraordinarias por alguna de las razones siguientes: Cuando se han realizado cambios significativos en las reas funcionales, como por ejemplo, reorganizaciones y revisin de procedimientos, nuevos procesos, etc. Ante la necesidad de verificar que las acciones correctivas requeridas han sido tomadas y puesta en marcha con eficacia. La frecuencia de la auditora anual no es suficiente para algn proceso concreto y precisa de auditoras ms frecuentes. Estas frecuencias dependen de las actividades y su importancia.4.3. Criterios de auditoraLos criterios de auditora son los especificados en las normas de referencia ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y ley 29783 en la versin que se audite en cada momento, adems de los requisitos establecidos por la organizacin para cada proceso, reflejados en las hojas de ruta.4.4. Diseo de la auditoraLa auditora interna anual se divide en diversas auditorias. Una auditoria general dirigida al sistema de gestin integrada para verificar que cumple con cada uno de los requisitos dispuestos por las normas y leyes de referencia y, otras dirigidas a cada uno de los procesos que forman parte de dicho sistema.El responsable del departamento de Gestin elabora, revisa y actualiza si es necesario (en este mismo procedimiento), cada una de estas hojas de ruta, para verificar que recogen cualquier aspecto que precise ser auditado.Esta labor es a su vez revisada o auditada cada tres aos durante la auditora de tercera parte, de certificacin o renovacin, por parte de una entidad independiente.Para la auditoria general del sistema se sigue la hoja de ruta adjunta y para las auditorias dirigidas a cada uno de los procesos del sistema, se siguen las hojas de ruta mostradas.4.5. Planificacin y Programacin de Auditoras InternasLa ejecucin de las auditoras ha de preverse con suficiente anticipacin como para que los resultados de las mismas, estn preparados para su presentacin en la revisin anual programada del sistema integrado de gestin.El responsable de Gestin elabora y aprueba con suficiente antelacin un Plan Anual de Auditoras Internas, donde se recogen, adems de la auditora general, cada uno de los procesos que han de ser auditados en este periodo en curso, las hojas de ruta que han de seguirse para cada uno de ellos, el/los auditor/es responsable/s y el rango de tiempo dentro del cual ha de ejecutarse cada auditora.Dentro de este rango de tiempo y por tanto antes de la revisin del sistema, las fechas de cada una de las sub auditorias son concretadas por el auditor interno y por los responsables de las reas a auditar.Tras consensuar estas fechas, el auditor interno planifica cada sub auditoria y antes de ejecutarla pasa el Programa de Auditoria Interna al responsable del rea a auditar, segn el formato del Anexo 2, en el que se indica la fecha acordada, los documentos, archivos y registros que han de prepararse, y el horario a seguir.4.6. EjecucinLlegada la fecha de la auditoria, el auditor interno informa al responsable del rea a auditar sobre la finalidad de la auditoria y sus fases.Tras esto procede a ejecutar la auditoria en compaa del responsable del rea. Ir chequeando y valorando con ayuda de la hoja de ruta, cada uno de los requisitos indicados. Conforme se descubran evidencias de incumplimientos o posibles mejoras, estas sern anotadas por el auditor en la hoja de ruta y comentadas con el responsable del rea.4.7. Conclusiones de la auditora internaPosteriormente, el auditor elabora el Informe de la Auditora Interna donde registra las deficiencias encontradas. El informe de la auditora ser consensuado con el responsable del rea auditada y sus colaboradores de manera que se produzca un reconocimiento colectivo de la situacin y una aceptacin de la necesidad de aplicar las medidas correctivas que sean precisas. El responsable del rea, tras firmar el informe, se queda con una copia que utiliza para ir estudiando posibles acciones correctivas, que se presentarn para su aprobacin en la Revisin del Sistema tras ser debatidas segn se establece en el Manual de Procedimiento - Planificacin y Revisin del Sistema. Las No Conformidades encontradas se tratarn tal y como se dispone en el Manual de Procedimiento-Gestin de Incidencias, segn el cual se estudian las acciones necesarias para solventar dichas no conformidades.4.8. Seguimiento de las acciones acordadasPara cada una de las acciones acordadas (derivadas de la deteccin de no conformidades o de acciones de mejora) se seguir lo establecido en el Manual de Procedimiento - Gestin de Incidencias.5. NO CONFORMIDADES DE ESTE PROCESOLas no conformidades ms fciles de detectar para este proceso en concreto, pueden ser el incumplimiento de plazos de las auditoras programadas, la falta de alguna sub auditoria al llegar la fecha de la revisin del sistema, la falta de informes, y en definitiva cualquier incumplimiento de lo establecido en este procedimiento documentado.Pueden ocurrir otro tipo de no conformidades ms difciles de detectar, como incumplimiento de algn requisito de la norma, o incompleta definicin de las hojas de ruta. Esto delatara una falta de formacin e informacin en la figura del auditor interno y/o del responsable de gestin de calidad, pero al ser las personas que ms dominan la norma y el sistema dentro de la empresa, probablemente estas deficiencias o errores no podrn ser identificadas ms que durante las auditoras de tercera parte, es decir, auditorias de seguimiento y renovacin.Por tanto, se entiende y acepta que sean las entidades externas las que auditen el proceso de auditoras internas, aunque esto no descarta que tanto el auditor interno como el responsable de gestin puedan abrir las no conformidades comentadas al principio de este apartado.Para las no conformidades encontradas y relativas a este y otros procesos, se siguen las pautas establecidas en el Manual de Procedimiento - Gestin de Incidencias.6. SITUACIONES EXCEPCIONALESNo se realizarn auditoras interna a Gerencia ya que es quin encarga o en nombre de quin se realizan las auditoras internas.Nadie podr auditar su propio trabajo por lo que el proceso de auditoras internas se limita a ser auditado por las auditoras de tercera parte tal y como se ha detallado en el apartado anterior.7. RESPONSABILIDADESNRESPONSABLEACTIVIDAD1Responsable de Gestin Revisa y mantiene actualizadas (como anexos a este procedimiento documentado) y acordes a la versin de las normas vigentes, requisitos legales y a los requisitos de la organizacin{on, las hojas de ruta para las auditoras internas.2Acompaa a los auditores externos durante las auditorias de certificacin y/o renovacin y las realizadas por los clientes de la empresa.3Determina la frecuencia de las auditoras y la necesidad de realizar auditoras extraordinarias. .4Nombra el equipo auditor.5Presenta en la revisin del sistema los informes de las auditorias realizadas.6Colabora con los responsables de las reas auditadas en la determinacin de acciones correctivas y preventivas para paliar las deficiencias encontradas.7Mantiene los registros requeridos por este procedimiento1Auditores InternosConcretan y comunican al responsable del rea auditada el horario y contenido de la auditora.2Auditan las reas asignadas segn se establece en este procedimiento3Elaboran un informe de la auditora realizada y colaboran en la proposicin de las acciones necesarias para solucionar las deficiencias encontradas.1Responsables de las reas auditadasSe asegura de comprender los motivos de las observaciones y/o no conformidades encontradas en su rea. 2Sugiere las acciones necesarias oportunas y se asegura de que las acciones aprobadas durante la revisin del sistema son ejecutadas correctamente.1Para todo el personalCumplir y/o mantener los registros necesarios para evidenciar el seguimiento de las acciones acordadas.8. ARCHIVOS Y REGISTROS GENERADOSCdigoArchivo/RegistroPropietarioTiempo de retencinAU1Plan Anual de AuditoraGestin Integrada>3 aosAU2Programa de la AuditoraGestin Integrada>3 aosAU3Informe de la AuditoraGestin Integrada>3 aosAU4Hojas de rutaGestin Integrada>3 aos9. DOCUMENTOS ASOCIADOS: Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos Norma ISO 14001:2004 Sistemas de gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su uso Norma OHSAS 18001:2007 Serie de Evaluacin en Seguridad y Salud Ocupacional Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Manual de Procedimiento Gestin de Incidencias Manual de Procedimiento Acciones de Mejora Manual de Procedimientos Planificacin y Revisin del Sistema10. ANEXOS Anexo 10.A: Formato Plan Anual de Auditoras Internas (Formato AU1) Anexo 10.B: Formato Programa de la Auditoria Interna (Formato AU2) Anexo 10.C: Formato Informe de la Auditoria Interna (Formato AU3) Anexo 10.D: Formato Hoja de Ruta (Formato AU4) Anexo 10.E: Diagrama del ProcesoAnexo 10.A: Formato Plan Anual de Auditoras Internas (Formato AU1)MDP-AUDITORASREGISTRO-AU1PAG.DEPLAN ANUAL DE AUDITORAS INTERNASPERIODODESDE:HASTA:AUDITORA NMEROALCANCE DE LA AUDITORAHOJA DE RUTAAUDITOREJECUTAR DESPUS DEEJECUTAR ANTES DEAPROBACIN DEL PLAN DE AUDITORAS Observaciones:APROBADO POR:Firma:Fecha:FORMATO-AU1Anexo 10.B: Formato Programa de la Auditora Interna (Formato AU2)MDP-AUDITORASREGISTRO-AU2PAG.DEPROGRAMA DE LA AUDITORA INTERNAPERIODODESDE:HASTA:AUDITORA NMEROALCANCE DE LA AUDITORAHOJA DE RUTAAUDITOREJECUTAR DESPUS DEEJECUTAR ANTES DEPROGRAMA DE LA AUDITORA INTERNADA/HORAACTIVIDADDOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOSAPROBACIN DEL PLAN DE AUDITORAS Observaciones:REVISADO POR:APROBADO POR:Firma:Firma:Fecha:Fecha:FORMATO-AU2Anexo 10.C: Formato Informe de la Auditora Interna (Formato AU3)MDP-AUDITORASREGISTRO-AU3PAG.DEINFORME DE AUDITORA INTERNArea auditadaDocumentos de referenciaAuditorResponsable de rea auditadaHoja de RutaAuditora NmeroFecha:Nro de No conformidadDescripcin de la No conformidadGravedadDocumento del SistemaApartado de la NormaFORMATO-AU3Anexo 10.D: Formato Hoja de Ruta (Formato AU4)MDP-AUDITORASREGISTRO-AU4PAG.DEHOJA DE RUTAPROCESO A AUDITARNMERO DE FICHAAUDITORFECHA DE AUDITORALEYENDA: 1=CORRECTO 2=PUNTO DE MEJORA 3=NO CONFORMIDAD 4=OBSERVACINPUNTO NORMAREQUISITO1234NO CONFORMIDADFORMATO-AU4Anexo 10.E: Diagrama del Proceso