Manual de Calidad Sabaneta

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Manual de Calidad Sabaneta

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  • MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE SABANETA - SIGSA

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    MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE

    SABANETA SIGSA

    Elabor: Javier Hernndez H.

    Reviso: Cesar Augusto Giraldo

    Aprob: Luz Estela Giraldo Ossa

    Firma:

    Firma: Firma:

    Fecha: 30/07/2014 Fecha: 30/07/2014 Fecha: 30/07/2014

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    INTRODUCCIN

    El mundo empresarial requiere de herramientas viables que propendan por mejorar cada da ms la prestacin del servicio, de este mundo no es ajeno el sector pblico el cual debe entrar a competir en igualdad de condiciones con el sector privado para ofrecer un servicio que sea estandarizado y evaluado por organismos expertos en la materia, especialmente a travs de Sistemas de calidad basado en alguna norma, siendo esta norma la establecida con estndares mundiales como la NTC-ISO 9001:2008, la norma Internacional de mayor aceptacin; y la nacional NTCGP 1000:2009. Ya no basta con hacer creer que la entidad trabaja bien, hay que mostrar evidencias. Las entidades que no cumplen con estos requisitos pierden opciones de ofrecer sus productos o servicios, ya que hay otros competidores que si cumplen estos requisitos. Es por lo tanto un imperativo de mercado lograr una certificacin de mbito Mundial; igualmente esta gestin requiere unos estndares de Control definidos por el Estado Colombiano a travs del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, donde a partir de tres subsistemas, 9 componentes y 29 elementos se pretende controlar y evaluar la gestin administrativa. Asimismo, el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 1151 de 2008 dio inicio a la Estrategia del Gobierno en Lnea cuyo objetivo es contribuir con la construccin de un Estado ms eficiente, ms transparente y participativo, y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a travs del aprovechamiento de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin.

    Desde este punto de vista, en la Administracin Municipal de Sabaneta somos conscientes que debemos contribuir, con nuestra organizacin y conducta, para recuperar la credibilidad de los ciudadanos en las entidades pblicas, razn por la cual se emprendi desde el 2002 la bsqueda de la excelencia, con el propsito de posicionarnos en el sector pblico como una entidad que satisface las necesidades de la comunidad a travs de la prestacin de un ptimo y mejor servicio.

    Ese propsito gener la decisin de implementar un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) acorde con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2000 (hoy NTC-ISO 9001:2008) y certificarlo con el ICONTEC, como una herramienta administrativa que facilita el manejo sistmico de la gestin de la calidad y el enfoque orientado hacia el cliente; igualmente la implementacin de la norma NTC-GP 1000:2009 y de MECI 1000:2005, de los cuales hemos sido ejemplo a nivel departamental y Nacional, y con el gran avance en el desarrollo de la estrategia interactiva de Gobierno en lnea.

    La noticia ms importante del Municipio de Sabaneta en los ltimos aos es el cambio de cultura de trabajo al pasar de laborar a travs de funciones para hacerlo a travs de Procesos, lo que posteriormente arroj la obtencin del certificado del Sistema de

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    Gestin de la Calidad a travs de ICONTEC, como ente certificador nacional, que desde el 2003 recibi nuestro Municipio. Sin embargo, es fundamental aclarar que ms all de la certificacin, nuestro mayor inters es la satisfaccin de la comunidad con una gestin para resultados, generando Valor Pblico para la sociedad a travs de la prestacin de servicios con celeridad y efectividad. Es por ello que entendemos que el camino y la meta es la mejora continua; para lo cual impulsamos estndares de calidad y excelencia no slo en la Administracin, sino entre las entidades, y proveedores con quienes mantenemos permanente interaccin. As mismo, la articulacin con el Modelo Estndar de Control Interno conlleva a mejorar cada da ms nuestro servicio, e igualmente, permitir que a travs de los medios electrnicos como la pgina Web: www.sabaneta.gov.co se interacte y posibilite una oportuna atencin.

    El Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA, consiste entonces en articular las diferentes herramientas de gestin que en la Administracin Municipal se estn adelantando, de tal manera que se eviten reprocesos innecesarios para los servidores pblicos y la comunidad en general; permitiendo con esto fortalecer la entidad, prestar un ptimo servicio y modernizar la gestin pblica; logrando as la credibilidad en el estado por parte de los usuarios.

    De esta manera nace el Sistema Integrado de Gestin de Sabaneta SIGSA, conformado por el Sistema de Gestin de Calidad, el Modelo Estndar de Control Interno y la Estrategia de Gobierno en Lnea, para atender las demandas de la comunidad como lo exige el artculo 209 de la constitucin poltica de Colombia orientado al Fortalecimiento Institucional la Modernizacin de la Gestin Municipal y la Excelente prestacin de los servicios a la comunidad.

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    CAPITULO I. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

    1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN

    1.1 GENERALIDADES

    1.1.1 Antecedentes

    La Administracin Municipal tiene como funcin principal garantizar a la comunidad el acceso a los servicios bsicos que le permiten mejorar su calidad de vida, sin embargo, el permanente cambio de la sociedad y de sus necesidades obliga a la Administracin pblica a enfrentarse a una serie de retos que hacen necesaria la renovacin de su estructura para dar respuesta a las nuevas exigencias de la comunidad.

    Uno de estos retos son los renovados conceptos de organizacin que requieren de nuevas formas de gestin en las cuales satisfacer las necesidades del cliente se convierte en el objetivo ms importante.

    Para alcanzar este objetivo se desarroll un Sistema de Gestin de Calidad, que tom como base la norma NTC-ISO 9001:2008, como una herramienta fundamental para adoptar un enfoque de servicios orientado a la satisfaccin de sus usuarios, para lo cual la Administracin se apoya en una estructura organizativa, unos procesos y procedimientos encaminados a alcanzar la gestin con calidad, mediante un sistema que la garantice.

    Con el fin de asegurar que el sistema de gestin de la calidad sea entendido, implementado y mantenido, cada Secretario de despacho, jefe, director y subdirector de rea deber conocer a fondo este Manual de Calidad, y aceptar la responsabilidad de cumplirlo y hacerlo cumplir a todo el personal a su cargo. Cada empleado deber asumir, en consecuencia, la responsabilidad de la calidad en el desempeo de su labor.

    Esta herramienta administrativa surgi debido a la poca credibilidad de la comunidad hacia la administracin pblica, lo que generaba un alto grado de desconfianza y poco respaldo a las iniciativas que desde la administracin municipal se emprendieran en torno al desarrollo de obras de infraestructura social; por lo tanto esta fue una iniciativa que buscaba acercar ms la comunidad y la institucionalidad pblica; trayendo excelentes resultados en su momento pero que luego desde el sector central se transformo en una Ley que concibi una norma denominada NTCGP 1000, y que al final ser el instrumento gerencial que deba emplear el Municipio para garantizar una prestacin de los servicios con calidad

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    1.2 PRESENTACIN DEL MUNICIPIO DE SABANETA

    Est es el Municipio ms pequeo de Colombia, est situado en el departamento de Antioquia, en la regin del Valle de Aburra, y sus principales datos son:

    Extensin: 15 Km2. Poblacin: 48.266 habitantes (a 2010) Temperatura: 21 C Clima: Templado Altitud: 1.570 Metros Fundacin: 27 de agosto de 1903 Ereccin como Municipio: 1o. de enero de 1968 Gentilicio: Sabaneteo, Sabanetense. Ubicacin: Sur Oriente del Valle de Aburra. Distancia a la capital Departamental: 14 kilmetros Economa: Comercio, Industria y Turismo Atractivos Tursticos: Parque Ecolgico la Romera, Vereda la Doctora, santuario de Mara Auxiliadora, Finca la Doctora, casa de la cultura la Barquerea. Divisin Administrativa: El Municipio est comprendido por 24 barrios y 6 veredas Limites: Al Norte con Envigado e Itag. Al Sur con Caldas. Al Occidente con La Estrella. Al Oriente con Envigado. Apelativo: "Municipio Modelo de Colombia", "Vallecito de Encanto", "Clavel Verde de Antioquia". Nombre: Se le conoce desde 1685, cuando el gobernador Carrillo autoriz la fundacin de La Estrella, en un territorio ubicado frente a Sabaneta. Significa sabana pequea.

    Misin

    En la Administracin de Sabaneta trabajamos para propiciar el desarrollo integral de la poblacin y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo de los recursos, la prestacin de los servicios pblicos y la promocin para la participacin ciudadana.

    Visin

    En el 2020 Sabaneta ser el Municipio modelo de Colombia, dinmico, Organizado, participativo, justo, amable, pacfico, con la mejor calidad de vida y en paz con la naturaleza.

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    Estructura Orgnica

    La Estructura del Municipio de Sabaneta garantiza que la orientacin de sus recursos est principalmente en las reas Misionales y que las reas de Apoyo y Estratgicas generen los mnimos costos; es decir, su orientacin est enfocada a optimizar la prestacin de los servicios y a la bsqueda de una mejor calidad de vida para los habitantes del Municipio, por tal razn dicha estructura est orientada a procesos con cargos flexibles y adaptables a las exigencias de las necesidades de la comunidad. A travs del Decreto 114 de 2013 adopto su nueva estructura en pro de la modernizacin administrativa. (Ver Anexo #1).

    1.3 OBJETIVO

    Este Manual pretende describir el Sistema de Gestin de la Calidad para el cumplimiento de los requisitos del cliente, usuarios y comunidad por parte de la Administracin Municipal de Sabaneta.

    1.4 CAMPO DE APLICACIN

    Las directrices dadas en este documento aplican para los procesos que se realizan en las Secretaras de Hacienda, Movilidad y Trnsito, Salud, Familia y Bienestar Social, Gobierno y Desarrollo Ciudadano, Planeacin y Desarrollo Territorial, Obras Pblicas e Infraestructura, Medio Ambiente, Educacin y Cultura, con el apoyo del despacho del Alcalde, la Secretara General, la Secretara de Servicios Administrativos, la Oficina Asesora Jurdica, la Oficina de Control Interno y la Oficina de Control Interno Disciplinario.

    1.5 ALCANCE

    Este manual describe la organizacin, responsabilidades y estructura del Sistema de Gestin de Calidad del Municipio de Sabaneta, de acuerdo con los requisitos especficos de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009 para los procesos misionales de:

    PROCESO DEPENDENCIA

    Formacin

    Secretara de Trnsito y Transporte Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Medio Ambiente

    Apoyo Social Secretara de Salud

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    PROCESO DEPENDENCIA Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura

    Asesora y Asistencia

    Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Ciudadana Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Educacin y Cultura Secretara de Medio Ambiente

    Gestin de Trmites

    Secretara de Trnsito y Transporte Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Hacienda Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura Secretara de Medio Ambiente Secretara de Educacin y Cultura

    Vigilancia y Control

    Secretara Trnsito y Transporte Secretara de Salud Secretara de Planeacin y Desarrollo Territorial Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Medio Ambiente Secretara de Educacin y Cultura

    Administracin de Impuestos

    Secretara de Hacienda

    Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo

    Secretara de Educacin y Cultura

    Gestin de la Calidad del Servicio Educativo

    Secretara de Educacin y Cultura

    Gestin Infraestructura Municipal

    Secretara de Obras Pblicas e Infraestructura

    Participacin Ciudadana Secretara de Salud Secretara de Familia y Bienestar Social Secretara de Gobierno y Cultura Ciudadana Secretara de Educacin y Cultura

    1.5.1 Exclusiones en el SGC

    La Administracin Municipal de Sabaneta, para su Sistema de Gestin de la Calidad, no excluye ningn requisito de la norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2009.

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    1.6 RESPONSABLES

    Son responsables de velar por la aplicacin de este documento; el Alcalde, el Representante de la Direccin, los Secretarios de Despacho, Jefes, Directores y Subdirectores de rea.

    2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

    NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos NTCGP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad para el Sector Pblico MECI 1000: 2005. Modelo Estndar de Control Interno

    3. DEFINICIONES

    3.1 SGC - Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades

    Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. (NTC-GP 1000:2009 Pg.20)

    3.2 Proceso:

    Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-GP 1000:2009 Pg.19)

    NOTA 1: Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2: Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial".

    3.3 Procedimiento:

    Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTC-GP 1000:2009 Pg.19)

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    NOTAS 1) Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, porqu y cmo. 2) Los procedimientos pueden estar documentados o no. 3) Cuando un procedimiento esta documentado, se utiliza co...