Manejo y organizacion del tiempo

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    28-Jun-2015

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1. EL TIEMPO NO ES UN PROBLEMA, EL PROBLEMA ES QUE NO NOS HAN ENSEADO CMO ORGANIZARLO... LES RECOMIENDO QUE APRENDAN A CUIDAR LOS SEGUNDOS: AS LAS HORAS SE CUIDARN SOLAS Lord Chesterfield 2. PRINCIPIOS BSICOS DE LA PLANEACIN Y ORGANIZACIN DEL TIEMPO1. EVITA QUE TU PROGRAMA SEA EXCESIVAMENTE IMPRECISO 2. NO DEJES PARA MAANA LO QUE PUEDES PLANIFICAR HOY 3. APNTALO TODO 4. APRENDE A CONTROLAR LAS DISTRACCIONES 5. NO SIEMBRES LA CASA DE NOTITAS 3. 6. NO TE PASES CON LA PLANIFICACION 7. S REALISTA Y SINCERO CONTIGO MISMO 8. RECUERDA QUE EL TIEMPO ES RELATIVO 9. ESTTE PREPARADO 10. S REALISTA 11. FLEXIBILIDAD, SEGUIMIENTO Y ADAPTACIN 4. 12. AHORRA TODO EL TIEMPO QUE PUEDAS 13. ACABA UNA COSA ANTES DE PASAR A LA SIGUIENTE 14. HAZ PRIMERO LO QUE MENOS TE GUSTE 15. HAZ LO QUE TE VENGA MEJOR 16. ADAPTA LAS TCNICAS Y HERRAMIENTAS A TU SITUACIN 17. PLANEA DESDE LO GENERAL HASTA EL DA A DA 5. AL PLANEAR DIARIAMENTE Seleccione un sitio sin distracciones. Hgalo todos los das en el mismo sitio y a la misma hora. Revise valores, objetivos, metas. Revise eventos prximos que necesite preparar. Revise la lista clave de actividades de sus metas. Escriba las actividades propias del da de hoy. Revise actividades que no haya realizado el da anterior. Recuerde la diferencia entre vital y urgente. No confunda actividad con productividad, ni eficiencia conefectividad. 6. PLANEAR ES PROYECTAR, POR TANTO IMPLICA NO SOLO PONERLE PLAZO A LAS ACTIVIDADES, SUEOS, DESEOS O NECESIDADES, SINO TAMBIN TENER PRESENTE QU SE NECESITA PARA LLEVARLOS A CABO, ES DECIR CON QU CUENTO Y QU ME FALTA... 7. BENEFICIOS 1.TE PERMITE HACER PRIMERO LO PRIMERO2.TE AYUDA A EVITAR LAS TRAMPAS DEVORA TIEMPO3.TE OFRECE MS OPORTUNIDADES4.TE EVITA O TE AYUDA A DISMINUIR LA TENSIN O EL ESTRS5.TE AYUDA A EVITAR PROBLEMAS DE TIEMPO6.TE AYUDA A NO SENTIRTE CULPABLE7.TE AYUDA A VALORAR TUS PROGRESOS8.TE AYUDA A VER EL BOSQUE, OBSERVAR LA SITUACIN TAL COMO ES9.TA AYUDA A VER MS ALL DEL BOSQUE, TRASCENDER, ANTICIPAR10.TE AYUDA A DARTE CUENTA DE QUE LA CLAVE NO ES HACER MS SINO HACERLO BIEN 8. HAY OTROS ASPECTOS QUE SE RELACIONAN DE MANERA DIRECTA CON LA PLANEACIN, LA ORGANIZACIN Y EL MANEJO DEL TIEMPO: 9. DESPACHO ORDENADO Retire de su escritorio todo, menos lo del proyecto en el que esta trabajando. Solicite la ayuda de su secretaria en la lucha contra el desorden. Tenga un lugar en el archivo para cada proyecto. Guarde todo en el archivo mientras no se necesite. Archive lo imprescindible y tire lo dems. No deje los trabajos sin terminar.Recuerde: Llenamos nuestro escritorio con todas las cosas que no queremos olvidar, pero al ojearlas corremos el riesgo de lo que estamos haciendo.perder el hilo de 10. REUNIONES ANTES Planee su reunin: Defina el orden del da; la hora de iniciacin; la duracin; quienes deben asistir; el ambiente fsico y los apoyos logsticos. Con anterioridad avise a los participantes los objetivos, la hora de iniciacin, de terminacin y el sitio. Preprese para la reunin. 11. REUNIONES DURANTE Comience a la hora. Emplee un orden del da con tiempo limite, impida interrupciones innecesarias. Procure que sus reuniones no se demoren ms de dos horas. Resuma las decisiones tomadas. Si la reunin se va a demorar ms de tres horas, descansen 1/4 de hora cada hora y media, prense, hablen de otro tema. El organismo necesita de ese descanso, su mente tambin. As podr ser mas efectiva la reunin. Fomenten el trabajo en equipo participativo y creativo que facilite la solucin de problemas y toma de decisiones. Use todas las tcnicas posibles, las ms adecuadas para cada reunin. Definan su prxima reunin y el orden del da de trabajo, da, hora y sitio. 12. REUNIONESDESPUES Haga llegar muy pronto el acta de la reunin, esta debe ser corta, clara y precisa. Sirve para recordar los compromisos.Haga seguimiento de los compromisos adquiridos. 13. USO DEL TELEFONO ANTES Planee sus llamadas, defina prioridades. Prepare de antemano los datos. Escriba las ideas. Tener cerca del telfono papel y lpiz. Permita que sea la secretaria quien haga sus llamadas, use telfonos programables. Solicite a su secretaria que proteja su tiempo. Delegue efectivamente. Haga que las llamadas se efecten en horas en las cuales usted este disponible e interesado. 14. USO DEL TELEFONO DURANTE ( Sea amable con las personas. Salude.( Concrete. Use frases como En que te puedo colaborar?. ( Haga conversaciones breves. ( Tome notas sobre la informacin vital de cada llamada y sus decisiones. ( Utilice la retroalimentacion, no suponga nada. ( Para terminar, use frases de cajn: Agradezco la informacin que me has dado En algo ms te puedo colaborar?.Termine amablemente. 15. USO DEL TELEFONODESPUES Comunique a los interesados sus decisiones. Cumpla los compromisos adquiridos, haga que su secretaria le recuerde.