Lista Chequeo Auditorias Internas

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Fecha: Julio del 2006

CURSO VIRTUAL ISO 9000 MODULO Auditora del Sistema de Gestin de la Calidad Lista de Chequeo de Auditora de Calidad Basada en la Norma ISO 9000

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LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA DE CALIDAD BASADA EN LA NORMA ISO9000

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INSTRUCCIONESEn este documento se presenta una larga recopilacin de preguntas que normalmente hacen los auditores de calidad certificadores durante sus entrevistas al personal de las empresas. La segunda parte del documento contiene las preguntas que comnmente realizan los auditores certificadores por cargo. Esta seccin cumple la doble funcin: Permite entrenar auditados para orientarlos en las preguntas que van a recibir. De esta manera las personas pueden organizar sus registros de calidad, sus puestos de trabajo y comprender mejor su compromiso con la calidad en forma operativa y diaria. Permite entrenar auditores para que tengan claridad sobre los tipos de preguntas que pueden realizar y el tipo de vocabulario que se deben emplear dependiendo del cargo. Facilita la preparacin de auditores internos de calidad una vez que han terminado el curso de auditoria interna de calidad.

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Las listas de chequeo deben ser ajustadas para cada empresa, pues los negocios no son iguales y hay elementos que no le competen en particular a algunas compaas. Primero el lector debe adaptar las preguntas a su empresa antes de emplearlas.

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CAPTIULO 1 PREGUNTAS POR ELEMENTO EN ISO9001:2000La informacin suministrada en esta seccin permite al auditor preparar su auditoria al conocer las preguntas por elemento.

Por otra cabe recordar que este manual promueve la auditoria integral HSEQ lo cual presupone que los documentos y el sistema de gestin tenga como alcance el cubrir todo el espectro: H de salud ocupacional S de seguridad E de medio ambiente Q de calidad.

Esperamos que con esta informacin sea llevado a cabo en nuestro pas y en nuestra regin trabajo mas integrales que permitan desarrollar la competitividad de las organizaciones y logremos realizar trabajos ms profesionales.

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Lea la norma y siga las preguntas relacionadas con el tema para prepara sus entrevistas. Recuerde que el auditor usa tambin la observacin y la bsqueda de registros de calidad como evidencia objetiva de que el sistema de gestin de la calidad esta funcionando. Un buen auditor conoce de memoria la mayora de las preguntas de cada elemento y esta en capacidad de hacerlas en forma espontnea con una mnima concentracin. La pregunta es directa y se espera que el entrevistado ubique al auditor en el tema y los documentos. Si el interlocutor se pierde, es necesario hacer otra pregunta mas detallada si no responde bien la primera. Las segundas preguntas son acompaadas de una explicacin y exigen evidencias objetivas concretas para evitar a los entrevistados dispersos.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES

REQUISITOS GENERALESPREGUNTAS Cul es el alcance del proceso a certificar? Tiene establecido un sistema de gestin de la calidad? Tiene documentado un sistema de gestin de la calidad? Tiene implementado un sistema de gestin de la calidad? Cmo me puede mostrar que tiene mantenido su sistema de gestin de la calidad? Cmo ha mejorado la eficacia de su sistema de gestin de la calidad? Dnde tiene identificados sus procesos? EXPLICACIONES

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PREGUNTAS Cmo tiene aplicados sus procesos en su organizacin? Cul es la secuencia de sus procesos? Cul es la interaccin de sus procesos? Dnde tiene determinados los criterios para asegurar la operacin de los procesos? Cmo asegura que sean eficaces? Dnde tiene determinados los mtodos para asegurar la eficacia del control de sus procesos? Cmo asegura que tiene la disponibilidad de recursos para a poyar la operacin y seguimiento de sus procesos? Cmo asegura la disponibilidad de informacin para el seguimiento de sus procesos? Cmo hace seguimiento de sus procesos? Cmo hace medicin de sus procesos? Cmo hace anlisis de sus procesos? Qu acciones esta llevando a cabo para alcanzar los resultados planificados? Qu acciones esta llevando a cabo para alcanzar la mejora continua de sus procesos? Posee contratacin de alguno de sus procesos? En caso afirmativo, cmo lo controla? Forma parte del sistema de gestin de la calidad el proceso contratado? Asegure que los procesos identificados cubren las actividades de gestin, provisin de recursos, realizacin del producto y medicin.

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4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACION

La entrevista de este elemento es conceptual y debe permitir concluir que hay un sistema de gestin de la calidad perfectamente definido, implementado, mantenido, mejorado y con unos procesos perfectamente definidos, interrelacionados y que cubren el alcance del sistema de gestin de la calidad explicito en el manual de calidad. Si esta parte de la entrevista no se cumple es imposible recomendar para una certificacin porque el sistema no esta conforme a los estndares ISO9000.

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACINPREGUNTAS EXPLICACIONES Puede ensearme su documentacin sobre la poltica de calidad? Puede ensearme su documentacin sobre objetivos de la calidad? Puede ensearme su Manual de Calidad? (1) Me puede ensear los procedimientos requeridos por la norma IOS9000? Me puede ensear los documentos requeridos por la organizacin para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos? Me puede ensear su control de registros requeridos por la norma ISO900? (2) Si hay exclusiones en el manual de calidad Es deseable que este escrito en alguna deben ser justificadas en este momento. parte la justificacin de las exclusiones permitidas. El manual de calidad referencia los documentos Esta no es una pregunta es una y procedimientos relacionados? observacin rpida del auditor. El manual contempla la interaccin de los procesos del sistema de gestin de la

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PREGUNTAS EXPLICACIONES calidad.(3) Qu control posee sobre los documentos del sistema de gestin de la calidad? Dnde esta su procedimiento documentado para aprobacin de documentos antes de su emisin? Dnde esta su procedimiento documentado para revisin y actualizacin de los documentos cuando es necesario hacer una modificacin? Dnde esta su procedimiento documentado para identificar los cambios de los documentos y control de estado? Asegure que las versiones pertinentes de los No es una pregunta, es una documentos se encuentran disponibles en los observacin basada en el listado puntos de uso. maestro de documentos o un mapa de distribucin de los mismos. Observe que los documentos son legibles e No es una pregunta, es una identificables. observacin en los puestos de distribucin, sobre todo en los que sean contaminantes Cmo identifica y controla los documentos de origen externo? Cmo controla la distribucin de los documentos de origen externo?. Cmo previene el uso de los documentos obsoletos?. Cmo identifica a los documentos obsoletos?. Por cuanto tiempo se preservan los documentos obsoletos? Cmo establece registros de calidad?(4) Haga una pregunta general, no pregunte por el listado maestro de registros de calidad Son los registros legibles? Observe, no pregunte, mire un nmero significativo de registros de calidad. Son los registros identificables? No pregunte observe si los registros estn fcilmente identificables. Son los registros recuperables? No pregunte solo observe que tan fciles son los registros de recuperar, de volver a localizar una vez usted los solicita.

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PREGUNTAS EXPLICACIONES Tiene procedimiento para control de registros? Puedo verlo? Tiene ese procedimiento instructivos o algn tipo de documentacin sobre las formas de almacenamiento de los registros? Me puede indicar en dnde? Tiene ese procedimiento instructivos o algn tipo de documentacin sobre las formas de proteccin de los registros? Puedo verlo? Tiene ese procedimiento instructivos o algn tipo de documentacin sobre las formas de recuperacin de los registros de calidad? Me lo puede ensear? Tiene ese procedimiento estipulado el tiempo de retencin de los registros de calidad? Me lo puede ensear? Dnde y cmo documenta la disposicin de los Puede ser una observacin del listado registros de calidad. maestro de registros de calidad, si tiene una columna explicando su disposicin. NOTAS: (1) Normalmente esta pregunta no es necesario hacerla porque el auditor recibi una copia del manual de calidad una semana antes de la auditoria para poder prepararla, basta asegurar que es un documento del sistema de gestin de la calidad, que su copia esta controlada, tiene lista de distribucin. (2) Generalmente ensean el listado maestro de registros de calidad y su mapa de localizacin de registros y el auditor debe hacer un muestreo para comprobar que funciona. (3) Generalmente es una matriz de interrelaciones y esta relacionada en el manual de calidad y es una matriz del sistema de gestin de la calidad. (4) Generalmente posee un listado maestro de registros de calidad y lo administra el jefe de aseguramiento de la calidad.

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5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION

El objetivo es el de comprobar la existencia y control de los documentos y los registros de calidad necesarios para que un sistema de gestin de la calidad pueda funcionar y mejorar. Sea exacto y objetivo. Es necesario usar las tcnicas de observacin en esta seccin.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCINCOMPRIMISO DE LA DIRECCINPREGUNTAS EXPLICACIONES Puede ensearme la evidencia del compromiso de la direccin en el desarrollo de un sistema de gestin de la calidad? (1) Cmo me demuestra que ha sido implementado un mejoramiento continuo de la eficacia de su sistema de gestin de la calidad? (1) Cmo comunica a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los requerimientos legales y reglamentarios?(2) Puede ensaarme su poltica de calidad? (1) Puede solo confirmar su existencia en forma somera y luego aplica una detallada revisin con las preguntas del cuadro siguiente. Puedo ver sus objetivos de calidad? (1) Puede solo confirmar su existencia en forma somera y luego aplica una detallada revisin con las preguntas del cuadro siguiente Puedo ver el registro de sus revisiones de la Puede hacer este set de preguntas direccin? mas adelante. Basta confirmar que han sido realizadas las revisiones por la direccin en esta seccin y entrar mas tarde en el detalle de ver

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EXPLICACIONES su contenido. Dispone de recursos para su sistema de gestin de Puede hacer este set de preguntas la calidad?(1) mas adelante. Basta confirmar que hay recursos asignados por parte de la direccin en esta seccin y entrar mas tarde en el detalle de ver su contenido. NOTAS: (1) Entrevista al representante legal. (2) Se entiende por requerimientos legales las imposiciones de ley y los requerimientos reglamentarios los estipulados por las normas y estndares.

PREGUNTAS

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

El objetivo de esta seccin es el de asegurar que existe una poltica de calidad, unos objetivos con sus respectivos indicadores de seguimiento y la asignacin de recursos. Se trata de mirar en forma somera el compromiso de la direccin para luego entrar en detalle sobre cada tpico a travs de los cuadros presentados en los siguientes cuadros.

ENFOQUE AL CLIENTEPREGUNTAS EXPLICACIONES Cmo determina los requisitos del cliente? (1) Cmo cumple los requisitos del cliente? Cmo aumenta la satisfaccin del cliente? (2) NOTAS: (1) Preguntas para el representante legal o su delegado. (2) Con relacin a una situacin en un momento del tiempo debe poder determinar que ha mejorado la satisfaccin del cliente.

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5.3 POLITICA DE CALIDAD

En esta seccin se comprueba que la empresa puede determinar y cumple los requisitos del cliente, buscando aumentar su nivel de satisfaccin.

POLITICA DE LA CALIDADPREGUNTAS EXPLICACIONES Cmo asegura que su poltica de calidad El auditor no hace la pregunta, comprueba es adecuada al propsito de la que la poltica de calidad presentada en organizacin.? coherente con el alcance del sistema de gestin y con el sector. (1) La poltica de calidad incluye un La poltica se espera que permita cumplir compromiso de cumplir los requisitos del con los requisitos del cliente y que este en cliente? forma explcita para evitar ambivalencias o malas interpretaciones. La poltica de calidad incluye una mejora de NO se pregunta, el auditor lo debe poder la eficacia del sistema de gestin de la observar a travs de la inspeccin de los calidad? registros de calidad. La poltica de calidad proporciona un marco NO se pregunta, el auditor lo debe poder de referencia para establecer y revisar los observar a travs del anlisis de la poltica objetivos de calidad? de calidad y de su coherencia con los objetivos de calidad. Cmo me demuestra que la poltica es La respuesta debe estar sustentada con comunicada a todo el personal de la evidencias objetivas. empresa y sus proveedores, subcontratistas, contratistas, trabajadores temporales....