Libros y Registros Contables

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    08-Mar-2016

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<p>Libros y Registros Contables - Aspectos que entrarn en vigencia el 01.07.20101. CUESTIONES PREVIASComo es de conocimiento general, mediante Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) se aprob la relacin de los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios, establecindose determinadas formalidades y condiciones para el llevado de estos documentos.Sobre el particular, debe precisarse que la mayor parte de estas formalidades y condiciones entraron en vigencia el 01.01.2007. Sin embargo, tratndose de los formatos e informacin mnima de los citados libros y registros, su aplicacin entra en vigencia a partir del 01.07.2010, ello en aplicacin dela Resolucinde Superintendencia N 286-2009/SUNAT.Considerando lo expuesto anteriormente, y teniendo en cuenta las confusiones que podran existir entre los contribuyentes respecto de la forma de llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, a continuacin presentamos los aspectos que debern observar los contribuyentes, a partir del 01.07.2010. Asimismo, exponemos aquellas formalidades que son de aplicacin a partir del 01.01.2007.2. LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSEn las cuestiones previas de este informe se seal que para un mejor ejercicio de la facultad de fiscalizacin,la Administracin Tributariaha establecido una serie de libros y registros que tienen que ver con materia tributaria. Estos documentos han sido establecidos enla Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006) a los cuales se les ha denominado Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios los cuales, como se ha indicado, deben cumplir con una serie de formalidades que van desde su legalizacin, plazos de atraso, procedimientos para llevarlos, utilizacin de formatos, entre otros aspectos.Sobre el particular debemos comentar que el artculo X dela Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha sealado que los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios son los siguientes:LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS</p> <p>CDIGONOMBRE O DESCRIPCIN</p> <p>1LIBRO CAJA Y BANCOS</p> <p>2LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS</p> <p>3LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES</p> <p>4LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34 DELA LEY DELIMPUESTO ALA RENTA</p> <p>5LIBRO DIARIO</p> <p>5ALIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO</p> <p>6LIBRO MAYOR</p> <p>7REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS</p> <p>8REGISTRO DE COMPRAS</p> <p>9REGISTRO DE CONSIGNACIONES</p> <p>10REGISTRO DE COSTOS</p> <p>11REGISTRO DE HUSPEDES</p> <p>12REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FSICAS</p> <p>13REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO</p> <p>14REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS</p> <p>15REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTCULO 23 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 266-2004/SUNAT</p> <p>16REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES</p> <p>17REGISTRO DEL RGIMEN DE RETENCIONES</p> <p>18REGISTRO IVAP</p> <p>19REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTCULO 8 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 022-98/SUNAT</p> <p>20REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT</p> <p>21REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT</p> <p>22REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT</p> <p>23REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT</p> <p>24REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT</p> <p>25REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT</p> <p>26REGISTRO DE RETENCIONES ARTCULO 77-A DELA LEY DEIMPUESTO ALA RENTA</p> <p>27LIBRO DE ACTAS DELA EMPRESA INDIVIDUALDE RESPONSABILIDAD LIMITADA</p> <p>28LIBRO DE ACTAS DELA JUNTA GENERALDE ACCIONISTAS</p> <p>29LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO</p> <p>30LIBRO DE MATRCULA DE ACCIONES</p> <p>31LIBRO DE PLANILLAS</p> <p>Es importante mencionar que slo los libros sealados en la lista anterior, estarn sujetos a las formalidades establecidas enla Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNAT. En todo caso, un contribuyente podra llevar otros libros, distintos a los antes sealados, de acuerdo a sus necesidades, los cuales no necesariamente deberan cumplir con estas formalidades.3. ASPECTOS QUE ENTRARN EN VIGENCIA EL 01.07.2010Como se ha sealado en las cuestiones previas de este informe, el 1 de Julio de 2010 marcar el inicio de un cambio sustancial en relacin a los Libros y Registros Contables. En efecto, a partir de dicha fecha, los contribuyentes debern observar tanto los formatos como la informacin mnima de cada uno de los libros y registros contables, adems de las dems formalidades previstas enla Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNAT.Partiendo de esta premisa, a continuacin presentamos precisamente estos formatos e Informacin Mnima:Libro de Inventarios y Balances</p> <p>Libro Diario</p> <p>Libro Diario de Formato Simplificado</p> <p>Libro Mayor</p> <p>Libro Caja y Bancos</p> <p>Registro de Ventas e Ingresos</p> <p>Registro de Compras</p> <p>Libro de Retenciones inciso e) y f) del art. 34 dela LIR</p> <p>Registro de Activos Fijos</p> <p>Registro de Inventario Permanente Valorizado</p> <p>Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas</p> <p>Registro de Consignaciones</p> <p>Registro de Costos</p> <p>IMPORTANTE:EXCEPCIN ALA OBLIGACIN DEOBSERVAR EL FORMATO YLA INFORMACIN MNIMAEn relacin a la obligacin de observar el Formato yla Informacinmnima del Libro Diario,la Sptima DisposicinComplementaria y Final dela Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicacin.En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, se ha precisado que la utilizacin de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros sean llevados mediante hojas sueltas o continas. Como se observa de lo anterior, slo en tanto se lleve los Libros y Registros en forma manual, existir la obligacin de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevarlos en Hojas sueltas o continuas, no existir la obligacin de observar el citado formato.De otra parte, y en cuanto a la informacin mnima, la referida stima disposicin complementaria y final tambin ha sealado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada informacin en un libro o registropodrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin.Lo antes sealado, lo podramos resumir en el siguiente cuadro:OBLIGACIN DE UTILIZAR LOS FORMATOS</p> <p>Cuando el Libro y/o Registro es llevado en forma manualEs obligatoria</p> <p>Cuando el Libro y/o Registro es llevado mediante hojas sueltas o continasNo es obligatoria.</p> <p>OBLIGACIN DE OBSERVAR INFORMACIN MNIMA</p> <p>Sujetos obligados a incluir toda la informacin en el Libro y/o RegistroEs obligatoria</p> <p>Sujetos no obligados a incluir determinada informacin en el Libro y/o RegistroPodrn optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha informacin, las columnas en donde se deban consignar la referida informacin</p> <p>4.ASPECTOS QUE ENTRARON EN VIGENCIA EL 01.01.20074.1 FACULTAD PARA AUTORIZAR LOS LIBROS Y REGISTROS MEDIANTELA LEGALIZACIN DELOS MISMOSDe acuerdo a lo que establece el numeral 16 del articulo 62 de Cdigo Tributario,la SUNATtiene la facultad de autorizar los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolucin de Superintendencia,vinculados a asuntos tributarios. No obstante precisa el citado numeral, que esta entidad podr delegar en terceros, la legalizacin de los libros y registros antes mencionados.Bajo ese contexto, a travs del captulo II dela Resolucinde Superintendencia N 234-2006/SUNATla Administracin Tributariaha delegado en los Notarios o Jueces de Paz Letrados o Jueces de Paz, a falta de aquellos, la posibilidad de legalizar estos libros y registros, asimismo ha regulado los procedimientos para legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los cuales mostramos a continuacin:a) Oportunidad de la legalizacinLos libros y registros vinculados a asuntos tributariosdebern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.b) Sujetos autorizados a legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributariosLos libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda,de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.c) Informacin mnima que debe contener la legalizacinA efectos de la legalizacin de los libros y registros, los notarios o jueces a que se refiere el punto 3.2 anterior, colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente informacin:Nmero de legalizacin asignado por el notario o juez, segn sea el caso;Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario, segn sea el caso;Nmero de RUC;Denominacin del libro o registro;Fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;Nmero de folios de que consta;Fecha y lugar en que se otorga; y,Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso.d) Obligaciones que adquiere el Notario o JuezEntre las obligaciones que adquiere el Notario o Juez al efectuar una legalizacin, se encuentran las siguientes:i) Obligacin de sellar los foliosEl notario o juez, segn sea el caso, tiene la obligacin de sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.ii) Obligacin de llevar Registro de legalizacionesTanto los notarios como los jueces llevarn un registro cronolgico de las legalizaciones que otorguen.iii) Formalidades del RegistroEn el registro cronolgico de las legalizaciones, el Notario o Juez indicar:El nmero de la legalizacin,Los Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social del deudor tributario,El nmero de RUC,La denominacin del libro o registro que se ha legalizado,La fecha de la incautacin del libro o registro anterior de la misma denominacin y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso,El nmero de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalizacin.Cabe mencionar que en ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.e) Cul es el procedimiento a seguir, tratndose de la legalizacin del segundo y siguientes libros o registros?Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominacin, se deber tener en cuenta lo siguiente:Tipos de librosProcedimiento</p> <p>Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas,Se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario, del libro o registro anterior</p> <p>Tratndose de libros o registros llevados en forma manual1Se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.</p> <p>Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otrosSe deber presentar la comunicacin en donde comunican ala SUNATla prdida o destruccin de los libros o registros.</p> <p>1Cabe mencionar que estos procedimientos, no sern de aplicacin en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presentacin del documento en el que conste la referida diligencia. En todo caso, de producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o registros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediatoCabe observar que si no se cumpliera con las obligaciones y procedimientos sealados en los puntos anteriores, los Notarios o Jueces de Paz, segn corresponda, podran estar incurriendo en la infraccin tipificada en el numeral 14del artculo 177 del Cdigo Tributario, referido a Autorizar los libros de actas, as como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido porla SUNAT, cuya sancin tratndose de sujetos acogidos al Rgimen General del Impuesto ala Renta, equivale al 30% dela UIT.Infraccin aplicable a los Notarios o Jueces de Paz</p> <p>Base LegalInfraccinSancin</p> <p>Numeral 14Artculo 177Cdigo TributarioAutorizar los libros de actas, as como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido porla SUN30% dela UIT</p> <p>4.2. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROSUna de las obligaciones que tienen los sujetos que lleven sus libros y registrosutilizando hojas sueltas o continuas, es el de empastar dichos libros o registros. Sobre el particular, a continuacin presentamos los aspectos ms importantes a considerar respecto de este tema:a) Ejercicios que puede comprender un empasteLos libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas debern empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.No obstante la obligacin sealada en el prrafo anterior, la misma no ser de aplicacin cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podr comprender dos (2) o ms ejercicios gravables.b) Plazo para efectuar el empasteEl empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.Sin embargo, tratndose del caso en que el empaste comprenda dos ms ejercicios gravables (supuesto en el que el nmero de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte), el empaste deber efectuarse, como mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aqul en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.SupuestosEjercicios que puede comprender un empastePlazo de Empaste</p> <p>Principio GeneralEl empaste deber efectuarse hasta por un ejercicio gravableDentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente</p> <p>ExcepcinEl empaste podr comprender dos o mas ejercicios, en los casos en que el nmero de hojas sueltas o continuas utilizadas sea menor a 20Dentro de los 4 primeros meses del ejercicio gravable si...</p>

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