Libros y Registros Contables

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    29-Dec-2015

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  • 11EDICIONESCABALLERO BUSTAMANTE

    LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSCAPTULO 1

    Libros y Registros

    1. GENERALIDADES

    El artculo 33 del Cdigo de Comercio (1) establece que en general todo negocio (sea una persona natural o jurdica) debe llevar necesaria-mente, con la finalidad de proteger los intereses que confluyen en la empresa, los siguientes libros contables: (i) Inventarios y Balances, Diario, Mayor (Libros Principales) y (ii) los dems libros que ordenen las leyes especiales (Libros y Registros Auxiliares obligatorios).

    De esta forma, en general, a manera de re-sumen se puede decir que todo negociante debe llevar los siguientes libros y registros, sujetos a mayor comentario:

    LIBROS PRINCIPALES: Diario, Mayor, Inventarios y Ba lances

    LIBROS AUXILIARES OBLIGATORIOS: Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Caja y Bancos, Registro de inventario (kardex), Registro de Control de bienes del Activo Fijo, Registro del Rgimen de Retenciones, Regis-tro del Rgimen de Percepciones, Libro de Planillas, etc.

    LIBROS AUXILIARES VOLUNTARIOS:Registro de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, libro bancos, libro de caja chica, etc.

    1.1. Libros principales

    Inventarios y Balances Este libro de conformidad con el Artculo

    37 del Cdigo de Comercio se constituye al iniciar operaciones conteniendo la re-lacin detallada del inventario inicial, es decir:

    La relacinexactadelActivo: dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mer-caderas y efectos de todas clases, registrados a su valor real;

    LarelacinexactadelPasivo: deudas, y toda clase de obligaciones pendien-tes.

    La relacin exacta del Patrimonio: diferencia entre el activo y pasivo que viene a ser el capital, con el que inicia sus operaciones.

    Asimismo, anualmente al finalizar el ejercicio (2) se registrar en este libro el Inventario de Cierre, es decir, los saldos detallados de las cuentas del Balance General (activo, pasivo y patrimonio) a la fecha de cierre del ejercicio.

    LibroDiario Se trata de un libro cuyo primer asien-

    to registra el inventario inicial, que segn el Artculo 38 del Cdigo de Comercio registra seguidamente en orden cronolgico, da por da, todas las operaciones, que sern transferidas al libro mayor.

    LibroMayor En este libro se traslada cada asiento

    de diario por orden riguroso de fechas, conforme lo establecido por el Art. 39 del Cdigo de Comercio a cada una de las cuentas empleadas. Se abre en forma de cuenta, trasladando las cifras al debe o al haber segn corresponda.

    1.2. Libros y registros auxiliares

    RegistrosAuxiliaresObligatorios Son libros en los cuales se detallan y

    desarrollan las cuentas y anotaciones que se llevan en los libros principales y cuyas cuentas anotaciones guardan una ntima

    LIBROS Y REGISTROS

    CONTABLES QUE DEBE LLEVAR

    TODO NEGOCIO

    (1) Vigente desde 1902.(2) Para efectos tributarios, cuando se efecte la modificacin del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta que realizan las em-

    presas, se deber incorporar el balance segn corresponda al 31 de enero o al 30 de junio, empleado para esta modificacin.

  • 12 EDICIONESCABALLERO BUSTAMANTE

    CAPITULO 1: LIBROS Y REGISTROS

    (3) Mediante el artculo 5 de la Res. de Superintendencia N 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008 se incorpora el

    numeral 13.4 a la Res. de Superintendencia N 234-2006/SUNAT a fin de disponer la excepcin en la llevanza del Registro de Inventario permanente en unidades fsicas a todos los contribuyentes que se encuentren obligados a llevar un Registro de Inventario Permanente Valorizado

    (4) El contribuyente adems de encargarse de dar cumplimiento a la obligacin tributaria, requiere stos por necesidad toda vez que los mismos permiten salvaguardar los intereses plurales que confluyen de la relacin de la empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, etc.

    relacin con las cuentas del mayor, o que sirven de preparacin para las anotaciones del libro diario. Estos registros deben ser llevados en forma obligatoria, segn las leyes o reglamentos que correspondan. Entre otros tenemos a los siguientes: Libro Caja. Registro de Ventas. Registro de Compras. Registro de Inventario Permanente en

    Unidades y/o Valorizado.(3) Libro de Retenciones incisos e) y f) del

    artculo 34 del TUO LIR, de ser el caso. Planilla de Pagos. Registro, tarjeta o sistema de control

    de activos fijos.

    RegistrosAuxiliaresVoluntarios Cualesquiera otros que una empresa lle-

    ve. Es decir, son aquellos que se podrn llevar en forma voluntaria para mantener o mejorar la marcha de la empresa y administracin de un negocio. Podramos incluir a los siguientes: Caja chica. Libro bancos. Libro de documentos por cobrar. Libros de documentos por pagar. Libro de cuentas corrientes. Libro analtico de gastos generales.

    2. CULES SON LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS?

    Los libros y registros contables tienen una doble funcin toda vez que constituyen las herramientas fundamentales para obtener informacin, evaluar la eficiencia y desempeo de las diversas reas y cumplir adecuadamente sus obligaciones(4); pero tambin proporcionan a la Administracin Tributaria la evidencia documentaria por lo que constituyen una herramienta al momento de realizar sus labores de fiscalizacin y verificacin. Con la finalidad de fa-cilitar la funcin comprobadora de la Administracin Tributaria el artculo 87 del Cdigo Tributario requie-re dentro de las obligaciones de los administrados,

    entre otros, llevar los libros de contabilidad u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos, o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT conforme a lo establecido en las normas pertinen-tes y conservarlos mientras que los tributos no se encuentren prescritos; dicho de otra forma exige el cumplimiento de un deber contable.

    En este orden de ideas, se denomina Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios a los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Reso-lucin de Superintendencia, sealados en el Anexo 1 de la Resolucin N 2342006/SUNAT en adelante la Resolucinque se muestra a continuacin:

    ANEXO 1: RELACIN DE LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

    CDlGO NOMBRE O DESCRIPCIN

    1 LIBRO CAJA Y BANCOS 2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS 3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL

    ARTCULO 34 LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA 5 LIBRO DIARIO 5-A LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO 6 LIBRO MAYOR 7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 8 REGISTRO DE COMPRAS 9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES 10 REGISTRO DE COSTOS 11 REGISTRO DE HUSPEDES 12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNI-

    DADES FSICAS 13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORI-

    ZADO 14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS 15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTCULO 23

    RES. DE SUPERINTENDENCIA N 266-2004/SUNAT 16 REGISTRO DEL RGIMEN DE PERCEPCIONES 17 REGISTRO DEL RGIMEN DE RETENCIONES 18 REGISTRO IVAP

  • 13EDICIONESCABALLERO BUSTAMANTE

    LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

    (5) En Contabilidad Financiera. International Thompson Editores, S.A de C.V. Mxico. 2005. Novena Edicin.

    CDlGO NOMBRE O DESCRIPCIN

    19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTCULO 8 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 022-98/SUNAT

    20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-

    CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 021-99/SUNAT

    21 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-

    CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 142-2001/SUNAT

    22 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-CISO C) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 256-2004/SUNAT

    23 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 257-2004/SUNAT

    24 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-CISO C) PRIMER PARRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 258-2004/SUNAT

    25 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - IN-CISO A) PRIMER PRRAFO ARTCULO 5 RESOLUCIN DE SUPERINTENDENCIA N 259-2004/SUNAT

    26 REGISTRO DE RETENCIONES ARTCULO 77-A DE LA LEY DE IMPUESTO A LA RENTA

    27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

    28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE AC-CIONISTAS

    29 LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO 30 LIBRO DE MATRCULA DE ACCIONES 31 LIBRO DE PLANILLAS

    Nota: Cabe referir que los libros y registros sombreados son aquellos incorporados a partir del 01.01.2007. Con ex-cepcin del libro Diario de Formato Simplificado que recin a partir del 01.01.2009, Se considera como un libro diferente del Libro Diario, en virtud a lo dispuesto en la Resolucin de Superintendenicia N 239-2008/SUNAT. (31.12.2008)

    Cabe referir que los libros y registros com-prendidos en el Anexo 1 de la Resolucin, deben obligatoriamente ser legalizados, segn el procedimiento que se desarro-lla en el Captulo 3 de la presente parte.

    2.1. Facultad de la SUNAT para establecer condiciones y requisitos en los libros y registros vinculados a asuntos tributarios

    Conforme a lo ya mencionado, el sustento para que la Administracin Tributaria regule aspectos relacionados con las obligaciones que deber cumplir el contribuyente en los

    libros y registros vinculados a asuntos tributa-rios se encuentra en las siguientes normas:

    Numeral16delArtculo62delTUOdelCdigo Tributario: La SUNAT, mediante Resolucin de Superintendencia, estable-cer el procedimiento para autorizar libros, actas, registros contables u otros libros. Asimismo, sealar los requisitos, formas, condiciones y dems aspectos en que debern ser llevados los libros y registros, as como establecer los plazos mximo de atraso.

    Numerales 4 y 7 del Artculo 87 delTUO del Cdigo Tributario: Los deudores tributarios deben llevar los libros contables u otros libros y registros de acuerdo a las normas establecidas, en castellano y en moneda nacional, as como conservar los libros y registros por el plazo de prescrip-cin y comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 das, la prdida o destruccin de los mismos.

    3. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Y REGISTROS

    Los mtodos de procesamiento bsico o siste-mas contables a emplear pueden ser manuales o computarizados, emplendose por lo general los manuales cuando la cantidad de datos recopilados y utilizados es relativamente pequea por cuanto en empresas grandes con informacin considera-ble producto de un gran nmero de operaciones resulta ms conveniente por lo rpido el empleo de sistemas computarizados. En resumen, pueden ser llevados los libros y/o registros de dos formas: (i) Manual y (ii) Computarizado, dependiendo de la naturaleza del negocio y el volumen de opera-ciones realizadas.

    En opinin de Warren, Reeve y Fess (5) los sistemas contables computarizados ofrecen tres ven-tajas principales: (i) simplifica el proceso de llevado de los registros, traspasando la informacin a varios registros, (ii) son ms exactos que los manuales, y (iii) proporcionan saldos actualizado que permiten la toma de decisiones, dado que se actualizan a medida que se realizan las transacciones.

    Sobre estos sistemas no se pronuncian las normas tributarias permitiendo la aplicacin con-junta de los mismos, estableciendo eso s que

  • 14 EDICIONESCABALLERO BUSTAMANTE

    CAPITULO 1: LIBROS Y REGISTROS

    respecto de los Libros Principales, es decir, Diario, Mayor, Inventarios y Balances y Caja Bancos se lleven por un mismo sistema a comunicar a la SUNAT al momento de inscribirse en el RUC. En consecuencia, el sujeto pasivo de acuerdo con sus necesidades determina el sistema contable que le sea ms prctico, considerando que los libros y registros contables distintos a los Libros Princi-pales, tales como Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro Planillas y otros puedan llevarse mediante otro sistema no teniendo que adecuarse stos necesariamente al sistema empleado en los Libros Principales (6).

    Una vez adoptado el sistema en que sern llevados stos (Libros Principales), no podr ser variado en el curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente de conformidad con lo sealado en la

    Resolucin Directoral N 10-DGC (13.02.70). En este ltimo supuesto, se requiere que se comu-nique a la Administracin Tributaria el cambio conforme con el artculo 24 de la Resolucin N 210-2004/SUNAT (18.09.04) dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al cambio utilizando el Formulario N 2127: Solicitud de Modificacin de Datos; que debe efectuarse necesariamente al inicio de cada ejercicio gravable.

    Por consiguiente, estando obligado a de-clarar slo la forma como se llevarn los Libros Principales y Caja, respecto de los dems (libros y registros auxiliares) queda a lo que estime con-veniente la empresa que puede emplear formas distintas para cada una y que no necesariamente coincidirn con la forma en que se llevan los Libros Principales.

    (6) El Tribunal Fiscal en la RTF N 1006-4-99 (29.11.99) ha sealado que los Registros de Compras y Ventas son registros

    auxiliares cuya informacin se encuentra recogida en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros Principales.

  • 15EDICIONESCABALLERO BUSTAMANTE

    LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOSCAPTULO 2

    Contabilidad Completa y Contabilidad Simplificada

    1. CONTABILIDAD COMPLETA

    De conformidad con el artculo 65 del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta para algunos contribuyentes generadores de rentas de tercera categora existe la obligacin de llevar Contabilidad Completa, sin embargo, no exista una definicin que precisar el contenido de la misma, generndo-se un vaco legal que poda llevar a contingencias a los contribuyentes. As mediante el artculo 39 del D.Leg. N 945 (23.12.2003) se modific el artculo 65 precitado, regulndose que mediante Resolu-cin de Superintendencia se definiran los libros y registros que la comprenden; lo que ocurri con la publicacin de la Resolucin N 234-2006/SUNAT (30.12.2006), en cuyo artculo 12 se detalla los libros y registros contables que la integraran.

    En efecto, el numeral 12.1 del artculo 12 de dicha Resolucin cuya entrada en vigencia se produjo el 01.01.2009, para efectos del inciso b) del tercer prrafo del artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, seal que los libros y regis-

    tros que integran la contabilidad completa son los siguientes:a. Libro Caja y Bancos.b. Libro de Inventarios y Balances.c. Libro Diario.d. Libro Mayor.e. Registro de Compras.f. Registro de Ventas e Ingresos.

    Asimismo, agrega el numeral 12.2 del mencio-nado artculo que tambin integrarn la Contabi-lidad Completa siempre que el deudor tributario se encuentre obligado a llevarlos de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta, los siguientes libros y registros:a. Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo

    34 de la Ley del Impuesto a la Renta.b. Registro de Activos Fijos.c. Registro de Costos. d. Registro de Inventario Permanente en Unidades

    Fsicas.e. Registro de Inventario Permanente Valorizado

    REGISTRO DE COSTOS

    IN...

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