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    Figura 1. Sistema de Informacin de la Organizacin empresarial: funciones

    Junto con los datos, los otros dos componente bsicos que constituyen un sistema

    de informacin son los usuarios (personal directivo, empleados y en general cualquieragente de la organizacin empresarial que utilice la informacin en su puesto de trabajo)y los equipos (informticos, software, hardware y tecnologas de almacenamiento de lainformacin y de las telecomunicaciones).

    En muchas ocasiones existe bastante confusin, pues al referirse a sistemas deinformacin se piensa en un primer momento tanto los ordenadores como en los

    programas informticos2. Una empresa puede adquirir nuevos ordenadores, instalarnuevos productos de telecomunicaciones, elaborar una pgina web, realizar comercioelectrnico, pero ello no implica que exista en su organizacin un sistema deinformacin. Un sistema de informacin abarca ms que el aspecto meramentecomputacional, pues no slo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino tambinel modo de organizar dichas herramientas y de obtener la informacin necesaria para elcorrecto funcionamiento de la empresa.

    Los encargados de elaborar los sistemas de informacin han de poseerconocimientos tanto de las tecnologas de informacin disponibles y que puedenutilizarse en la empresa, como del modo de organizarlas. Para ello en primer lugartendrn que conocer la estrategia de la organizacin y el tipo de organizacin para

    posteriormente establecer las necesidades de informacin y adquirir las herramientasnecesarias para el desarrollo del sistema de informacin.

    Todo sistema de informacin va a poseer unos objetivos principales, los cualesse resumen a continuacin:

    - apoyar los objetivos y estrategias de la empresa: el sistema de informacinha de suministrar a la organizacin toda la informacin necesaria para sucorrecto funcionamiento. La informacin manejada abarcar desde la

    2 Suelen confundirse los sistemas de informacin con las tecnologas de informacin. Los equipos informticos,software y equipos de telecomunicaciones constituyen las tecnologas de informacin. El sistema de

    informacin es un concepto ms amplio, pues establece cules son las necesidades de informacin de laempresas, cmo las va a solucionar y qu medios (tecnologas de informacin) va a emplear.

    SISTEMA DE INFORMACI N DE LA ORGANIZACI N

    Uso

    informacinAlmacenamiento Informacin finaDatos Procesamiento

    Retroalimentacin

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    actividad rutinaria de la empresa hasta aquella necesaria para el proceso deplanificacin a largo plazo de la empresa.

    - proporcionar informacin para el control de la totalidad de actividades de laempresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas por

    la organizacin. Los sistemas de informacin abarcan a todos los departamentosde la empresa y a la gestin global de la organizacin.

    - adaptar las necesidades de informacin a la evolucin de la empresa:conforme la empresa va creciendo y desarrollndose, surgen nuevasnecesidades de informacin que han de ser satisfechas por el sistema deinformacin, evolucionando este ltimo adecundose a las nuevascircunstancias del entorno.

    - interacturar con los diferentes agentes de la organizacin, permitiendo queestos empleen el sistema de informacin para satisfacer sus necesidades de

    un modo rpido y eficaz. La interactividad y flexibilidad de los sistemas deinformacin constituyen un punto clave en el xito o fracaso.

    Para la consecucin de dichos objetivos, un buen sistema de informacin ha deser capaz recibir y procesar los datos del modo ms eficaz y sin errores, suministrar losdatos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar lainformacin poco til evitando redundancias, almacenar los datos de modo que estndisponibles cuando el usuario lo crea conveniente, proporcionar seguridad evitando la

    perdida de informacin o la intrusin de personal no autorizado o agentes externo a lacompaa y generar informacin de salida til para los usuarios de sistemas deinformacin, ayudando en el proceso de toma de decisiones.

    A la hora de clasificar los Sistemas de Informacin, existe una gran variedad decriterios. En la Tabla 1 podemos ver algunas de las principales tipologas de sistemas deInformacin que nos podemos encontrar:

    Tipo de Sistema de Informacin TiposGrado de formalidad Formales

    InformalesAutomatizacin Manuales

    Informticos

    Relacin con la toma de decisiones

    Estratgicos (alta direccin) Gerencial (nivel intermedio) Operativos (control operativo)

    Funcionalidad Gestin comercial Gestin contable Gestin financiera Gestin de Recursos Humanos Gestin de la Produccin

    Grado Especializacin Especficos Generales

    Tabla 1. Tipologa de Sistemas de Informacin (Basado en Garca Bravo, 2000 y Edwars, Ward yBythesway, 1998)

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    Sin embargo la clasificacin ms til es la propuesta por K y J Laudon (1996).En ella los sistemas de Informacin se agrupan segn su utilidad en los diferentesniveles de la organizacin empresarial. La organizacin consta de 4 niveles bsicos: unnivel operativo referido a las operaciones diarias de la organizacin, un nivel delconocimiento que afecta a los empleados encargados del manejo de la informacin

    (generalmente el departamento de informtica), un nivel administrativo (abarcara a losgerentes intermedios de la organizacin) y un nivel estratgico (la alta direccin de laempresa).

    Segn estos niveles, K y J Laudon establecen la siguiente clasificacin desistemas de informacin:

    a) Sistema de Procesamiento de Operaciones (SPO): sistemas informticosencargados de la administracin de aquellas operaciones diarias de rutinanecesarias en la gestin empresarial (aplicaciones de nminas, seguimientode pedidos, auditora, registro y datos de empleados). Estos sistemas generan

    informacin que ser utilizada por el resto de sistemas de informacin dela compaa siendo empleados por el personal de los niveles inferiores de laorganizacin (Nivel Operativo)

    b) Sistemas de Trabajo del Conocimiento (STC): aquellos sistemas deinformacin encargados de apoyar a los agentes que manejan informacin enla creacin e integracin de nuevos conocimientos para la empresa(estaciones de trabajo para la administracin); forman parte del nivel deconocimiento

    c) Sistemas de automatizacin en la oficina (SAO): sistemas informticos

    empleados para incrementar la productividad de los empleados que manejanla informacin en los niveles inferiores de la organizacin (procesador detextos, agendas electrnicas, hojas de calculo, correo electrnico,...); seencuentran encuadrados en el nivel de conocimiento al igual que losSistemas de Trabajo del Conocimiento

    d) Sistemas de informacin para la administracin (SIA): sistemas deinformacin a nivel administrativo empleados en el proceso de planificacin,control y toma de decisiones proporcionando informes sobre las actividadesordinarias (control de inventarios, presupuestacin anua l, anlisis de lasdecisiones de inversin y financiacin). Son empleados por la gerencia ydirectivos de los niveles intermedios de la organizacin.

    e) Sistemas para el soporte de decisiones (SSD): sistemas informticosinteractivos que ayudan e los distintos usuarios en el proceso de toma dedecisiones, a la hora de utilizar diferentes datos y modelos para la resolucinde problemas no estructurados (anlisis de costes, anlisis de precios y

    beneficios, anlisis de ventas por zona geogrfica). Son empleados por lagerencia intermedia de la organizacin.

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    f) Sistemas de Soporte Gerencial (SSG): sistemas de informacin a nivelestratgico de la organizacin diseados para tomar decisiones estratgicasmediante el empleo de grficos y comunicaciones avanzadas. Son utilizados

    por la alta direccin de la organizacin con el fin de elaborar la estrategiageneral de la empresa (planificacin de ventas para 4 aos, plan de

    operaciones, planificacin de la mano de obra).

    Todos esto sistemas de informacin a su vez podran analizarse segn lasdiferentes reas de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y produccin,finanzas, contabilidad y recursos humanos. Para cada una de estas reas existe unconjunto especifico de aplicaciones informticas y equipos, los cuales han de estarcoordinados entre si. Si ello no se realizara, una empresa tendr problemas deintercambio de datos entre las diferentes reas, aparecer la existencia de redundanciade datos y la existencia de ineficiencias e incrementos de costes de comunicacin. Porello resulta clave la correcta planificacin y desarrollo de los sistemas de informacintal como veremos en los apartados posteriores.

    II.EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

    Los Sistemas de informacin han ido evolucionando durante los ltimos aoshasta constituir los denominados sistemas de informacin estratgicos. Primeramentelos Sistemas de Informacin empresariales eran considerados como un instrumentosimplificador de las distintas actividades de la empresa, una herramienta con la cual sefacilitaban los tramites y reduca la burocracia. Su finalidad era bsicamente llevar lacontabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo.

    Posteriormente el desarrollo de la informtica3 y las telecomunicaciones

    permitieron incrementar la eficacia en la realizacin de las tareas, ahorrar tiempo en eldesarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de informacin en el menorespacio posible, lo cual aument en las organizaciones el inters en los sistemas deinformacin. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como lastecnologas y sistemas de informacin permitan a la empresa obtener mejoresresultados que sus competidores, constituyndose por si mismas como una fuente deventaja competitiva y una poderosa arma que permita diferenciarse de sus competidoresy obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de informacin seconstituyeron como una de las cuestiones estratgicas de la empresa, que ha deconsiderarse siempre en todo proceso de planificacin empresarial.

    Dada la clasificacin de K y J Laudon, los primeros sistemas de informacin endesarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrirdel tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de informacin para laadministracin y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones as como los sistemasestratgicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de informacin,

    3 3 El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania, eldenominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer)..A partir de ah con el desarrollo delos transistores, circuitos integrados, miniaturizacin de equipos, aumento de la velocidad de proceso y sobre

    todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permiti a la empresa disponer de equiposms veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor espacio. Paraampliacin de informacin ver Navas Lpez, J.E., 1994

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    partiendo de los niveles inferiores de la organizacin hasta abarcar al equipo directivode la empresa.

    A la hora de analizar el progreso de los sistemas de informacin, uno de lostrabajos fundamentales fue el propuesto por Gibson y Nolan (1974) .Ellos describieron

    la evolucin de los sistemas de informacin basndose en la evolucin de lastecnologas de informacin (Ver tabla 2). En la medida en que se desarrollaron losequipos informticos, el software, el hardware, las bases de datos y lastelecomunicaciones, los sistemas de informacin fueron adquiriendo una mayorrelevancia en las organizaciones, empezndose a considerar como un elemento ms del

    proceso de planificacin.

    Etapas de la Evolucin de lossistemas de informacin

    Caractersticas

    1. Iniciacin Introduccin de la informtica en la empresa Aplicaciones informticas orientadas a lamecanizacin y automatizacin de los procesosordinarios Escaso gasto en informtica y escasa formacindel ersonal

    2. Contagio La aplicacin de las tecnologas de informacinoriginan resultados espectaculares Difusin de las tecnologas de informacin entodas las reas de la empresa Aumenta la cualificacin del personal Existe gran descoordinacin y poca planificacin

    en el desarrollo de los sistemas de informacin3. Control La alta direccin de la organizacin se preocupade los sistemas de informacin como consecuenciadel alto coste en ellos Centralizacin de los proyectos de inversin entecnologas de informacin

    4. Integracin Se controla el incremento del gasto Se produce la integracin de los sistemas deinformacin existentes en las distintas reas de laempresa Mejora y perfeccionan los sistemas deinformacin

    5. Administracin de lainformacin

    El sistema de informacin adquiere unadimensin estrategia en la empresa Descentralizacin de ciertas aplicacionesinformticas

    6. Madurez Desarrollo de los Sistemas de informacin en losniveles superiores de la organizacin apareciendo losSistemas Estratgicos de informacin Adquiere gran importancia la creatividad y lainnovacin

    Tabla 2. Fuente: Gibson y Nolan 1974

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    Esta clasificacin de la evolucin de los sistemas de informacin puedenagruparse en 4 grandes etapas, tal como establecen Andreu, Ricart y Valor (1991):

    a) Introduccin de la informtica en la organizacin: los sistemas de informacin seaplicaban para simplificar y automatizar los procesos administrativos. Se usan las

    computadoras y los sistemas informticos para mejorar el proceso de contabilidad,elaborar nminas y facturacin buscando sobre todo el ahorro de costes y tiempo enla realizacin de dichas operaciones. Existe una carencia de formacin por parte delos empleados de la organizacin en dichos sistemas y no hay profesionales que

    puedan resolver dichos problemas dentro de la compaa.

    b) Etapa de contagio de las aplicaciones informticas: tras observar como laaplicacin de los sistemas informticos en algunas reas de la empresa originanimportantes mejoras, estos se van difundiendo por los diferentes departamentos dela empresa. Dicho contagiose desarrolla sin ninguna planificacin por parte de laorganizacin, con lo cual se produce un alto incremento de los costes. Aumenta la

    formacin del personal en las tecnologas de informacin y en las aplicacionesinformticas, existiendo ya en la organizacin personal capaz de solucionar los

    problemas planteados en el manejo del sistema de informacin.

    c) Coordinacin de los Sistemas de Informacin y los objetivos de la empresa: lossistemas de informacin son utilizados en la totalidad de la organizacin y ya sontenidos en cuenta por parte de...