Implementaci ón , Control y Cierre Grupos de Procesos

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    25-Feb-2016

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Implementaci n , Control y Cierre Grupos de Procesos. Tpicos especiales para la administracin de proyectos Ing. William Ernest , PMP Mayo, 2011. Qu es la direccin de proyectos?. Aplicacin de conocimientos, habilidades, y tcnicas a las actividades del proyecto para - PowerPoint PPT Presentation

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Diapositiva 1Implementacin, Control y CierreGrupos de ProcesosTpicos especiales para la administracin de proyectos Ing. William Ernest, PMPMayo, 20111Qu es la direccin de proyectos?Aplicacin de conocimientos,habilidades, y tcnicas a las actividades del proyecto paracumplir con los requisitos del mismo.PMI; 2008Definicin de Direccin de Proyectos del PMI. Se debe tomar en cuenta que trmino que utiliza el estndar del PMBoK es Direccin (Ni Administracin, Ni Gestin, Ni Gerencia).2Grupos de Procesos APIniciacinPlanificacinEjecucinSeguimiento y ControlCierrePMI; 2008Los grupos de procesos a estudiar en este curso son: Ejecucin, Seguimiento y Control; y Cierre.3Grupo de ProcesoDescripcinIniciacinDefine y autoriza un proyecto a una fase del mismo.PlanificacinDefine y refina los objetivos, planifica el curso de accin requerido para lograr los objetivos y el alcance que se pretende del proyecto.EjecucinIntegra personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del Proyecto.Seguimiento y controlGarantizar que se cumplan los objetivos del proyecto seguimiento del plan.Monitoreo, medicin y correccin.CierreFormalizacin ordenada de la aceptacin del proyecto o de la etapa.PMI; 2008Descripcin de las principales caractersticas de los grupos de procesos.4Cmo se relacionan?IniciacinPlanificacinSeguimiento y ControlEjecucinCierreEsquema de la interaccin existente entre los grupos de procesos, normalmente existe una relacin intensamente iterativa entre los grupos de procesos de planificacin, ejecucin, y seguimiento y control. Esto no quiere decir que los grupos de procesos de iniciacin y cierre no participen de las interacciones, solo quiere decir que los lmites de los grupos de procesos de iniciacin y cierre son un poco menos difusos.5EjecucinAquellos procesos realizados paracompletar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.PMI; 2008Desde el enfoque del PMI, la ejecucin es la implementacin del plan para direccin, se asume que se est ejecutando con un objetivo en mente.6Seguimiento y ControlAquellos procesos requeridos paramonitorear, analizar y regular elprogreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en lasque el plan requiera cambios y parainiciar los cambios correspondientes.PMI; 2008El grupo de procesos de seguimiento y control le lleva el pulso tanto al objetivo que busca solucionar el proyecto, como al desempeo de la gestin del proyecto.7CierreAquellos procesos realizados para finalizartodas las actividades a travs de todos losgrupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase delmismo.PMI; 2008Este grupo de procesos se encarga tanto del cierre administrativo de un proyecto, como del cierre tcnico.8Interacciones entre Grupos de ProcesosLa aplicacin de los procesos de la direccin de proyectos es iterativa y muchos procesos se repiten durante el proyecto.La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el grupo del proceso de seguimiento y control interacte con los otros grupos de procesos.PMI; 2008Lo usual es que a raz de alertas generadas a partir de los procesos de monitoreo y control, se decida revisar la planificacin vigente.9Interacciones entre Grupos de ProcesosPMI; 2008Se ilustra como el grupo de procesos de seguimiento y control acta como una sombrilla durante todo el ciclo de vida.10Nivel de interaccinPMI; 2008Se grafican los niveles de interaccin de los distintos grupos de procesos.11Y como interactan?Esquema de la interaccin de los 42 procesos del PMBoK.12Relaciones entre grupos de procesosLos grupos de procesos se traslapan durante el ciclo de vida por lo que actividades de ejecucin como: seleccionar proveedores, contratar al equipo del proyecto, distribuir informacin pueden iniciar sin que las actividades de planificacin hayan terminado.PMI; 2008Debemos tener claras las diferencias establecidas entre fases de un proyecto y los grupos de procesos de un proyecto, es lgico e inclusive se espera que se inicie la ejecucin de un proyecto antes de haber finalizado los esfuerzo de elaboracin de un plan de direccin del proyecto, muchas veces no se puede finalizar la el plan de direccin de un proyecto porque no se cuentan con los recursos especficos para planificar entregables especficos.13Fases de ProyectosSon divisiones dentro del mismo proyecto . Suelen completarse de manera secuencial, pero pueden superponerse.Cada fase puede ser gestionada como un proyecto.PMI; 2008Una fase de un proyecto cuenta con las caractersticas de un proyecto, es decir cada una de las fases cuenta con los cinco grupos de procesos. En proyectos de tamao considerable es una prctica usual dividir el alcance del proyecto en paquetes de trabajo ms manejables. La forma en que se organiza el ciclo de vida de un proyecto depender de las necesidades de la organizacin, cada industria gusta de manejar su propio ciclo de vida.141 proyecto = 1 fasePMI; 2008Representacin de un ciclo de vida en el que el proyecto corresponde con la fase.151 proyecto = 3 fasesPMI; 2008Representacin de un ciclo de vida donde un proyecto es desarrollado mediante la ejecucin de 3 fases secuenciales.161 proyecto = 2 fasesPMI; 2008Representacin de un ciclo de vida con dos fases superpuestas.17Receta Proyecto ExitosoSeleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto.Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir los requisitos.Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados.Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.Chamoun; 200218Qu es un proceso?Proyectos OperacionesLa gestin de proyectos es diferente de la gestin de operaciones.19Qu es un proceso?La gestin de operaciones contiene procesos.Podemos afirmar que la gestin de operaciones cuenta con procesos (contratacin de personal, cobro, ventas, etc)20Qu es un proceso?La gestin por proyectos contiene procesos.Podemos afirmar que la gestin de proyecto cuenta con procesos (planificacin, ejecucin, etc)21Qu es un proceso?Las operaciones son gestionadas mediante procesos permanentes con salidas repetitivas. En las operaciones normalmente esperamos productos similares de los procesos permanentes.22Qu es un proceso?Los proyectos son gestionados mediante procesos temporales con salidas nicas. Mientras que en los proyectos esperamos productos diferentes de los procesos temporales.23Qu es un proceso?Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.PMI; 2008Definicin de Proceso24Procesos?Se caracterizan por sus entradas, por las herramientas y tcnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.PMI; 200825Cuntos procesos hay en un proyecto?44?42?32?26Cuntos procesos hay en un proyecto?En nuestros proyectos tenemos procesos para gestionar el proyecto y procesos para elaborar nuestro producto.Adems de los 42 procesos de gestin de un proyecto que propone el PMBoK debemos tener en cuenta los procesos que deben llevarse acabo en el marco del proyecto para producir el producto del proyecto.27Cundo ejecutamos?La ejecucin comienza durante la planificacin.Antes de iniciar a ejecutar el proyecto, debemos planificar el proyecto.28Y cuando controlamos?El control inicia cuando inicia el proyecto.El control termina cuando termina el proyecto.El control prcticamente esta presenta durante todo el ciclo de vida del proyecto.29Contra que comparamos?Dentro de nuestros proyectos requerimos contar con un estndar contra el cual comparar nuestra ejecucin.Este estndar es lo que llamamos lnea base, y es uno de los principales productos de los esfuerzos de planificacin.Planificamos para controlar, si no contamos con un plan de direccin del proyecto ser intil realizar esfuerzos de seguimiento y control.30Qu es una lnea base?Lnea base del alcanceEnunciado del alcance aprobadoEstructura de desglose del trabajo(EDT)Diccionario de la EDT.Lnea base del desempeo en costosLnea base del cronogramaUna lnea base es un estndar contra el que comparamos algo, en este caso la lnea base del alcance nos permite comparar el alcance producido con el planificado, lo mismo aplica para costo y tiempo.31Lnea base de medicin del desempeoCon este nombre se conoce la combinacin de la lneas base de alcance, cronograma y costo.Esta lnea base se utiliza como lnea base global del proyecto, para medir el desempeo global del proyecto.Se utiliza para la medicin del valor ganado.La lnea base de medicin de desempeo consiste en combinar los lneas bases de tiempo, calidad y costo. Se utiliza para aplicar la tcnica de valor ganado.32Cmo deberamos controlar los proyectos?Lo ideal es controlar comparando el desempeo del proyecto contra la lnea base de la planificacin. Podemos controlar sin una planificacin detallada, pero no obtendremos informacin relevante.Si el proyecto no llega a los procesos de ejecucin, igual es necesario controlar los procesos de iniciacin y de planificacin.Los procesos de seguimiento y control tambin incluyen los esfuerzos de control realizados para asegurarse que los diferentes procesos de la gestin de proyecto se lleven a cabo adecuadamente.33BibliografaProject Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008. Chamoun, Y. Administracin Profesional de Proyectos. La Gua. Mxico: Edit. McGraw-Hill, 2002.Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008. Rita Mulcahy, PMP. PMP Exam Prep, Sixth Edition: Rita's Course in a Book for Passing the PMP Exam. 6th Edit. RMC Publications, Inc: RMC,2009.

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