Guia Metodologica de Pe

  • Published on
    04-Aug-2015

  • View
    8

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

GUA METODOLGICA DE PLANIFICACIN ESTRATGICAEsta gua tiene por finalidad asistir a los Incisos y Unidades Ejecutoras en el proceso de planificacin estratgica y construccin de indicadores. Si bien muchos de estos conceptos se solicitan en las pautas metodolgicas para disear el Presupuesto Nacional 2005 2009, no constituye un requisito imprescindible cumplir con todo lo incluido en esta gua, y su utilizacin es enteramente opcional.

Marzo de 2005

Metodologa de Planificacin Estratgica

NDICE

PRESENTACIN ........................................................................................................... 3 SECCIN 1: PLANIFICACIN ESTRATGICA.......................................................... 4 DESCRIPCIN DE UN PROCESO GENRICO DE PLANIFICACIN....................... 5 Contestamos a las preguntas: Dnde estamos? A dnde queremos ir? Cmo llegaremos? Cmo mediremos el resultado?.............................................. 5 1.1. Empezando a organizarse ............................................................................. 5 1.2 Dnde estamos actualmente?...................................................................... 7 1.2.1. Anlisis del marco normativo ..................................................................... 7 1.2.2. Prioridades de gobierno............................................................................. 7 1.2.3. Necesidades y demandas de los grupos de inters ................................... 7 1.2.4. Misin y visin ........................................................................................... 8 1.2.5. Estudio del contexto y de la organizacin .................................................. 9 1.3. A dnde queremos ir? ............................................................................... 11 1.3.1. Plan Estratgico ...................................................................................... 11 1.4. Cmo llegaremos? ..................................................................................... 13 1.4.1. Plan de accin ......................................................................................... 13 1.5. Cmo mediremos el resultado? ................................................................ 14 SECCIN 2: CONSTRUCCIN DE INDICADORES................................................. 15 2.1. Qu hay de particular en la medicin de los resultados de la gestin pblica? ............................................................................................................... 15 2.2. Ventajas de la evaluacin de la gestin...................................................... 15 2.3. Condiciones previas para la evaluar la gestin ......................................... 16 2.4. CONSTRUCCIN DE INDICADORES............................................................... 16 2.4.1. Qu es un indicador?.............................................................................. 16 2.4.2. Qu caractersticas son deseables que tenga un indicador? ............. 16 2.4.3. Cules son las dimensiones relevantes del desempeo? ................... 17 Eficacia.............................................................................................................. 17 Eficiencia........................................................................................................... 18 Calidad .............................................................................................................. 18 Desempeo Presupuestario (eficiencia) ............................................................ 18 2.5. DESARROLLO DEL DICCIONARIO DE INDICADORES ................................... 19 2.6. Descripcin del glosario de trminos que integran la ficha de cada indicador.............................................................................................................. 19 2.6.1. Informacin General ................................................................................ 19 2.6.2. Caractersticas del indicador.................................................................... 20 2.6.3. Clculos y especificaciones de datos....................................................... 20 2.6.4. Informacin sobre el valor del indicador................................................... 21 2.7 FICHA PARA LA CONSTRUCCIN DE INDICADORES .................................... 22

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

2

Metodologa de Planificacin Estratgica

PRESENTACINEsta Gua Metodolgica se elabor tomando como base una metodologa estndar para organizaciones pblicas y/o privadas, y se fue ajustando a travs de la aplicacin en Unidades Ejecutoras piloto de la Administracin Central. La aplicacin de esta metodologa permite a las organizaciones pensar sobre su propia estructura y recursos, a travs de la revisin de la misin, definicin de su visin en el mediano plazo, y realizacin de un anlisis FODA (interno: debilidades y fortalezas; y externo: amenazas y oportunidades). Se agrega un anlisis de Grupos de Inters, lo cual permite identificar y distribuir los actores con los cuales la organizacin se interrelaciona, en trminos de poder y de inters. Una vez realizado el anlisis de misin, visin y contexto, el organismo estar en mejores condiciones de definir su plan estratgico (proponer objetivos) y plan operativo anual (metas). Por ltimo se propone una gua para formular indicadores para la medicin de los resultados, lo cual permitir realizar el seguimiento de la ejecucin. Dependiendo del tamao y la estructura de cada Unidad Ejecutora, se podr requerir una planificacin separada para cada programa, divisin, departamento, o equivalente de la Unidad Ejecutora. Sin embargo, cada planificacin individual necesariamente debe ser consistente con la planificacin general. El plan general unifica todos los elementos de la organizacin y establece una direccin compartida. Esta Gua contiene dos secciones principales y tres Anexos: Seccin 1: Planificacin Estratgica, donde se explicitan los conceptos y la lgica del proceso que permitirn al facilitador orientar los talleres dentro de cada organismo; Seccin 2: Construccin de Indicadores, donde se describe una metodologa para la definicin y construccin de indicadores de gestin, y se incluye una ficha de indicadores que contiene todos los elementos necesarios para su definicin. Anexo 1: Plan de Trabajo, donde se realiza una propuesta de cronograma de talleres en base a la experiencia en unidades piloto (promedio de 12 reuniones). Anexo 2: Facilitador. Las diferentes experiencias sealan la importancia de que haya un facilitador externo a la organizacin, que sea el que aplique la metodologa y haga de moderador y sintetizador de los avances. Anexo 3: Mecnicas y Tcnicas, donde se explicitan las diferentes herramientas aplicadas en los talleres.

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

3

Metodologa de Planificacin Estratgica

SECCIN 1: PLANIFICACIN ESTRATGICAEn esta seccin se recogen los principales conceptos para llevar adelante un proceso de planificacin estratgica. Se recomienda su lectura en forma paralela con el Plan de Trabajo (Anexo 1) y con Mecnicas y Tcnicas (Anexo 3). Dentro de las encontramos:q q q q q

caractersticas

distintivas

de

la

planificacin

estratgica

q

tendencia a la accin, nfasis en el pensamiento estratgico ms que en un documento de planificacin, anticipacin de eventos futuros y su impacto posible en las operaciones fundamentales del organismo, enfoque en identificar que es lo esencial para el xito de la organizacin y destinar los recursos hacia esos esfuerzos, un ejercicio de planificacin estratgica bien ejecutado promueve un mejor entendimiento de la organizacin, de la direccin que debe seguir y de su propsito. Cada individuo puede ver como sus acciones contribuyen a esa Misin. La claridad en su propsito realza la habilidad de la organizacin para reconocer y concentrarse en aquellas actividades o acciones que son fundamentales, asimismo, es el marco de referencia para asignar recursos del presupuesto a las actividades prioritarias.

Una planificacin estratgica bien ejecutada requiere del compromiso y recursos de la gerencia de la organizacin. Por esta razn es necesario que la gerencia discuta y articule sus expectativas del proceso de planificacin antes de iniciarlo. Algunos de los factores que contribuyen al xito:q q q q

q

liderazgo que apoye el proceso, este factor es un elemento clave; un proceso flexible y amigable que se adapte a las necesidades nicas de la organizacin; participacin de todos los niveles de la organizacin; realismo a lo largo de todo el proceso (personal, condiciones fsicas, presupuestos, objetivos, metas, cultura, filosofa de la organizacin y condiciones actuales), prioridades establecidas para guiar la asignacin de recursos.

La planificacin estratgica es realmente una prctica de buena gerencia. Consiste en un esfuerzo constante y disciplinado por recolectar informacin en amplia escala, explorar alternativas posibles y examinar implicaciones de las decisiones actuales en las condiciones futuras de la organizacin.

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

4

Metodologa de Planificacin Estratgica

DESCRIPCIN DE UN PROCESO GENRICO DE PLANIFICACINContestamos a las preguntas: Dnde estamos? A dnde queremos ir? Cmo llegaremos? Cmo mediremos el resultado? 1.1. Empezando a organizarse Antes de comenzar el proceso de planificacin en s, deber ser considerada la viabilidad del mismo. Para estudiar la viabilidad del proceso de planificacin se deber considerar como elementos fundamentales:q

q q

Compromiso de la direccin: el compromiso se debe lograr tanto a nivel poltico como a nivel organizacional, especialmente de aquellas reas clave como puede ser la de recursos humanos (adicionalmente en muchas ocasiones conlleva la necesidad de un cambio de mentalidad). Disposicin de recursos: el proceso requerir tiempo, recursos econmicos y organizacin. Sistemas de comunicacin e informacin fluidos y constantes: los sistemas de comunicacin sern esenciales para lograr el involucramiento de toda la organizacin en el proceso fomentando la comunicacin de los logros parciales y finales del proceso (en caso de no contar con esto, se debera implementar en forma paralela al desarrollo del proceso de planificacin, la generacin de un sistema de informacin que lo respalde). Se necesita contar con informacin ordenada y sistematizada incluida en sistemas informticos que posibiliten el armado de indicadores para medir y evaluar resultados.

Estos tres elementos sern requisitos mnimos necesarios para que el proceso de planificacin sea viable. El proceso de planificacin estratgica deber ser liderado por un grupo reducido en el que se recomienda participen el director de la Unidad Ejecutora, jerarcas y asesores, siendo altamente recomendable la participacin de un facilitador externo que gue el proceso de planificacin estratgica y/o un experto en el rea (para ello se adjunta en anexo independiente las condiciones y/o factores a considerar al contratar los profesionales mencionados). Una vez formado el equipo reducido se sugiere que el mismo se mantenga. Ser tarea del equipo reducido abordar los temas relacionados con la organizacin y preparacin del proceso de planificacin. El mismo deber estudiar la viabilidad del proceso considerando el nivel de tiempo y recursos disponible para la planificacin, establecer los productos resultantes esperados, decidir quien participa y como, e ir armando la estructura del proceso. Asimismo, para la etapa de anlisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) se requerir la participacin de un grupo ampliado de funcionarios que sean representativos de las reas ms importantes de la organizacin. Se sugiere organizar estos talleres con la participacin de personas pertenecientes a las reas de recursos humanos, compras y gastos y procesos sustantivos, sin perjuicio de que pueda incorporarse alguna otra rea que la organizacin considere crtica para su buen funcionamiento.

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

5

Metodologa de Planificacin Estratgica

Se recomienda:q

q

q q

q q

acordar sobre los recursos a utilizar durante el proceso: deben incluirse consideraciones sobre aspectos logsticos para el correcto desarrollo del proceso de planificacin propuesto, incluyendo el espacio locativo a lo que se sugiere, en los casos que sea posible, seleccionar un local fuera de la organizacin para asegurarse de disminuir lo ms posible las interrupciones dentro de las reuniones programadas. armar un cronograma de accin con los pasos y duracin de cada uno (se adjunta en anexos un posible cronograma, as como la descripcin del esquema de reuniones mantenidas en experiencias de pilotos aplicadas en la DNIC e INAU) capacitar al personal sobre la planificacin estratgica y las tcnicas de performance, incluir recomendaciones de quien debe integrar el equipo de trabajo en las distintas instancias, sugirindose que participen los responsables de cada rea y/o personas claves de la organizacin. seleccin de el /los consultores externos a ser contratados que actuarn como facilitadores en el proceso. aunque se decida contratar un facilitador para el proceso, se deber asegurar que las estadsticas, polticas e informacin de los interesados directos estn disponibles para involucrar o al menos informar a la organizacin entera de este proceso,

Se sugiere organizar una o ms reuniones donde se traten los temas aqu sealados, as como que se definan los integrantes del equipo reducido de la organizacin, que conjuntamente con el /los facilitadores externos (en caso de existir) acompaaran todo el proceso de planificacin. Se recomienda asimismo distribuir entre el equipo reducido un boletn informativo que contenga adems de una descripcin del trabajo que se pretende abordar, una descripcin general del funcionamiento interno de la organizacin que brinde informacin general bsica de la unidad. Es importante tener en cuenta que se trata de un proceso que requerir revisiones continuas ya que el entorno variar e incluso la situacin interna (por ejemplo: reestructuras), por lo que se requerir establecer oportunidades de revisin y ajuste del proceso general. Una vez definidos todos estos elementos, es altamente recomendable organizar una reunin masiva con todos los miembros de la organizacin que en algn momento participarn en el proceso de planificacin estratgica (grupo ampliado). El objetivo de este plenario es poner a todos en conocimiento del proceso que se va a llevar adelante, cuales son sus objetivos, en que consiste, etc., y comunicarles que a cada uno se le solicitar participar en distintas etapas del mismo, pero que independientemente se fomentar un canal de comunicacin especial para que cualquiera pueda ir viendo y opinando sobre los avances que se vayan logrando.

Oficina de Planeamiento y Presupuesto

6

Metodologa de Planificacin Estratgica

1.2 Dnde estamos actualmente? 1.2.1. Anlisis del marco normativo Este paso consiste en an...