Gestión de proyectos costos

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    16-Nov-2014

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  • 1. Gestin de Proyectos

2. Gestin de los Costos del ProyectoMBA CARLOS ACUA, PMP 3. Agenda Introduccin a la gestin de costos Estimacin de Costos Preparacin del Presupuesto de Costos Control de Costos Trminos relacionados a la gestin de costos 4. Introduccin La Gestin de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. La gestin de costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto, desarrollado en el rea de conocimiento de la gestin del tiempo. 5. Introduccin En muchas reas de aplicacin, el pronstico y anlisis de los resultados se efectan fuera del proyecto. En otras, la gestin de costos tambin incluye este trabajo. El Gerente de Proyecto debe estar atento para incluir los procesos adicionales y las tcnicas generales, tales como retorno de la inversin, anlisis de retorno, y otros, que sean requeridos por el proyecto. 6. Introduccin Una visin ms amplia de la gestin de costos del proyecto se denomina frecuentemente clculo de costos del ciclo de vida del proyecto. El clculo de costos del ciclo de vida del proyecto, junto con tcnicas de ingeniera de valor, puede mejorar la toma de decisiones y se usa para reducir el costo y tiempo de ejecucin, y mejorar la calidad y el rendimiento del producto entregable del proyecto. 7. Introduccin PlanificacinEstimacin de Estimacin de Costos CostosPreparacin del Preparacin del Presupuesto de Presupuesto de Costos CostosControlControl de Control de Costos Costos 8. Introduccin Estimacin de Costos Estima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Preparacin del Presupuesto del Costo Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos individuales. Control del Costo Controla cambios en el presupuesto del proyecto. 9. Introduccin Enalgunos proyectos, especialmente los ms pequeos, la estimacin de costos y la preparacin del presupuesto del costo estn tan unidos que se ven como un slo proceso (p.e., son ejecutados por un slo individuo en un perodo relativamente corto de tiempo). Aqui se presentan como procesos distintos porque las herramientas y tcnicas para cada uno son diferentes. 10. Introduccin Plan de Gestin de Costos Describe cmo las variaciones del costo sern manejadas (respuestas diferentes a problemas mayores y a menores). Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan de gestin del proyecto. 11. Introduccin El Plan de Gestin de Costos debe establecer: Nivel de precisin, tipos de estimacin y redondeos. Unidades de medida (horas, das). Enlaces con procedimientos de la organizacin y cuentas de control (CA). Umbrales de control, variaciones permitidas. Reglas de valor ganado, frmulas y criterios. Formatos de informe. Descripciones de proceso. 12. Introduccin En la gestin del tiempo se estim los recursos a nivel de actividades. Sin embargo, en proyectos grandes puede ser ms prctico estimar los costos a nivel de cuentas de controlCUENTA DE CONTROL (CA)PRESUPUESTO GERENCIA RESERVA DE GESTINPROYECTOCUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTA DE CONTROL (CA)CUENTAS DE CONTROL (CA) 13. 7.1 Estimacin de Costos 14. Estimacin de Costos La estimacin de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximacin de los recursos necesarios para completar cada actividad, incluyendo la identificacin y consideracin de diversas alternativas. Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dlares, etc. Estas estimaciones son mejoradas a travs de refinamientos durante el transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles. 15. Estimacin de Costos Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarn al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categoras especiales tales como asignacin por inflacin o un costo por contingencia. Si la organizacin ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la experiencia requerida. 16. Estimacin de Costos Recordar para el examen La estimacin debe ser basada en la EDT Siempre que sea posible, la estimacin debe ser realizada por la persona que realizar el trabajo La informacin histrica de proyectos pasados es la clave para afinar las estimaciones Las estimaciones son ms exactas si componentes ms pequeos de trabajo son estimados El gerente de proyecto debe cumplir con las estimaciones acordadas. 17. Estimacin de Costos Herramientas y Tcnicas Herramientas y Tcnicas Entradas Entradas Estimacin por analoga Estimacin por analoga Determinacin de tarifas de costos de Determinacin de tarifas de costos de recursos recursos Estimacin ascendente Estimacin ascendente Estimacin paramtrica Estimacin paramtrica Software de gestin de proyectos Software de gestin de proyectos Anlisis de propuestas para licitaciones Anlisis de propuestas para licitaciones Anlisis de reserva Anlisis de reserva Costo de la calidad Costo de la calidadFactores ambientales de la empresa Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Activos de los procesos de la organizacin organizacin Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Plan de gestin del proyecto Plan de gestin del proyectoResultados Resultados Estimacin de costos de las Estimacin de costos de las actividades actividades Informacin de soporte de la Informacin de soporte de la estimacin de costos de las estimacin de costos de las actividades actividades Cambios solicitados Cambios solicitados Plan de gestin de costos (act.) Plan de gestin de costos (act.) 18. Estimacin de CostosEntradas Factores ambientales de la empresa Condicionesdel mercado. Base de datos comerciales.Activos de los procesos de la organizacin Polticasde estimacin de costos. Plantillas de estimacin de recursos. Informacin histrica. Archivos del proyecto. Conocimientos del equipo de proyecto. Lecciones aprendidas. 19. Estimacin de CostosEntradas FuenteDescripcinInformacin histricaPodemos consultar los archivos de proyectos anteriores y de similar naturaleza para obtener informacin que nos sirva como referencia.Investigacin de mercadoPara integrar precios unitarios hay informacin de mercado disponible que podemos adquirir llevando a cabo una investigacin de costos de materiales, mano de obra, costos indirectos, etc.CotizacionesImplica preparar alcances preliminares con criterios de aceptacin para lograr obtener cotizaciones de proveedores.Bases de datosEn ciertas industrias existen empresas que proveen el servicio de consultora de base de datos de precios unitarios por regin, especialidad, entregable, etc. FUENTES DE INFORMACIN PARA ESTIMAR COSTOS 20. Estimacin de CostosEntradas Enunciado del alcance del proyecto Necesidaddel negocio. Justificacin. Requerimientos. Lmites. Restricciones y asunciones. Entregables y criterios de aceptacin.Estructura detallada de trabajo (EDT) Suministrarelacin entre todos los componentes del proyecto y los entregables. 21. Estimacin de CostosEntradas Diccionario de la EDT Identificacinde productos entregables. Descripcin del trabajo en cada componente del EDT.Plan de gestin del proyecto Plande gestin del cronograma. Plan de gestin de personal. Registro de riesgos 22. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin por analoga Implicausar el costo real de proyectos anteriores similares. Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es limitada. Utiliza el juicio de expertos. Es menos costosa que otras tcnicas pero tambin menos exacta. Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria. 23. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas VentajasDesventajasRpida.Menos exacta.Las tareas individuales no necesitan ser identificadas.Se preparan con informacin limitada.Menos costosa.Requiere considerable experiencia para hacerlo bien.Provee al gerente de proyecto de una idea de las expectativas de la gerencia.Extremadamente difcil para proyectos con alto grado de incertidumbre.ESTIMACIN POR ANALOGA 24. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Determinacin de tarifas de costos de recursos Sedeben conocer las tarifas de costos unitarios de cada recurso. Se usan cotizaciones, tarifas estndar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales y listas de precios de los vendedores. 25. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin ascendente Estimacindel costo de las actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulacin para obtener el costo total del proyecto. El costo y precisin depende del tamao y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: sern mayores en la medida que estas actividades sean mayores o ms pequeas. El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si vale la pena el costo adicional de la exactitud adicional. 26. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas VentajasDesventajasMs exacta.Toma tiempo y esfuerzo (costo).Basada en un anlisis detallado del proyecto.Tendencia del equipo a acolchar los estimados.Provee una base confiable para el monitoreo y control.Requiere que el proyecto este bien definido y entendidoESTIMACIN ASCENDENTE 27. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Estimacin paramtrica Tcnicaque utiliza relacin entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la informacin de costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la construccin de casas residenciales costar cierta cantidad de dinero por m2 de vivienda) o complejos. Los modelos paramtricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la informacin histrica usada para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran proyecto as como para uno pequeo). 28. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Software de gestin de proyectos Softwarede estimacin de costos, hojas de clculo y herramientas de simulacin y estadstica. Dichos productos pueden simplificar el uso de las herramientas descritas anteriormente y de tal modo, facilitar la rpida consideracin de varias alternativas de costos. 29. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de propuestas para licitaciones Cuandolos proyectos se ganan mediante procesos competitivos el equipo de proyecto puede realizar un trabajo de estimacin de costos adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales y obtener un costo que respalde el costo total del proyecto . 30. Estimacin de CostosHerramientas y Tcnicas Anlisis de reserva Reservaso asignaciones para contingencias son costos estimados que utilizar el Gerente de Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Problema de posible exageracin de estimacin de costos. Reservas forman parte de la lnea base de costos.Costo de la calidad (COQ) Costostotales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos y por no cumplir con los requisitos. 31. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos Sonvalorizaciones cuantitativas de los costos probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto. Son presentados en forma de resumen o en detalle. Deben cubrir todas las categoras de recursos que sern cargados al proyecto (mano de obra, materiales, suministros, ms categoras especiales tales como la variacin por inflacin o reserva de contingencias de costos). 32. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos Losestimados de costos son ajustados frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible respecto al producto del proyecto. Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y Estimacin Definitiva. 33. Estimacin de CostosResultados Estimacin de costos (Tipos de Estimaciones) Estimadodel Orden de Magnitud (-50, +100 por ciento). Este es un estimado aproximado sin datos detallados, que es utilizado durante la evaluacin inicial del proyecto. Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento). Un estimado definitivo es preparado de datos bien definidos, especificaciones, planos, etc. Estos estimados son usados para licitaciones, evaluaciones de ofertas, cambios contractuales, trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y aprobaciones de gobierno. 34. Estimacin de CostosResultados Informacin de respaldo Elmonto y tipo de detalles adicionales vara por rea de aplicacin. Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cmo se obtuvo la estimacin. Debe incluir: Descripcin del alcance del trabajo. Fundamentos de la estimacin. Asunciones y restricciones. Rango de estimaciones. 35. Estimacin de CostosResultados Cambios solicitados Sepueden generar cambios que afecten al plan de gestin de costos o requerimientos de recursos u otros planes componentes del plan de gestin del proyecto. Se procesan a travs del control integrado de cambios.Plan de gestin de costos (actualizaciones) Silas solicitudes de cambio son aprobadas y causan un impacto sobre la gestin de costos se actualiza el plan de gestin de costos. 36. 7.2 Preparacin del Presupuesto de Costos 37. Preparacin del Presupuesto de Costos La preparacin del presupuesto de costos implica la asignacin de costos totales estimados a paquetes de trabajo individuales para establecer un costo base que permita medir el rendimiento del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto proporciona el presupuesto resumen. 38. Preparacin del Presupuesto de Costos Herramientas y Tcnicas Herramientas y TcnicasEntradas Entradas Enunciado del alcance Enunciado del alcance Estructura detallada Estructura detallada de trabajo (EDT) de trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Diccionario de la EDT Estimacin de costos de las Estimacin de costos de las actividades actividades Informacin de soporte de la Informacin de soporte de la estimacin de costos de las estimacin de costos de las actividades actividades Cronograma del proyecto Cronograma del proyecto Calendario de recursos Calendario de recursos Contrato Contrato Plan de gestin de costos Plan de gestin de costos Suma de costos Suma de costos Anlisis de reserva Anlisis de reserva Estimacin paramtrica Estimacin paramtrica Conciliacin del lmite de la financiacin Conciliacin del lmite de la financiacinResultados Resultados Lnea base de costos Lnea base de costos Requerimientos para la Requerimientos para la financiacin del proyecto financiacin...

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