Filtros en excel

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1. FILTROS EN EXCEL Los filtros sirven para obtener una lista ms simple a partir de otra ms compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla AUTOFILTROS Supongo que la gran mayora de mis lectores conocen la funcionalidad Autofiltro de Excel. Autofiltro nos permite "filtrar" una lista de acuerdo a uno o ms criterios que podemos aplicar a una o ms columnas de una lista. Para ejemplificar el uso he importado una de las tablas de la base de datos Northwind que viene con el paquete Office de Microsoft. Si queremos filtrar la lista para que se vean slo los productos clasificados como bebidas (Beverage),seleccionamosuna de las celdasde la tabla,y en men Datos seleccionamos Autofiltro 2. Para filtrar la lista seleccionamos de la lista desplegable el criterio requerido El resultado es: Tambin podemos filtrar usando criterios "personalizados". Por ejemplo, todos los productos cuyo precio por unidad sea superior a 20. Abrimos la lista desplegable y elegimos Personalizar 3. En el dilogo que se abre elegimos "es mayor que" y fijamos el valor 20 en la ventanilla correspondiente y pulsamos Aceptar 4. Podemos extender el poder de esta funcionalidad combinando filtro de varias columnas. Por ejemplo todas las bebidas cuyo precio sea mayor a 20 Para eliminar la seleccin podemos pulsar la flecha de la columna filtrada (que aparece en azul) o usar el men DatosAutofiltro. La posibilidad de personalizar el filtro nos provee de una gran flexibilidad para filtrar nuestras listas. Supongamos que queremos,por algn oscuro motivo,filtrar la lista para que muestre slo las filas donde la cantidad por unidad (la columna QuantityPerUnit)empiezacon "12".UsamosPersonalizar con este criterio El resultado 5. Como ven, Personalizar en Autofiltro ofrece muchas posibilidades. De hasta Tambin podemos aplicar "wildcards" como * o ?. Por ejemplo, mostrar slo las filas que tengan el nmero 12 en la columna QuantityPerUnit en la posicin 6 y7. Usamos Personalizar con 5 signos?, el nmero 12 y un asterisco: 6. Tambin podemos usar Obtenemos Por ltimo (en lo que respecta a esta nota) podemos combinar criterios dentro de una misma columna usando las posibilidades Y y O del dilogo. Es de notar que slo podemos combinar dos condiciones. Otra limitacin de Autofiltro es que slo puede mostrar 1000 registros en las listas desplegables de los encabezamientos. FILTROS AVANZADOS Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se emple para AUTOFILTROS . 7. En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos cmo se procede. En la cinta de opciones debemos ir a la pestaa "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botn "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado" Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar: 1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla. 8. 2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de clculo. 3. Rango de la lista : automticamente Excel coloca el rango done esta la lista 4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. 5. Copiar a: esta opcin queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para e sto solo es necesario especificar donde estarn los rtulos. 6. Slo registros nicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos. Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introduccin de AUTOFILTROS sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificacin de Filtrar la lista sin moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rtulo y otra para el criterio a cumplir, como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2) el panel queda como se muestra Al aceptar nos queda la tabla filtrada 9. En este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel emergente como se ve y la tabla en su nuevo lugar se ve como en la figura 10. aqu se puede ver que las filas estn en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar funciones, por ejemplo si quisiremos contar el nmero de alumnos con un porcentaje de asistencia del 70%, utilizaramos la funcin CONTAR y como se puede ver se obtiene e l resultado correcto que es 8 11. Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciones.Supongamos que queremossaber cuntos alumnos tuvieron menos de 70% y ms de 85% de asistencias,en este caso debemos poner 2 condiciones, por lo que necesitaremos una celda ms en el rango de criterios y el panel Filtro avanzado se configura como sigue al aceptar obtenemos la tabla Donde al aplicar la funcin CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.