Excel 2007 Modulol II

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excel para todos

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  • Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

    Bogot - Colombia

    2008

    Educacin y Tecnologas de Informacin S.A.

    IT Talent

    Abril 2008

    Microsoft office 2007 Excel Modulo II

  • Tabla de contenido Excel 2007 Modulo II

    I. BASES DE DATOS ......................................................................................................................... 4

    Obtener informacin sobre la ordenacin .................................................................................. 4

    ORDENAR TEXTO ............................................................................................................................. 5

    Ordenar nmeros ........................................................................................................................ 5

    Ordenar fechas u horas ............................................................................................................... 5

    Ordenar por color de celda, color de fuente o icono .................................................................. 6

    Ordenar por una lista personalizada ........................................................................................... 7

    Ordenar filas ................................................................................................................................ 8

    Ordenar por ms de una columna o fila ..................................................................................... 8

    Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las dems ....................................... 9

    Ms informacin sobre problemas generales de ordenacin .................................................. 10

    ESQUEMATIZAR UNA LISTA DE DATOS EN UNA HOJA DE CLCULO ............................................. 10

    Crear un esquema de filas ......................................................................................................... 11

    Crear un esquema de columnas ................................................................................................ 13

    Mostrar u ocultar datos de esquemas ...................................................................................... 16

    Personalizar un esquema con estilos ........................................................................................ 16

    Copiar datos esquematizados ................................................................................................... 17

    Ocultar o quitar un esquema .................................................................................................... 17

    Crear un informe de resumen con un grfico ........................................................................... 18

    CONSOLIDAR DATOS EN VARIAS HOJAS DE CLCULO .................................................................. 18

    Consolide por posicin .............................................................................................................. 19

    Consolide por categoras ........................................................................................................... 20

    Consolide por frmula ............................................................................................................... 21

    Filtrar una Base de Datos: ............................................................................................................. 22

    Filtros Avanzados: ......................................................................................................................... 23

    ANALISIS DE DATOS ....................................................................................................................... 25

    Importar datos de Word a Excel. .............................................................................................. 28

    Importar datos de Excel a Word. .............................................................................................. 28

    Importar Datos de Access: ........................................................................................................ 29

    Tablas Dinmicas: .......................................................................................................................... 30

  • Grficos con Tablas Dinmicas: ................................................................................................. 32

    Vincular Hojas de Clculo: ......................................................................................................... 32

    Consolidar Hojas de Trabajo: .................................................................................................... 33

  • E X C E L 2 0 0 7 M O D U L O I I

    I. BASES DE DATOS Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemticamente para su posterior uso. Un libro de Microsoft Office Excel tiene la capacidad de incluir una o varias hojas de clculo para almacenar y trabajar con grandes cantidades de datos. A su vez es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada.

    Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

    Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

    - Ordenar los registros.

    - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio.

    - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.

    - Crear un resumen de los datos.

    - Aplicar formatos a todos los datos.

    Ordenar datos en un rango o tabla Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces. Nota Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional. Para obtener ms informacin, vea Filtrar datos de un rango o una tabla y Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales. Obtener informacin sobre la ordenacin Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms antiguos) en una o varias columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es posible ordenar por filas. Los criterios de ordenacin se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenacin para poder volver a aplicar peridicamente una ordenacin al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para

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    ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

    ORDENAR TEXTO

    1. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.

    3. Siga uno de los procedimientos

    siguientes: Para ordenar en orden

    alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z.

    Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

    4. Tambin puede ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas.

    Cmo ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas

    1.En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin. 2.En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic en Opciones. 3.En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, seleccione Distinguir maysculas de minsculas.

    4. Haga clic dos veces en Aceptar.

    Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene nmeros almacenados

    como nmeros y nmeros almacenados como texto, ser necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados como nmeros se ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic en Texto. Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Ordenar nmeros 1. Seleccione una columna de datos

    numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de nmeros ms

    bajos a nmeros ms altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor.

    Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.

    Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como texto. Para obtener ms informacin, vea Convertir nmeros almacenados como texto a nmeros. Ordenar fechas u horas

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    1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

    2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.

    3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de una hora o

    fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes.

    Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos.

    Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora est almacenada como texto. Para obtener ms informacin, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas. Nota Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea, convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos. Para obtener ms informacin, vea Mostrar la fecha como da de la semana.

    Ordenar por color de celda, color de fuente o icono Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por estos colores. Adems, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. 1. Seleccione una columna de datos en

    un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla.

    2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.

    Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar.

    3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.

    4. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por color de

    celda, seleccione Color de celda.

    Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.

    Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

    5. En Criterio de ordenacin, haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

    6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

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    Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenacin de columnas y A la izquierda para una ordenacin de filas.

    Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenacin de columnas y A la derecha para una ordenacin de filas.

    Nota No hay ningn color de celda, color de fuente ni criterio de ordenacin de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin de ordenacin.

    7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco. Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma seleccin en Ordenar. Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenacin.

    Ordenar por una lista personalizada Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de das de la semana y de meses del ao, y puede adems crear sus propias listas. 1. Tambin puede crear una lista

    personalizada. Cmo crear una lista

    personalizada 1. En un rango de celdas, escriba

    los valores por los que va a ordenar, en el orden que

    desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

    A

    1 Mximo

    2 Medio

    3 Mnimo

    2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionara las celdas A1:A3.

    3. Haga clic en el botn de

    Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel, en la categora Populares y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

    4. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuacin, en Aceptar dos veces.

    Notas Slo puede crear una lista

    personalizada basad...