Ejemplo acta revision por la direccion

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    03-Jul-2015

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  • 1. ACTA DE REVISIN POR LA DIRECCINCdigo FG 002Versin 03Fecha 2008-04-18Pgina 1 de 21DESARROLLO Y DECISIONES1. RESULTADOS DE AUDITORAS Auditora ExternaDe los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditora del ICONTEC (diciembre de 2010) se han implementado y cumplido a satisfaccin 10 mejoras, 2 se estn implementando y tienen con proyeccin para el prximo ao (7.10 Considerar la integracin del sistema con la Norma Tcnica Colombiana 5555/2007 y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opcin para el aseguramiento de la informacin.) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestin se han trabajado durante el segundo semestre con la revisin y actualizacin del Manual de Indicadores 2011.Ver Informes mensuales del Gestin del Sistema de Gestin de la Calidad 2011. Auditora InternaEntre el 20 de junio al 1 de julio se llev a cabo una auditora interna a los 18 procesos institucionales, obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77 hallazgos.CITANTELuz Mariela Sorza Zapata Citacin a Reunin de Acta No. Carcter de la ReuninRevisin por la Direccin004 OrdinariaX ExtraordinariaFecha de Reunin Lugar de Reunin Hora inicio Hora final Da Mes Ao16 y 17112011Auditorio Pedronel Gmez8:00a.m1:30p.m12:00m.m5:00p.m ORDEN DEL DIA1. Resultados de Auditoras2. Retroalimentacin del Cliente3. Desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio4. Estado de las acciones correctivas y preventivas5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin6. Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin de la Calidad7. Recomendaciones de la mejora para el ao 20118. Riesgos actualizados e identificados para la entidad9. Revisin de la adecuacin de la poltica y los objetivos de la calidad10. Resultados de la Revisin por la Direccin

2. Pgina 2 de 21Derivada de los resultados de esta auditora y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la Planificacin y Ejecucin de Auditoras Internas PECV 002, se ejecut del 7 al 14 de septiembre auditora complementara a los procesos de Gestin de la Comunicacin, Gestin Laboratorios, Proyeccin Social y Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un total de 11 hallazgos.Las auditoras internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formacin para el trabajo y el desarrollo humano con los programas tcnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos del Instituto Tecnolgico Metropolitano.Como resultado de la auditora interna se concluye que el Sistema Gestin de la Calidad es:CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son tiles para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo.ADECUADO porque se evidenci solo una no conformidad al numeral 4.1f Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, lo cual demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofa Institucional y el seguimiento y medicin a travs de los indicadores de gestin.EFICAZ porque al cerrar las acciones se evala la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el ao 2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los aspectos por mejorar en el ao 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del ao 2010 realizada a todos los procesos, se detect 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como resultado un cierre eficaz del 75%. Vase informe del Sistema de Gestin de la Calidad del 15 de julio de 2011.EFICIENTE porque la inversin de recursos en capacitacin permiti la participacin activa y empoderamiento de los lderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la auditora, y en la profundidad en los resultados.EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditoras internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el ao 2011) y la autogestin permanente que se materializa en la reformulacin de reglamentos y estatutos. Es de anotar que la implementacin de acciones por autocontrol requiere la documentacin en el Sistema Mejoramiso, ya que muchas de estas no son registradas. 3. Pgina 3 de 21Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditora 2011Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditoras 2011 (Complementario) 4. Pgina 4 de 212. RETROALIMENTACIN DEL CLIENTEPara la retroalimentacin del cliente la Institucin ha diseado encuestas en los procesos de: Desarrollo Curricular, Proyeccin Social, Bienestar Institucional, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin de Conocimiento, Gestin de la Comunicacin, Autoevaluacin, Gestin Financiera y Gestin de Laboratorios, las cuales permiten y permitirn evidenciar la satisfaccin de los diferentes clientes de estos servicios. Ver Anexo N1 Diapositivas de la Revisin por la Direccin de cada proceso.En cuanto a las QRS, la Institucin cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas, reclamos, sugerencias y solicitud de informacin, el seguimiento se realiza desde Secretaria General.En el presente ao se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadsticos, adicionalmente, se reubico el link en el portal web, hacindolo ms visible para el usuario. Se cuenta adems con el link Contctenos que contiene el directorio telefnico.Evidencias: Accin 636 Mejoramiso, y portal Web Institucional - http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asphttp://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp 5. Pgina 5 de 21Desde el 1 de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos.Quejas 219 Reclamos 37 6. Pgina 6 de 21La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o problemtica:Dependencia o problemticaQuejas o reclamos Administracin tecnolgica 3Anlisis de Costos y Presupuestos7 Anlisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16reas Deportivas y Otros Espacios6 Aulas Especializadas 5Aulas de clase4 Calidad 4Decanatura Facultad de Artes y Humanidades4 Decanatura Facultad de Ciencias Bsicas 2Decanatura Facultad de Ingenieras1 Decanatura Facultad de Tecnologas 3Departamento de Sistemas32 Educacin Continuada 5Electromecnica4 Fsica 1Informtica Musical1 Ingeniera Biomdica 2Ingeniera Electromecnica3 Ingeniera en Diseo Industrial 1Ingeniera Financiera y de Negocios2 Gestin Administrativa 6Jefe Atencin Apoyo al estudiante26 Mantenimiento de Equipo Biomdico 2Prcticas Profesionales4 Ing. Produccin 1Ing. Sistemas2 Ing. Telecomunicaciones 1Problemtica Admisiones y Registro63 Problemtica Archivo Central 1Problemtica Atencin Bienestar2 Problemtica Atencin Mdica 1Problemtica Biblioteca2 Problemtica Comunicaciones 3Problemtica funcionarios6 Problemtica tesorera 5Produccin9 Programa de Egresados 2Sistemas de Informacin12 Telecomunicaciones 2TOTAL256Para mayor informacin ver anexo N2 Anlisis de quejas y reclamos 7. Pgina 7 de 213. DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIOEn cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditora externa de seguimiento al Sistema de Gestin de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestin (7.3, 7.6 y 7.9), la Oficina de Planeacin, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestin 2011 con los lderes y responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos:1. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad.2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso.3. Categorizacin de los indicadores4. Frecuencia de medicin5. Metas de los indicadores que han demostrado su superacin de manera continua6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la Institucin7. Registros y anlisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que stos subvencionan los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos.Es de anotar que el Instituto Tecnolgico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de Gestin, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (vase apartado del manual 2.3). No cuenta con indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada.En el mes de febrero, la Escuela de Pedagoga y la Oficina de Planeacin revisaron el Mapa de Procesos del ITM buscando una adecuada interpretacin, incluyendo la revisin y ajuste de los objetivos y alcance de cada proceso, en compaa de los lderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la coherencia con los indicadores de gestin para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el impacto del ITM en la sociedad.Los resultados de los indicadores estn cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto estn en el rango de gestin Bueno, lo que demuestra que el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad es conveniente para la Institucin y tiene coherencia con la visin, la misin, la poltica, los objetivos de calidad y los del proceso. Ver fichas tcnicas de Indicadores de Gestin 2011.En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodologa para realizar el control al producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyeccin Social, Gestin del Conocimiento, Internacionalizacin del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestin de la Comunicacin, Autoevaluacin, Gestin de Biblioteca y Gestin de Laboratorios.Cada lder del proceso identific los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos, vase Identificacin del producto o servicio no conforme FGC 018. Si el producto o servicio no conforme es recurrente o sistemtico se formula una accin correctiva envolvente.En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realiz el siguiente control:Desarrollo Curricular.Se observa que los productos y/o servicios no conformes ms recurrentes son:1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se 8. Pgina 8 de 21recomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes las fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control del producto y/o servicio no conformes.Semestre 01 2011 Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%) Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%) Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)Semestre 02 2011 Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%) Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%) No se tiene an la semana 162. Compromisos Acadmicos Docente sin entregar compromisos acadmicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmero que no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas. Docente sin entregar compromisos acadmicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25 docentes que no entregan en la tercera semana del periodo acadmico: Se tiene reportado un nmero que no supera el 10% los docentes de la institucin, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado las acciones respectivas.3. Estudiante o Egresado no graduadoEn el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias planteadas al reducir el ndice de egresados no graduados en un 95,6%.4. Estudiante con bajo rendimiento acadmico o prdida del derecho al programaSe tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperacin con calidad del estudiante. Se tiene adems el acompaamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %. 9. Pgina 9 de 21Proyeccin Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes: En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con Prcticas no ajustadas a las necesidades del medio y la formacin de los estudiante. Al cual se le dio el siguiente tratamiento:Para 8 casos: Se coloc nota aclaratoria en la carta de presentacin de los estudiantes para las empresas "Seor empresario, recuerde que el objeto de las Prcticas es que stas se conviertan en un espacio de aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicacin de los conocimientos tericos adquiridos durante el proceso de formacin acadmica en la tecnologa" Se elabor un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la bsqueda del xito.Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temtico, se dio el siguiente tratamiento: Se realizaron 2 solicitudes de servicios acadmicos docente para prcticas profesionales, los cuales ya fueron contratados y estn asesorando los estudiantes. En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con Propuesta diseada y presentada que no cumple los requisitos del cliente. Para lo cual se concert con los clientes, y se redise las propuestas.Bienestar Universitario Se present un caso de servicio no conforme relacionado con Oportunidad en el Servicio, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explic al estudiante y se le pidieron excusas. El estudiante respondi agradecido por la rapidez en la atencin a su queja y entendi la situacin. Se tienen las evidencias.Gestin de la Comunicacin. Se present un caso de producto no conforme con respecto a Publicaciones que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redaccin, diseo e impresin, originalidad y actualizacin de la informacin en las publicaciones). El tratamiento que se est dando es la reclasificacin de los libros, por lo tanto las directivas estn verificando los requisitos legales para proceder a la donacin o descuento.Gestin de Laboratorios. Se present un caso de producto no conforme con respecto a Pruebas y ensayos que no cumplen con los requisitos de l...