Desarrollo Sistemas Contables Final

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    15-Jan-2016

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LAS TABLASI. DefinicinUna tabla es una herramienta deorganizacinde informacin que se utiliza en bases de datos en la informtica. En computacin, una tabla hace referencia al modelado orecopilacinde datos por parte de una aplicacin de un programa que permite operar con los mismos organizndolos y ponindolos en relacin de diversas maneras. Las tablas a menudo son incluidas en bases de datos u hojas de clculo, pero tambin pueden incorporarse a documentos de texto y otros programas.Una tabla tpica est compuesta porfilas horizontales y columnas verticales. Elcampoes el nombre de cada columna, debe ser nico y con un tipo de dato asociado. Elregistro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que incluye datos (o tambin puede ser nulo).La sofisticacin de los programas de creacin de tablas permite que los campos reciban asignaciones de propiedades especiales que afectan a sus registros. Por ejemplo, un campo definido como ndice permite que los datos del mismo se alteren automticamente.En una mismabase de datospueden existir distintas tablas, cada una de ellas singularizada con un nombre que permite ponerla en relacin con otras tablas.Las tablas son estructuras tiles y a menudo fciles de interpretar para relacionar datos e informacin de manera pertinente. Por ejemplo, una tabla es til a la hora de organizar actividades o cronogramas, pero tambin sirve para llevar cuentas y clculos financieros. Una tabla puede ser empleada para algo tan sencillo como organizar la informacin familiar o cuestiones complejas como llevar la contabilidad de una empresa.Las tablas llamadaspersistentesson aquellas que facilitan la eliminacin de registros manualmente. Pueden ser del tipo base (se encuentra toda la informacin de los registros sin necesidad de validacin), vistas (en una vista o relacin) e instantneas (con registros que pueden ser vistos de inmediato con una sola referencia).II. Elementos de las TablasCampoUnidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de unapersona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, nisignosde exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo, permite aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de informacin que cargaremos en dicho campo, esta puede ser: Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo:Para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico:Para introducir nmeros Fecha/Hora: Para introducir datos en formato fecha u hora Moneda:Para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: En este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: Campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE:Para introducir una foto, grfico, hoja declculo,sonido, etc. Hipervnculo:Podemos definir un enlace a una pginaWeb Asistente para bsquedas:Creaun campo que permite elegir unvalorde otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Registro: Es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro vendra a ser algo as como una ficha. Campo clave: Campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y organizada.III. Propiedades generales de los camposPROPIEDADDESCRIPCINTIPO DE CAMPOTamao del campoPermite establecer la longitud mxima de un campo de texto numrico.Texto, numrico, contadorFormatoPermite determinar la apariencia de presentacin de los datos, utilizando los formatos predefinidos o nuestros propios formatosTodos, excepto OLE y MemoLugares decimalesPermite especificar el nmero de cifras decimales para mostrar los nmeros.Numrico y monedaMscara deentradaPermite controlar y filtrar los caracteres o valores que los usuarios introducen en uncontrolde cuadro de texto, evitando errores y facilitando suescritura.Texto, numrico, fecha/hora, monedaTtuloPermite definir una etiqueta de campo predeterminada para unformularioso informeTodosValor predeterminadoIntroduce en el campo un valor cuando se agregan nuevos registros (long. Mx. 255 caracteres)Todos, excepto OLE y contadorRegla de validacinPermite escribir la condicin que deben satisfacer los datos introducidos para ser aceptadosTodos, excepto OLE y contadorTexto de validacinDefine el texto del mensaje que se visualiza cuando los datos no cumplen las condiciones enumeradas en la regla de validacinTodos excepto OLE y contadorRequeridoPermite especificar si es necesario que exista un valor en un campo.Todos excepto contadorPermitir longitud ceroPermite especificar si una cadena de longitud cero ("") es una entrada vlida para el campoTexto, memoIndexadoDefine un campo como ndice o campo clave.Texto, numrico, contador, fecha/hora.Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando el campo y haciendo clic en lapropiedaddeseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte inferior de la ventana DISEO DE TABLA.Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la ms importante es el tamao del campo, ya que este nos permitir hacer una estimacin del espacio ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.CONCLUSIONESToda organizacin, sea pequea o grande, tiene unas necesidades de informacin, bien en la forma tradicional de datos administrativos, bien en sistemas avanzados de tratamiento de informacin de todo tipo. De todos los datos que entran y salen de esa organizacin, en el formato que sea, unos son importantes y otros no tanto.El objetivo de un analista es identificar la informacin importante y estructurarla de forma que sea til para todos los miembros de la organizacin. Ese sistema de informacin puede ser mecanizado mediante herramientas informticas y servir as a la productividad de la entidad.En un principio, los sistemas de informacin a mecanizar eran sencillos y reflejaban ms o menos exactamente el flujo administrativo de papel del exterior hacia la empresa, dentro de la misma empresa, y de la empresa hacia el exterior nuevamente. Para ello se utilizaban los lenguajes de programacin disponibles, ms o menos adecuados para la tarea, que manejaban ficheros organizados segn lo permita la tecnologa del momento.Pero pronto nuevas necesidades y expectativas hicieron que el mantenimiento y creacin de aplicaciones informticas, junto con el incremento masivo de la cantidad de datos a almacenar y tratar, se convirtiera en un cuello de botella debido a problemas de redundancia (e inconsistencia) de datos, deficientes medidas de seguridad, baja calidad de la informacin almacenada, y prdidas de informacin por diversas causas. La tecnologa del momento no era adecuada para sistemas de informacin en constante evolucin y con unos requerimientos de rendimiento y fiabilidad cada vez ms exigentes. La aparicin de las tcnicas de bases de datos vino a solucionar gran parte de estos problemas.Diccionario de datosUn diccionario de datos es un catlogo, un depsito, de los elementos de un sistema. Estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que estn estructurados para satisfacer los requerimientos y las necesidades de la organizacin. En l se encuentran la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema.Un diccionario de datos es un conjunto de metadatos que contiene las caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin.Estos diccionarios se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto.Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita el acceso inmediato a la informacin, se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo.En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos ms importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario de datos guarda los detalles y descripcin de todos estos elementos.ImportanciaLos analistas usan los diccionarios de datos por cinco razones principales: Manejar los detalles en sistemas grandes Comunicar un significado comn para todos los elementos del sistema Documentar las caractersticas del sistema Facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema Localizar errores y omisiones en el sistemaOBJETIVO El objetivo de un diccionario de datos es dar precisin sobre los datos que se manejan en un sistema, evitando as malas interpretaciones o ambigedades.Define con precisin los datos de entrada, salida, componentes de almacenes, flujos, detalles de las relaciones entre almacenes, etc.Caractersticas Un diccionario de datos contiene las caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en un sistema, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. El diccionario de datos contiene las definiciones de todos los datos mencionados en el DFD (Diagrama de flujo de datos), en una especificacin del proceso y en el propio diccionario de datos.El diccionario de datos es un conjunto de tablas de solo lectura y vistas que registran, verifican y proveen informacin.El diccionario de datos describe la base de datos y sus objetos. El diccionario incluye 2 tipos de objetos.Tablas de Base de Datos. es un almacn de la descripcin de la baseVistas del Diccionario de Datos. creadas usando el script catalog.sqlEl diccionario de datos consiste de 3 principales vistas estticas: DBA: Accede a todos los objetos de la base ALL: Objetos accesibles para usuarios comunes USER: Objetos propios para usuarios comunes.Las vistas de funcionamiento dinmico registran el flujo de la actividad de la BD.Las vistas son continuamente actualizadas con la BD en operacin.La informacin es accedida desde: Memoria y Control files. DBA usa vistas dinmicas para monitorear y afinar la BD Vistas dinmicas son propias del usuario SYS DML no es permitido.Tipos de DiccionariosDiccionario Off-Line Se ocupa de mantener el diccionario en condiciones. No tiene ingerencia en el uso dinmico de los datos.Diccionarios On-Line Trabaja junto con el compilador. Impide que el programador defina los datos en el programa y los toma directamente del diccionario. Verifica que los datos nombrados existan en el diccionario. Incorpora al programa, desde el diccionario la definicin de los datos. Inconveniente: si uno se olvida de recompilar, estarn conviviendo datos en la correcta versin actual con otros en una versin superada.Diccionarios In-Line No incorpora la definicin de datos en el programa, sino que las carga cuando se ejecuta.Contenido de un registro del diccionario: Campos: es el nivel ms importante de datos; ninguna unidad ms pequea tiene significado para los analistas. La descripcin de los datos debe ir acompaada de elementos. Estructuras de datos: son un grupo de datos elementales que estn relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del sistema. Los flujos de datos, o los almacenes de datos son ejemplo de estructuras de datos. Dicho de otra forma si las estructuras estn en movimiento reciben el nombre de flujos y si son estticas son almacenes de datos. Se construyen sobre cuatro relaciones de componentes; que bien pueden ser datos o estructuras de datos tambin. Se pueden usar las siguientes combinaciones ya sea en forma individual o en conjuncin con alguna otra: Relacin secuencial Relacin de seleccin Relacin de iteracin Relacin opcional Notacin empleada en el Diccionario de datos:Existen muchas propuestas para la notacin a ser utilizada en el diccionario de datos. La que se presenta a continuacin es una de las ms comunes, que utiliza un conjunto reducido y simple de smbolos:SmboloSe leeEjemplo de la SintaxisInterpretacin:=Se define por o Se compone deI := YEl tem I est definido por la expresin Y+Junto con o YI := A + BEl tem I est compuesto de A y B (la concatenacin de A con B)( )OpcionalI := A + ( B )El tem I est compuesto de A y B , o de A slo (B es opcional){ }i { } sRepeticiones de o Iteraciones de o Secuencia deI := { A }I := 1 { A } 10El tem I est compuesto de una secuencia de As (iteracin)El tem I est compuesto de una secuencia de As (mnimo 1 y mximo 10).[ | ]Uno entre" u O I := [ A | B | C ]El tem I est compuesto de A o B o C. Slo uno de ellos. (o exclusivo)**Comentario* Texto *El Texto entre asteriscos es un comentario@Campo Clave@ AEl elemento A es uno de los campos clave de un depsito de datos. Se usa smbolos especiales con la finalidad de limitar la cantidad de texto necesario empleado para describir las relaciones entre los datos y al mismo tiempo mostrar con claridad las relaciones estructurales. La simbologa empleada se describe a continuacin:SmboloSignificadoExplicacinUso=Es equivalente aAliasDenota sinnimos+YConcatenacin, componentes que siempre estn incluidos en una estructuraDenota una relacin de secuencia[]Uno u otroDefine opciones entre los componentes de una estructuraDenota una relacin de seleccin{}Iteraciones deDefine la repeticin de un componente de la estructuraDenota una relacin de iteracin()OpcionalDefine componentes de la estructura que puede o no estar presente una sola vezDenota una relacin opcional.Registro de las descripciones de datos en el diccionario: Flujos de datos Nombre del flujo de datos Descripcin Proviene de los procesos Para los procesos Estructuras de datos: Almacenes de datos Nombre del almacn Descripcin Flujos de datos recibidos Flujos de datos proporcionados Descripcin de los datos (mencin a los datos o estructuras que contiene) Volumen Acceso Estructuras de datos (es aqu donde es emplea la notacin descrita en la tabla anterior) Nombre de la estructura Descripcin Contenido VolumenEjemplos: Diccionario de Datos FlujosNombre: detalle-librosDescripcin: contiene datos acerca de libros en inventarioFlujo Padre: --Origen: Libros Destino: Validar pedidoContenido: codigo_libro + cantidad + ubicacin + codigo_editorial + autor Almacn de Datos o Archivos o TablasNombre: cliente Longitud Registro: 100 BytesAcceso: [ x ] Directo [ ] SecuencialDescripcin: almacena datos personales de clientesArchivos Indice: clien_ced (ndice: cedula) Elementos datos Nombre del dato Descripcin Tipo Longitud Alias Rango de valores Lista de valores especficos (en caso que existan) Otros detalles de edicin Procesos Nombre del proceso Descripcin Flujos que entran Flujos que salen Resumen de la lgicaMANUAL DE USUARIODEFINICINEl manual de usuario es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia que sus usuarios.Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrnicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por internet.En general, un manual de usuario debera poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como as tambin serle til a usuarios avanzados.Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y la forma de acceder e introducir informacin. Permite a los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos debern desarrollar para la consecucin de los objetivos del sistema. Rene la informacin, normas y documentacin necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicacin desarrollada.OBJETIVOS Que el usuario conozca cmo preparar los datos de entrada. Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. Servir como manual de aprendizaje. Servir como manual de referencia. Definir las funciones que debe realizar el usuario. Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.IMPORTANCIA DEL MANUAL DE USUARIOEl Manual de Usuario facilita el conocimiento de: Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora. Los formatos de los documentos. Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos. El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos. El momento en que se debe solicitar una operacin deseada. Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quin va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuarioCONTENIDO DE UN MANUAL DE USUARIOa) Diagrama general del sistemaMuestra en forma condensada el flujo general de la informacin y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visin general del sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.b) Diagrama particular detallado.Presentar grficamente todos los pasos que se efecten dentro del departamento usuario a quien est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.c) Explicacin Genrica De Las Fases Del SistemaEn este punto se explica en forma especfica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma grfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases sealando: El proceso principal que se desarrolla. La entrada de la informacin. La obtencin de un resultado parcial. El envo de informacin a otra dependencia. Instalacin Del SistemaLa instalacin del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.d) Iniciacin Al Uso Del SistemaEn este punto se explica cmo iniciarse en el sistema y cmo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.e) Manual De ReferenciaEs el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores.Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.f) Caducidad De Documento Fuente Y Destino FinalComo el usuario trabajar con documentos fuentes, stos podrn tener un perodo de retencin y un destino especificado.DIFERENCIA ENTRE MANUALTCNICO Y MANUAL DE USUARIO1.- MANUAL TCNICOQu es un Manual Tcnico?Este documento contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, explicado todo el trabajo que se ha realizado al desarrollar un sistema llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento.Por qu es importante el Manual Tcnico? Porque encontramos la estructura de datos que usamos, cada funcin o procedimiento, cada variable, metodologas, etc. Esto sirve para futuras modificaciones, ya que es difcil recordar siempre la lgica con que se programa o puede que alguien ms continu lo que empezaste y este documento es la mejor opcin para retomar un proyecto o darle mantenimiento a nuestro sistema.2.-MANUAL DE USUARIOQu es un manual de usuario?Es un documento tcnico de un determinado sistema que intenta dar asistencia a sus usuarios. En general, un manual de usuario debera poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como as tambin serle til a usuarios avanzados. Un manual de usuario va dirigido a un pblico ms general, el cual no necesariamente debe tener conocimientos especficos en el rea de inters.Un manual de usuario completo suele tener: * Un prefacio, con informacin sobre cmo usar el propio manual. * Un ndice. * Una gua rpida sobre cmo usar las funciones principales del sistema. * Una seccin para la resolucin de problemas. * Informacin de contacto * Un glosario. Por qu es importante el manual usuario?El manual de usuario tiene como objetivo instruir al usuario en el uso del sistema y la solucin de los problemas que puedan surgir en la operacin. Este resuelve nuestras dudas como usuario, todas las posibles opciones que puede realizar el usuario con estas aplicaciones de manera detallada, y mediante el uso de capturas de pantalla (imgenes).*CONCLUSIONES*Se denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo.Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir informacin que sirva a las personas a desenvolverse en una situacin determinada. En general los manuales son frecuentes acompaando a un determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripcin del producto y de la utilizacin que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un buen rendimiento de ste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma de evitarlos.Desarrollo de Sistemas Contables IIPgina 16