Conceptos basicos y legislacion

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    04-Jul-2015

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1. ConceptosBsicos yLegislacinsobreArchivstica 2. MARCO JURDICO LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DEARCHIVOS Establece las reglas y principios generales queregulan la funcin archivstica del Estado. Comprende a la administracin pblica ensus diferentes niveles. - REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO.ACUERDO 07 DE 1994 DEL ARCHIVO GENERALDE LA NACIN 3. OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS El objetivo esencial de losarchivos consiste en disponerde una documentacinorganizada, de tal forma quela historia institucional searecuperable para el uso de laadministracin y del servicioal ciudadano y se constituyaen fuente de la historia. 4. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos son importantespara la administracin y lacultura porque losdocumentos que losconforman sonimprescindibles para la tomade decisiones basadas enantecedentes. Pasada suvigencia, estos documentosson potencialmente parte delpatrimonio cultural y de laidentidad nacional. 5. MANEJO DE ARCHIVOS RESPONSABILIDAD Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridadespor el uso de los mismos. ADMINISTRACIN Y ACCESO Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a los mismos, salvo la excepciones que establezca la ley. FUNCIN DE LOS ARCHIVOS Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora. 6. CONCEPTOS BSICOS ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere sufecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por unapersona o entidad pblica o privada, en eltranscurso de su gestin, conservadosrespetando aquel orden para servir comotestimonio e informacin a la persona oinstitucin que los produce y a losciudadanos, o como fuente de la historia. DOCUMENTO DE ARCHIVORegistro de informacin producida orecibida por una entidad pblica o privadaen razn de sus actividades o funciones. 7. TIPOS DE ARCHIVO ARCHIVO PBLICOConjunto de documentos pertenecientes aentidades oficiales y aquellos que se deriven dela prestacin de un servicio pblico por entidadesprivadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICOAquel que por su valor para la historia, lainvestigacin, la ciencia o la cultura es de interspblico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTALConcepto que hace referencia al proceso integrade los documentos en su ciclo vital. Produccin orecepcin, distribucin, consulta, retencin,almacenamiento, preservacin y disposicin final. 8. CICLOS DEL ARCHIVO CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEtapas sucesivas por las que atraviesan losdocumentos desde su produccin o recepcin enla oficina y su conservacin temporal, hasta sueliminacin o integracin a un archivopermanente. PRODUCCIN DOCUMENTALRecepcin o generacin de documentos en unaunidad administrativa en cumplimiento de susfunciones. CONSULTA DE DOCUMENTOSDerechos de los usuarios de la entidad productoraconsultar la informacin contenida en losdocumentos de archivo y a obtener copia de losmismos. 9. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO RETENCIN DE DOCUMENTOS Es el plazo en trminos de tiempoque los documentos debenpermanecer en el archivo degestin o en el archivo central, talcomo se consigna en la tabla deretencin documental. ALMACENAMIENTO DEDOCUMENTOSDepsito de los documentos enestantera, cajas, archivadores,legajos, etc., para su conservacinfsica y con el fin de ser extradosposteriormente para su utilizacin. 10. PRESERVACIN DE LOS ARCHIVOS PRESERVACIN O CONSERVACIN DE DOCUMENTOSConjunto de medidas tomadas paragarantizar el buen estado de losdocumentos. Pueden ser preventivas ode intervencin directa. DISPOSICIN FINAL DEDOCUMENTOSSeleccin de los documentos encualquiera de sus tres edades, conmiras a su conservacin temporal, 11. FASES DE LOS ARCHIVOS Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, losarchivos se forman a travs de las siguientes fases: (Art. 4 del Reglamento General de Archivos) 1. Archivos de gestin o de las oficinas productoras dedocumentos, en los que se rene la documentacin en trmiteen busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida acontinua utilizacin y consulta administrativa por las mismasoficinas u otras que la soliciten. 2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupandocumentos transferidos por los distintos archivos de gestinde la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, quesiguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propiasoficinas y los particulares en general. 3. Archivos permanentes o histricos, a los que se transfieredesde el archivo intermedio la documentacin que, pordecisin del respectivo Comit de Archivo debe conservarsepermanentemente, dado el valor que cobra para lainvestigacin, la ciencia y la cultura 12. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL Listado de series y sus correspondientestipos documentales, producidos o recibidospor una unidad administrativa encumplimiento de sus funciones, a los cualesse asigna el tiempo de permanencia encada fase de archivo. Las tablas de retencin documental puedenser generales o especficas, de acuerdocon la cobertura de las mismas. Lasgenerales se refieren a documentosadministrativos comunes a cualquierinstitucin. Las especficas hacenreferencia a documentos caractersticos decada organismo. 13. PARA QU SIRVEN LAS TABLAS DE RETENCINDOCUMENTAL?- Facilitan el manejo de la informacin. - Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. - Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. - Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. - Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tiene carcter permanente. - Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. - Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos. - Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque: - Permiten el manejo integral de los documentos. - Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. - Ayudan a controlar la produccin y trmite documental. - Identifican y reflejan las funciones institucionales. - Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. - Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y los que por su carcter puedeneliminarse en el archivo de gestin. 14. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS (Art. 25 del ReglamentoGeneral de Archivos)Para la aplicacin del presentereglamento, se entiende poreliminacin la destruccin de losdocumentos que hayan perdidosu valor administrativo, legal ofiscal e histrico o que carezcande relevancia para la ciencia o latecnologa. 15. PROCESO DE ELIMINACIN (Art. 26 del Reglamento General de Archivos)El proceso de eliminacin se ajustar en su realizacin a laspautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General dela Nacin, previo pronunciamiento del Comit Evaluador deDocumentos y se respetar el resultado de la valoracindocumental que estar expresado en tablas de retencinadoptadas por el correspondiente Comit de Archivo. 16. AUTORIZACIN PARA LA ELIMINACIN (Art. 27 del Reglamento General de Archivos) La autorizacin para eliminacin de documentosser de responsabilidad del Comit de Archivo decada entidad, el cual deber levantar en cadacaso un acta de eliminacin que contenga lasfirmas autorizadas. El Archivo General de la Nacin se reserva elderecho de ordenar que se efecten losmuestreos que considere oportunos yconvenientes, a fin de garantizar la conservacinde la informacin que juzgue pertinente. Pargrafo. El Archivo General de la Nacinaprobar o improbar previo estudio del ComitEvaluador de Documentos, las solicitudes deeliminacin presentadas por los diferentesarchivos del sector central del orden nacional. 17. SERIES DOCUMENTALES Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplo: Hojas de vida o historias laborales, contratos, entre otros. 18. TIPO DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL Unidad documental simple. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. 19. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de ste al archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas. 20. ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA En este archivo reposan los documentosgenerados en los procesos de gestinadministrativa. Las oficinas debern transferir al ArchivoCentral aquellas series y subseriesdocumentales que hayan cumplido eltiempo de retencin sealado en la TRD,correspondiente. Debern transferirse losexpediente con sus tipos documentalesordenados respetando la secuencia deproduccin y previamente depuradosextrayendo copias, tarjetas sociales,circulares, memorandos informativos, queno impliquen valores secundarios. Toda transferencia debe ir acompaada deun inventario en el que se relacionarnlas series, subseries y unidadesdocumentales, consignando las fechasextremas y el nmero de folios. 21. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIOA este archivo son transferidos los documentos de losarchivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente,es decir cuando estn en su segundo ciclo de vida(semiactivos). El archivo central deber facilitar laconsulta tanto a las oficinas productoras como al pblicoen general de acuerdo con las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el jefede ste o quien haga sus veces deber constatar quelas series y subseries documentales transferidasconcuerdan con el inventario que las relaciona, paraproceder a incorporarlas en las agrupacionesdocumentales correspondientes de acuerdo con elcuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo centraldurante el tiempo estipulado en la TRD. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar ladisposicin final y procedimiento previsto en la TRD. 22. ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE Es aquel al cual se transfiere ladocumentacin del archivo central o delarchivo de gestin que por decisin delcorrespondiente comit de archivos, debeconservarse permanentemente, dado elvalor que adquieren para la investigacin,la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivohistrico se debe cotejar con el inventariopara incorporarla al fondo documentalcorrespondiente, sealndole la signaturatopogrfica. 23. LA SERIE Esta constituida por unidadesdocumentales que bien pueden ser simples(un solo tipo documental) o complejas(tipos documentales). Las seriesinventariadas son la base para verificar ycontrolar las transferencias documentales. As mismo, las series constituyen la unidadbsica de valoracin porque reflejan lasactividades desarrollas por la oficinaproductora en virtud de las funcionesasignadas 24. VALOR DE LOS ARCHIVOS VALORES PRIMARIOS (Archivos administrativos) Valor Administrativo: El que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado al trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la planeacin y la toma de decisiones. Valor Jurdico: Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor Legal: Es el que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registro de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Los documentos con valores primarios constituyen recurso 25. VALOR DE LOS ARCHIVOS VALORES SEGUNDARIOS Archivo permanente o histricoLa documentacin que reposa en losArchivos Histricos posee ValoresSecundarios, los cuales obedecen a otrasmotivaciones que no son la propia finalidaddel documento. Estos valores sirven dereferencia para la elaboracin oreconstruccin de cualquier actividad de laadministracin, como fuente primaria para lahistoria y como testimonio de la memoriacolectiva, es decir, pueden ser testimoniales,informativos o histricos. Estos documentosde Valor Permanente constituyen elPatrimonio Documental de la comunidad quelos cre y los utiliza.