AP - Cuentas a Pagar - ForoSAP

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AP - Cuentas a Pagar - ForoSAP

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Manual de Usuario

Mdulo APCapacitacin Usuarios Finales

Versin 1 Diciembre 2006

Cuentas a Pagar - AP -

INDICE1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR ................................................................ 4 MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES .................................... 10 BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES ...................................................... 11 FIJACIN PETICIN DE BORRADO ........................................................................ 12 CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADO .13 CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADO 14 CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE UN PROVEEDOR .19 7.1. 8. 9. Aplicacin de Abono a factura................................................................... 20

VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR...................................... 23 PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO ............................... 25 9.1. 9.2. Liberacin Individual ....................................................................................... 25 Liberacin Masiva............................................................................................ 28 ANTICIPOS Y COMPENSACIN.......................................................................... 30 Creacin del anticipo y su pago ............................................................. 30 Compensacin de anticipo contra una factura de proveedor....... 32 Importe del anticipo menor al de la factura del proveedor..... 32 Importe de anticipo igual al de la factura .................................... 34 Compensacin de anticipo contra n facturas de proveedor ...... 37

10.

10.1. 10.2. 10.2.1. 10.2.2. 10.3. 11.

FONDO FIJO .......................................................................................................... 41 Constitucin/Reposicin de Fondo Fijo / Solicitud de anticipo ........ 41 Pago del Fondo Fijo .................................................................................... 43 Visualizacin cuenta corriente del acreedor fondo fijo ..................... 43 Rendicin de gastos ................................................................................... 45 Gastos SIN I.V.A.................................................................................... 45 Gastos CON I.V.A. ............................................................................... 49 Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo ........................ 50

11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.4.1. 11.4.2.

11.4.2.1. 12.

ANTICIPO PARA VIAJES ....................................................................................... 53 Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir..................................... 53 Pago de la solicitud de anticipo .............................................................. 54 Visualizacin cuenta corriente del acreedor empleado ................... 55 Contabilizacin de rendicin de vitico para viajes .......................... 56

12.1. 12.2. 12.3. 12.4.

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12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del proveedor comercial al proveedor empleado ............................................................................................. 59 13. TARJETA CORPORATIVA...................................................................................... 64 Creacin solicitud anticipo ....................................................................... 64

13.1.

13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la tarjeta de crdito corporativa .................................................................................................................... 66 13.3. 14. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a proveedor empleado... 75

ANULACIONES DE ASIENTOS .............................................................................. 76 Anulacin de asientos con compensacin........................................... 76 Anulacin de asientos sin compensacin ............................................. 78 Anulacin individual ........................................................................... 78 Anulacin en masa............................................................................. 80

14.1. 14.2. 14.2.1. 14.2.2.

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CUENTAS A PAGAR

1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDORPath MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Crear Cdigo de Transaccin FK01

En esta pantalla debe indicar: o o Cdigo de la sociedad. Grupo de cuentas, consiste en una caracterstica clasificadora dentro de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija en qu intervalo de nmeros debe estar comprendido el nmero de cuenta del acreedor as como tambin qu datos en el registro maestro son necesarios. Las opciones de grupo de cuentas sern: Proveedores Nacionales Acreedores Nacionales Proveedores Exterior Acreedores Exterior Fondo Fijo Empleados Otros Organismos Proveedores Servicios RED Acreedores CPD

En este caso la sociedad es 01ES (Espaa) y el grupo de cuentas es ES02 (Acreedores Nacionales).

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Una vez creado el proveedor, SAP le asignar automticamente un nmero. Excepto los proveedores servicios RED, dnde, la creacin ser hecha de manera centralizada para que su codificacin coincida en todas las sociedades. En caso que desee crear un proveedor tomando como referencia a uno ya existente en la subpantalla Modelo debe indicarse el cdigo del mismo as como el cdigo de su sociedad, de esta manera se asumirn los datos de sociedad debiendo ingresarse manualmente los datos generales. Luego de ingresados los datos solicitados presione Enter. Datos Generales:

Complete datos obligatorios, ellos son identificados mediante . En el campo Concepto de bsqueda ingrese palabra/s clave que servirn para futuras bsquedas en donde este proveedor aparecer. A continuacin presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

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Datos de Sociedad:

Control de cuentas: este campo sirve para el caso en que este proveedor tambin sea su cliente y en este caso ingrese su nmero para que pueda efectuar compensaciones entre sus facturas. Complete el cuadro de Informacin fiscal, de acuerdo a las particularidades de su filial. En Datos de referencia completamos el Ramo al cual pertenece este acreedor para futuros reportes. Al completar los datos solicitados presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

Esta pantalla es opcional y podrn ingresarse los datos solicitados en caso de que vaya a efectuarle el pago a travs de transferencia electrnica donde los pagos se generarn en SAP y se procesarn va web a travs de un archivo. o o Pas. Clave banco (banco de nuestro proveedor).

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o o o

Titular de la cuenta. Clave de control de bancos (01 Cuenta corriente, 02 Caja de ahorro, etc.) Tipo de banco interlocutor.

Contine presionando Enter.

En esta pantalla se asocia el proveedor creado con la cuenta de Libro Mayor que ser de referencia en su accionar. En Gestin de cuenta ingrese: o o Cuenta asociada: cuenta de mayor asociada al proveedor. Clave clasificacin, nosotros colocamos clave 009 (External doc. Number), ya que ella luego nos permitir ver el nmero de factura/nota de crdito/nota de dbito en el campo referencia. Grupo de tesorera: es una clasificacin necesaria para el momento de determinar la previsin de tesorera y determina la actividad principal

o

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del proveedor. Debe seleccionar una de las opciones indicadas para proveedores, las mismas se identifican con la letra K, ellas son: Deudas comerciales RED Lneas Areas Correos y fleteros Agentes y transportistas Sueldos y cargas sociales Deudas impositivas Otras deudas vto. crtico Otras deudas por pagar

Datos de referencia nos sirve para insertar el nmero de cuenta este acreedor posea en nuestro sistema Ocasa, consistiendo en un dato opcional. Al finalizar el ingreso de estos datos nuevamente presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)).

En esta pantalla definiremos el mecanismo de pago al proveedor, como ser: o Condicin de pago, aqu ingresamos la condicin (das de pago) acordada con el proveedor. Esta condicin al momento de ingresar una factura la trae por defecto, pudiendo ella ser cambiada en cada ingreso de factura. Verificacin de factura doble, campo obligatorio que se seleccionar para evitar el ingreso de facturas con igual numeracin. Vas de pago (por ejemplo: cheque, debito automtico, efectivo, cheque a fecha, pagar, transferencia bancaria) indica el medio de pago seleccionado para el pago. Compensacin deudor acreedor: activar el campo si anteriormente se defini un cliente en Datos de Sociedad en la seccin Control de cuentas.

o o

o

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Presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)), y en caso de que debiramos efectuarle retenciones al proveedor debemos completar los datos solicitados en la siguiente pantalla:

Nota: Pas de retencin, slo es necesario ingresar los respectivos cdigos para los casos de Argentina y Estados Unidos. Se debe ingresar los datos solicitados en las diferentes columnas: Tipo de retencin: ganancias, S.U.S.S., ingresos, etc. Indicador de retencin: ganancias por ventas de bienes, actividades personales, etc. Sujeto: activar el campo. Categora de retencin del proveedor. Nmero de exencin: nmero del certificado de exencin otorgado por el organismo fiscal. Porcentaje de exencin. Exento desde: fecha a partir de la cual es vlida la exencin. Exento hasta: fecha en que vence el perodo de exencin. (Grabar (Ctrl+S)).

A continuacin

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2. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORESEn caso en que quiera modificar los datos maestros de proveedores utilizaremos la siguiente transaccin: Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Modificar Cdigo de Transaccin FK02

Deber indicar cules son las secciones que desea cambiar dentro de Datos generales y Datos de sociedad, en caso que desee seleccionar todas las opciones presione (Marcar todo (F7)).

A continuacin presione Enter y lo llevar a las solapas seleccionadas previamente donde desea modificar los datos. Ingrese los cambios, grabe (Grabar (Ctrl+S)).

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3. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORESPath MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Bloquear/Desbloquear Cdigo de Transaccin FK05

Si pretende que no se puedan efectuar transacciones contables con este proveedor deber bloquearlo y despus para volver a permitirle transacciones har el mismo procedimiento desactivando el bloqueo.

Presione Enter.

Ingrese el nmero de proveedor y seleccione Sociedad seleccionada. Para grabar el bloqueo presione (Grabar (Ctrl+S)).

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4. FIJACIN PETICIN DE BORRADOPath MEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos maestros / Fijar peticin de borrado Cdigo de Transaccin FK06

A travs de esta transaccin fijamos la peticin de borrado. Siendo ste un proceso que no se realiza a nivel de usuario.

Presione Enter y seleccione las opciones de peticiones y bloqueos de borrado deseadas.

Para guardar los cambios presione

(Grabar (Ctrl+S)).

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5. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADOPath MEN SAP Logstica / Gestin de materiales / Verificacin de facturas logstica / Entrada de documentos / Aadir factura recibida Cdigo de Transaccin MIRO

En la pantalla anterior se coloca el Nmero de Pedido para que traiga los datos de la orden de compra ya ingresada. Adems, es necesario, completar: o o o o Fecha factura: Fecha del documento emitido por el proveedor. Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser modificada. Referencia: Nmero Oficial de la Factura. Importe: el importe bruto de la factura. Se activar el flag del campo calcular impuestos, para que el sistema calcule su importe segn los indicadores de impuestos definidos previamente en el Pedido, pueden ser modificados durante la verificacin.

En caso de que se desee cargar una nota de dbito, en Actividad deber seleccionarse la opcin Cargo Posterior. Posteriormente grabe, (Grabar (Ctrl+S)):

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6. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADOEste procedimiento deber desarrollarse para el caso de facturas de proveedores sin Orden de Compra. Se definir por procedimiento interno para cules compras corresponder generar una Orden de Compra. Path MEN SAP Finanzas / Gestin financiera Contabilizacin / Factura / Acreedores / Cdigo de Transaccin FB60

Los datos a completar en la solapa Datos bsicos son: o o o o o o Acreedor: cdigo del acreedor. Fecha factura: fecha del documento, factura o nota fiscal. Fecha de contabilizacin: por defecto la fecha del da, sta puede ser modificada dentro del perodo abierto de contabilizacin. Referencia: Nmero Oficial de la Factura o Nota Fiscal. Importe: el importe bruto de la factura. Moneda, por defecto sugiere la moneda de la sociedad FI, si el documento fuera en otra moneda deber cambiarse.

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o

Si marcamos el flag del campo Calc. Impuestos el sistema calcula automticamente el importe del mismo. En caso de que se vaya a ingresar el importe del impuesto manualmente no se deber tildar este campo e ingresar el importe del impuesto en el campo .

Adems se debe indicar en el detalle de la factura: o o o Cuenta de mayor donde imputar la compra (cuenta de gasto o costo). Importe moneda documento. Centro de coste, centro de costo al cual se asignarn los costos.

En caso de que la factura sea en moneda extranjera y que la factura posea un tipo de cambio distinto al vigente para el da de la fecha, antes de ingresar el detalle debe ir a la solapa Moneda Local y cambiar el tipo de cambio.

En la solapa Pago los datos que podemos ingresar son: o o o Va de pago. Fecha de vencimiento, por defecto nos trae la condicin de pago ingresada en los datos maestros del proveedor. Moneda de pago.

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En la solapa Retencin de impuestos se podrn cambiar los indicadores de retencin, no as el Tipo de retencin que fue ingresado en los datos maestros del proveedor.

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Antes de grabar esta factura vamos a simular el asiento presionando (Simular contab. documento (F9)) para visualizar la contabilizacin antes de hacerla efectiva:

Luego presione (Grabar (Ctrl+S)) para contabilizar efectivamente. Nos informa el nmero de documento SAP del asiento efectuado. Nota: Si la factura posee tanto partidas gravadas como no gravadas, en el detalle deber indicarse como primera posicin la partida no gravada con el indicador correspondiente, y en la segunda posicin se ingresar la partida gravada, completando el campo Importe con el dgito * (asterisco) y el correspondiente indicador de impuesto para lo gravado.

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Con este...