Analisis y Control de Costos en Proyectos

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    27-Sep-2015

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Analisis y Control de Costos en Proyectos

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Introduccin a la Administracin de Proyectos

Maestra en Administracin de ProyectosAnlisis y Control de Costos1

ObjetivosDefinir los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se completen los proyectos dentro del presupuesto aprobado

2Gua de los fundamentos de la Administracin de ProyectosPMBOK Norma reconocida internacionalmenteA partir de las buenas prcticasProporciona pautas para la Administracin de ProyectosLos conocimientos y prcticas descritos se aplican La mayora de los proyectosLa mayor parte del tiempo

3Buenas PrcticasSe est de acuerdo, en generalAplicacin de Habilidades, Herramientas y TcnicasPuede aumentar las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectosNo significaEl conocimiento descrito debe aplicarse siempre de la misma maneraEn todos los proyectosLa organizacin y/o el equipoResponsables de establecer lo que es apropiado para el proyecto

4Administracin de los costos del proyectoPROCESOS

Estimar los costosDesarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto

Determinar el presupuestoSumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada

Controlar los costosMonitorear la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base del costo

5Procesos de la Administracin de costos6Interactan entre s y con procesos de las otras reasPuede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personasSe ejecutan por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyectoSe superponen e interactanEn proyectos pequeos, la estimacin de costos y la preparacin del presupuesto se puede considerar un solo procesoLa capacidad de influir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, la definicin temprana del alcance es crticaProcesos de la Administracin de costos7El trabajo en la ejecucin de los tres procesos est precedido por un esfuerzo de planeacin del equipoPlaneacin que es parte del proceso de desarrollo del plan de administracin del proyectoEl cual produce un plan de administracin de costos que determina el formato y establece criterios para:Planear EstructurarEstimarPresupuestar yControlar los costos del proyecto8Los proceso de la administracin de costos, as como sus herramientas y tcnicas asociadas:

Se seleccionan generalmente durante la definicin del ciclo de vida del proyectoSe documentan en el plan de administracin del costo

Procesos de la Administracin de costosPlan de Administracin de Costos9Puede establecer lo siguiente:Nivel de exactitudUnidades de medidaEnlaces con los procedimientos de la organizacinUmbrales de controlReglas para la medicin del desempeoFormatos de los informesDescripcin de los procesos

Toda esta informacin se incluye en el plan de administracin de costos

Nivel de exactitud10Las estimaciones de costo de las actividades se ajustarn a un redondeo de datos segn una precisin establecida$100.00, $1,000.00, $100,000.00, etc.Dependiendo del alcance de las actividades y la magnitud del proyectoPuede incluir una cantidad para contingenciasUnidades de medida11Todas las unidades que se utilizan en las mediciones se definen para cada uno de los recursosHoras / hombreKgLtsEnlaces con los procedimientos de la organizacin12El WBS establece el marco para el plan de administracin de costos, permitiendo la consistencia con las estimaciones de costos, los presupuestos y el control de costosEl componente del WBS que se utiliza para la contabilidad de costos del proyecto, se denomina cuenta de control (CA)A cada cuenta de control se le asigna un cdigo nico o un nmero de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organizacin ejecutanteUmbrales de control13Pueden definirse umbrales de variacin que establecen una cantidad acordada de variacin permitida antes que sea necesario realizar una accinSe expresan generalmente como un porcentaje de desviacin con respecto a la lnea base del plan

Reglas para la medicin del desempeo14Se establecen reglas gracias a la administracin del valor ganado (EVM), el plan podra:Definir el WBS y los puntos donde se realizar la medicin de las cuentas de controlEstablecer las tcnicas que se emplearn para medir el valor ganadoEspecificar las frmulas de cmputo de administracin del valor ganado para determinar la estimacin a la conclusin (EAC) y otras metodologas de seguimiento

Formatos de los informes15Se definen los formatosLa frecuencia de presentacin de los diferentes informes de costos

Descripciones de los procesos16Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Administracin de los costos del proyectoAdministracin de los costos del proyecto17Debe tener cuenta los requisitos de los interesados para la obtencin de los costosLos diversos interesados medirn los costos del proyecto de diferentes maneras y en diferentes tiemposLa Administracin de los costos trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyectoDebe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyectoAdministracin de los costos del proyecto18En algunas organizaciones, la prediccin y anlisis del desempeo financiero probable del proyecto se llevan a cabo fuera de los lmites del proyectoEn otras, la administracin del costo del proyecto puede incluir este trabajo y puede recurrir a procesos adicionales:Retorno de inversinFlujo de caja descontadoAnlisis de recuperacin de inversin

Administracin de los costos del proyecto19

Estimar los costos20Proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyectoSon una prediccin basada en la informacin disponible en un momento determinadoIncluyen la identificacin y consideracin de diversas alternativas de clculo de costos para iniciar y completar el proyectoEstimar los costos21Para lograr el costo ptimo para el proyecto, debe tomarse en cuenta el equilibrio entre costos y riesgosHacer v.s. ComprarComprar v.s. AlquilarIntercambio de recursosLas estimaciones de costos se expresan en unidades monetarias (dlar, euro, yen, etc.)En algunos casos pueden emplearse otras unidades (hrs. / hombre) Estimar los costos22Debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos se conocenLa exactitud de la estimacin del costo del proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vidaLa estimacin de costos es un proceso iterativo de fase en faseOrden de magnitud (+ 50%)Estimacin de costo (+ 10%)Estimar los costos23Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras reas del conocimientoUna vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible como entradas para los tres procesos de administracin de costosLos costos se estiman para todos los recursos que se asignarn al proyectoPersonalMaterialesEquipoServiciosInstalacionesCategoras especiales (inflacin, contingencias)Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad Estimar los costos24

Estimar los costos25

Estimar los costos: Entradas26Lnea base del alcance

Enunciado del alcanceDescripcin del productoCriterios de aceptacinEntregables claveLmites del proyectoSupuestos (costos directos, costos indirectos)Restricciones (presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos especializados, polticas)WBSDiccionario del WBSEstimar los costos: Entradas27Cronograma del proyecto

El tipo y cantidad de recursosCantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para completar el trabajo del proyectoDeterminar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronogramaAsignacin del costo por financiamientoCostos variablesSindicatosMateriales con variaciones estacionalesEstimar los costos: Entradas28Registro de riesgos

Revisin de modo que tomen en cuenta los costos de mitigacin de riesgosLos riesgos (amenazas u oportunidades), ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto globalCuando el proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y a veces se produce un retraso de el cronogramaEstimar los costos: Entradas29Factores ambientales

Condiciones de mercadoDescriben productos, servicios y resultados que estn disponibles en el mercado, los proveedores y los trminos y condiciones que los rigenCondiciones regionales y/o globales de la oferta y la demandaInformacin comercial publicadaBases de datos de costos de recursosCostos de recursos humanosCostos normalizados para materiales y equiposListas de precios publicadas por los proveedoresEstimar los costos: Entradas30Activos de los procesos

Polticas de estimacin de costosPlantillas de estimacin de costosInformacin histricaLecciones aprendidasEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas31Juicio de expertos

Tarifas de trabajoCostos de materialesInflacinFactores de riesgoAporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la informacin de precedentes de proyectos similares anterioresPuede utilizarse para determinar si es conveniente combinar mtodos de estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellosEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas32Estimacin anloga

Utiliza los valores de parmetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similarUtiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actualMtodo de estimacin del valor bruto, se ajusta en funcin de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto Cantidad limitada de informacinEs menos costosa y requiere menos tiempo que otrasEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas33Estimacin paramtrica

Utiliza una relacin estadstica entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duracin (m2 de construccin)Pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticacin y de los datos que utilice el modeloPuede aplicarse a todo un proyecto o partes del mismo, en conjunto con otros mtodos de estimacinEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas34Estimacin ascendente

Mtodo para estimar los componentes del trabajoEl costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalleEl detalle se acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas35Estimacin por tres valores

La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica pueden mejorarse tomando en consideracin la incertidumbre y el riesgo (PERT)Mas probable CmOptimista CoPesimista Cp

Costo esperado Ce = Co + 4Cm +Cp6Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas36Anlisis de reserva

Pueden incluir reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costoPuede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse con mtodos de anlisis cuantitativosA medida que se dispone de informacin ms precisa, puede utilizarse, reducirse o eliminarseForman parte de los requisitos de financiamiento

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas37Costo de la calidad

Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades

Estimar los costos: Herramientas y Tcnicas38Software de estimacin de costos para la administracin de proyectos

Aplicaciones de software de estimacin de costosHojas de clculo computarizadasHerramientas de simulacin y estadsticasPueden simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacin de costos Facilitar la consideracin rpida de las alternativas para la estimacin de costosEstimar los costos: Herramientas y Tcnicas39Anlisis de propuestas para licitaciones

Se puede incluir el anlisis de cunto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de proveedores calificadosEn casos de procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimacin de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto Estimar los costos: Salidas40Estimaciones de costos de actividades

Evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyectoDe manera resumida o detalladaLos costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de las actividades Trabajo directoMaterialesEquipoServiciosInstalacionesTecnologa de informacinCategoras especiales (inflacin, contingencias, etc.)Estimar los costos: Salidas41Base de los estimados

La cantidad y tipo de detalles adicionales que respaldan la estimacin de costos varan segn el rea de aplicacinLa documentacin de respaldo debe proporcionar una comprensin clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimacin de costosFundamentos de las estimaciones (Cmo fueron desarrolladas)Supuestos utilizadosRestricciones conocidasRango de estimados posibles ($10,000.00 + 10%)Indicacin del nivel de confiabilidad del estimado finalEstimar los costos: Salidas42Actualizaciones de los documentos del proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgosDeterminar el presupuesto43Proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizadaEsta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestinLos presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyectoEl desempeo de los costos del proyecto se medir con respecto al presupuesto autorizado Determinar el presupuesto44

Determinar el presupuesto45

Determinar el presupuesto: Entradas46Estimaciones de costos de las actividades

Las estimaciones del costo de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suman para obtener una estimacin de costos de cada paquete de trabajo

Determinar el presupuesto: Entradas47Base de las estimaciones

Los detalles que sustentan las estimaciones de costos deben especificarseCualquier supuesto bsico que se relacione con la inclusin de costos indirectos en el presupuesto del proyecto debe especificarse en la base de las estimacionesDeterminar el presupuesto: Entradas48Lnea Base del Alcance

Enunciado del AlcanceLas limitaciones formales peridicas en cuanto a los gastos de fondos del proyecto pueden ser impuestas por la organizacin, por contrato o por otras entidades, tales como las...