Analisis de Los Anticipos y Cuentas Por Pagar Proveedores Nacionales

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analisis de los anticipos y cuentas por pagar

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UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PASANTIA LABORAL ANLISIS DE LOS ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES NACIONALES DE LA EMPRESA C.V.G VENALUM (2012). Autora: Gmez, Yessica C.I. 19.159.758 Tutor Acadmico: Granadillo, Migdalia Tutor Metodolgico: Flores, Omaira Tutor Industrial: Abache, Willian Ciudad Guayana, julio 2012 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS PASANTIA LABORAL ANLISIS DE LOS ANTICIPOS Y CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES NACIONALES DE LA EMPRESA CVG VENALUM (2.012). Informe de Pasanta Laboral, presentado como requisito parcial para optar al titulo de Licenciada en Administracin de Empresas Autora: Gmez, Yessica C.I. 19.159.758 Tutor Acadmico: Granadillo, Migdalia Tutor Metodolgico: Flores, Omaira Tutor Industrial: Abache, Willian Ciudad Guayana, julio 2012iii DEDICATORIA Primeramente le agradezco a Dios por siempre brindarme la fortaleza necesaria para salir adelante y ser mi gua en todo momento, iluminndome el camino para alcanzar una de mis tan anheladas metas. A mis padres, Hctor y Yolanda por haberme dado la vida y estar conmigo en todo momento apoyndome, formndome como buena persona, brindndome siempre su amor y cario. A ustedes les debo todo lo que soy. A mis hermanos, por formar parte de mi vida, y apoyarme en todo momento. A mi novio Jos Gutirrez, por creer y confiar en m, siempre respetando mis decisiones y orientndome en todo momento y sobretodo brindndome su cario y amor incondicional. A mis amigas, Ana Daz, Roxana Machn, Leidy Villanueva y Maury Quintero, gracias chicas, han sido una excelente compaa durante estos aos. Los amo infinitamente. Yessica Gmez iv AGRADECIMIENTOS A Dios todopoderoso, por haberme dado salud, sabidura, fortaleza y los conocimientos que necesite durante este proceso. A mis padres que han estado pendiente en todo momento y dndome el apoyo necesario para poder culminar con mi carrera. A mi hermana Iraida Gmez, quien me ayudo a desarrollar mi informe, sirviendo de gua en todo momento. A la Sra. Marilena Luciani y Dainerys Figuera quienes han sido de apoyo durante este proceso calmando mis dudas e inquietudes. A la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, por brindarme sus espacios fsicos para emprender el desarrollo de mi carrera, de igual manera a todos los profesores que estuvieron a lo largo de mis estudios inculcndome los conocimientos metdicos y prcticos necesarios para mi profesin. A las profesoras Jackeline Fernndez, Migdalia Granadillo y Omaira Acosta por brindarme la gua necesaria durante el proceso de pasanta y la elaboracin de mi informe. A mi tutor industrial, Willian Abache por haber sido mi gua a nivel industrial y por los conocimientos impartidos durante la realizacin de la pasanta. A la empresa CVG Venalum por haberme dado la oportunidad de realizar la pasanta en este lugar, especialmente a las personas del Departamento de Contabilidad General que estuvieron all apoyndome y haciendo mi estada la ms agradable posible. GRACIAS A TODOS. Yessica Gmezv NDICE GENERAL DEDICATORIA .......................................................................................................... iii AGRADECIMIENTOS ............................................................................................... iv NDICE GENERAL...................................................................................................... v LISTA DE CUADROS ................................................................................................ vi LISTA DE GRFICOS .............................................................................................. vii INTRODUCCIN ...................................................................................................... 1 CAPTULOS I MARCO CONCEPTUAL ..................................................................... 3 1.1 Identificacin de la empresa .............................................................. 3 1.2 Misin-Visin, Organizacin y funciones ........................................ 5 1.3 Ambiente Organizacional. ................................................................. 6 1.4 Polticas Econmicas, Sociales y Tecnolgicas ............................... 7 1.5 Deteccin de necesidades .................................................................. 7 II PLANTEAMIENTO DE LA PASANTA ........................................ 10 2.1 Definicin de la Pasanta ................................................................. 10 2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas ........................... 10 2.3 Objetivos de la Pasanta .................................................................. 12 2.3.1 Objetivo General .................................................................... 12 2.3.2 Objetivos Especficos ............................................................. 12 2.4 Importancia. ..................................................................................... 13 2.5 Justificacin ..................................................................................... 13 2.6 Referencia Terica .......................................................................... 13 III DESCRIPCIN DE LA PASANTA ................................................ 21 3.1 Descripcin de Actividades............................................................. 21 vi 3.1.1 Tcnico Administrativas ..................................................... 21 3.1.2. Actividades de Campo .......................................................... 29 3.2 Anlisis de Resultados ..................................................................... 30 3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Tcnico Laborales ...... 30 3.2.2 Vinculacin del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera ... 31 IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 33 4.1 Conclusiones .................................................................................... 33 4.2 Recomendaciones ............................................................................. 34 REFERENCIAS ........................................................................................................ 36 ANEXOS A Organigrama Estructural de la empresa C.V.G Venalum ..................... 38 B Ingreso al Sistema SAP/R3 .................................................................. 40 C Solicitud de los movimientos de la cuenta mayor ............................... 42 D Ingreso a la Cuenta por Pagar de los Proveedores Nacionales ............ 44 E Visualizacin de la Cuenta por Pagar a los Proveedores Nacionales ... 46 F Pantalla de visualizacin para el registro en la cuenta mayor ............. 48 G Ingreso para el Registro de los Asientos Contables ............................. 50 H Pantalla de visualizacin para realizar la reclasificacin ..................... 52 I Evaluaciones del Tutor Industrial ........................................................ 54 J Evaluacin del Tutor Acadmico ........................................................ 58 K Plan de Trabajo .................................................................................... 60 vii LISTA DE CUADROS CUADRO 1 Matriz FODA .............................................................................................. 9 2 Cronograma de Actividades y/o Tareas asignadas.................................... 11 viii LISTA DE GRFICOS GRFICOS 1 Ubicacin Geogrfica de C.V.G Venalum ................................................ 3 2 Estructura Organizativa Gerencia Administracin y Finanzas ................. 6 INTRODUCCIN La Industria Venezolana de Aluminio (C.V.G Venalum), es una empresa encargada de producir y comercializar aluminio primario y sus derivados de manera productiva, rentable y sustentable. Esta empresa busca generar el bienestar colectivo tanto para sus trabajadores, proveedores y los miembros de la sociedad, a fin de contribuir con el desarrollo del pas. La investigacin del siguiente informe de pasanta se basa en el Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, C.A (2012) realizada en el Departamento de Contabilidad General, el cual se encarga de asegurar la informacin financiera contable de manera confiable y oportuna para la toma de decisiones coordinando y controlando los registros contables y transacciones financieras. El motivo por el cual se realiza el anlisis es que existen muchas cuentas acreedoras que presentan cargas iniciales y tambin saldos con antigedad significativa (mayores a un ao) debido a que hubo un cambio en el sistema, lo que ocasion la acumulacin de las mismas y se busca solventar el problema de la forma ms clara y precisa. Para realizar el anlisis correspondiente es necesario saber que cuando se habla de anticipo se entiende a la suma de dinero depositada en el momento de la firma del contrato, como garanta de pago, y las cuentas por pagar se entiende por pasivo representativo de la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por las adquisiciones de mercancas o servicio, basndose en un sistema de cuenta corriente o de crdito a corto plazo. El informe de pasanta est estructurado por cuatro captulos reflejados de la siguiente manera, en el I se encuentra la identificacin de la empresa, la visin, misin, estructura organizativa, dando una idea de la capacidad de la empresa 2 seleccionada para la realizacin de la pasanta, en el II se define la pasanta, el cronograma de actividades a realizar para lograr tanto el objetivo general como los objetivos especficos, teniendo en cuenta las referencias tericas; el III se describen las actividades tcnico-administrativas, actividades de campo realizadas para poder alcanzar los resultados obtenidos, y su vinculacin del trabajo con la carrera estudiada, y por ltimo el IV donde se encuentran las conclusiones y recomendaciones. Posteriormente encontrarn las referencias utilizada para documentar el informe, as como los respectivos anexos. 3 CAPTULO I MARCO CONCEPTUAL 1.1 Identificacin de la empresa La Industria Venezolana de Aluminio, C.A (C.V.G VENALUM) se encarga de la produccin del aluminio, utilizando como materia prima la almina, criolita y aditivos qumicos (fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se realiza en celdas electrolticas. Dentro del proceso de produccin de la planta industrial, existen mecanismos de alimentacin que desempean un papel fundamental en el funcionamiento de la misma, los cuales son: la planta de carbn, la planta de colada, planta de reduccin e instalaciones auxiliares. Ubicacin Geogrfica de la Empresa C.V.G Venalum est ubicada en la Av. Fuerzas Armadas, Zona Industrial Matanzas, en Ciudad Guayana, Estado Bolvar, sobre la margen sur del ro Orinoco. Grfico 1: Ubicacin Geogrfica de C.V.G Venalum. Fuente Intranet 4 La Industria Venezolana de Aluminio, C.A. (C.V.G VENALUM), se constituy el 29 de Agosto de 1973, con el objeto de producir aluminio primario en diversas formas con fines de exportacin, utilizando la tecnologa de la empresa japons Showa Denko con una capacidad de 150.000 t/ao. El capital social de la compaa era entonces de 34 millones de bolvares, de los cuales 80% fue suscrito por un grupo de seis empresas japonesas asociadas y el 20% restante por la Corporacin Venezolana de Guayana. En 1978, comienza la produccin de aluminio primario con la puesta en marcha de la primera celda reduccin. El 10 de junio del mismo ao se inauguran oficialmente las instalaciones de la empresa, entran en servicio los edificios de ingeniera, produccin y mantenimiento y el complejo administrativo. El 20 de diciembre de 1978, se efecta el primer despacho de aluminio a Japn. En 1985, se empieza a construir un complejo de reduccin de aluminio que lleva por nombre V lnea, el cual estara formado por 180 celdas electrolticas de tipo Nigara. En 1990, se inicia el arranque experimental de las celdas V-350. El 30 de enero de 2004, recibe formalmente la certificacin ISO 9001-2000 para la lnea de produccin colada y fabricacin de lingotes de aluminio para refusin y cilindros de extrusin. Posteriormente, el 9 de enero de 2005, se logr la extensin de la certificacin ISO 9001-2000 hasta el proceso de Reduccin. Finalmente, en julio de 2005, C.V.G Venalum logr la segunda certificacin ISO 9001-2000, al recibir por parte de FONDONORMA, la certificacin en la lnea de fabricacin de nodos de carbono para plantas reductoras de aluminio, lo que le permitir a CVG Venalum, si as lo decidiera, comercializar este producto. 5 1.2 Misin-Visin, Organizacin y funciones. Misin. C.V.G Venalum tiene por misin producir y comercializar aluminio de forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los clientes y los proveedores para as contribuir a fomentar el desarrollo endgeno de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Visin. C.V.G Venalum ser la empresa lder en productividad y calidad en la produccin sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados en un ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la diversificacin productiva y la soberana tecnolgica, fomentando el desarrollo endgeno y la economa popular de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Organizacin y Funciones. La Empresa C.V.G Venalum, C.A., es una filial de la Corporacin Venezolana de Guayana y presenta una estructura organizativa de forma vertical, compuesto por: Junta Directiva, Presidencia y tienen (21) Gerencias (Ver anexo A). Dentro de su estructura organizativa se encuentra la Gerencia Administracin y Finanzas, que tiene la responsabilidad de asegurar la obtencin administrativa y el uso adecuado de los recursos financieros; como tambin procesar, revisar y controlar contablemente la informacin sobre las operaciones comerciales y financieras de la empresa. 6 El Departamento de Contabilidad General est adscrito a la Divisin de Administracin, cuya misin es proporcionar informacin financiera contable, la cual debe ser confiable, oportuna y deber estar regida por los procesos contables establecidos por los principios de contabilidad generalmente aceptados. La informacin generada por esta unidad, relacionada con la expresin financiera de las operaciones comerciales entre C.V.G Venalum y sus clientes, es de suma importancia para ambas partes, debido a que permite coordinar y controlar los registros contables y de transacciones financieras, a fin de elaborar los estados financieros, as como contribuir con el proceso de la toma de decisiones, de acuerdo a los principios de contabilidad siguiendo los lineamientos de la divisin de administracin. Presidencia Divisin Asuntos Fiscales Divisin Planificacin Financiera Divisin de Tesorera Divisin Crdito y Cobranzas Divisin Administracin Divisin de Seguros Gerencia Administracin y Finanzas Departamento De Costos Departamento Control de Activo Departamento Contabilidad General Departamento Control de Compromisos Archivo Contable Grfico 2: Estructura Organizativa Gerencia Administracin y Finanzas C.V.G Venalum. Fuente: Intranet 1.3 Ambiente Organizacional. A travs de los aos C.V.G Venalum ha invertido en la capacitacin tcnica y en el mejoramiento personal de todos sus empleados con el objeto de mejorar el 7 proceso productivo y optimizar las relaciones interpersonales, lo cual es vital para la consecucin de los objetivos. Por ello, la empresa ha institucionalizado una serie de valores ticos como la honestidad, responsabilidad, respeto, identidad, solidaridad y trabajo en equipo; traducindose esto en la internalizacin de los principios de gestin en toda la organizacin, la prctica de una buena comunicacin, sentido de compaerismo y cooperacin para lograr alcanzar objetivos comunes en colectivo. 1.4 Polticas Econmicas, Sociales y Tecnolgicas. C.V.G Venalum como empresa del Estado Venezolano a fin de contribuir con el desarrollo de la economa nacional, impulsar proyectos de carcter socioeconmicos generadores de empleo y bienestar social para la regin. (Intranet C.V.G Venalum). La Empresa deber orientar su gestin a fin de garantizar la mxima productividad y rentabilidad en armona con el avance tcnico de la industria y la situacin del mercado del aluminio; profundizar y desarrollar relaciones comerciales con reas de inters geoestratgica, as como emprender acciones para garantizar el mximo valor agregado de la cesta de productos. 1.5 Deteccin de necesidades Para realizar el diagnstico del Departamento de Contabilidad General, es necesario implementar una herramienta o instrumento que permita conocer cuales son sus necesidades y establecer estrategias dentro de la planeacin normativa, estrategia y tctica; una manera de visualizar la deteccin de las necesidades de una empresa es haciendo uso de unas de las herramientas gerenciales como es la (FODA). El anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual de la empresa u organizacin, y de esta manera obtener un diagnstico preciso que permita en funcin 8 de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formuladas; tanto las fortalezas y debilidades son internas de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas, en cambio las oportunidades y amenazas son externas, por lo que en general resulta muy difcil poder modificarlas. 9 Cuadro 1: Matriz FODA Diagnstico del Departamento de Contabilidad General en la empresa C.V.G Venalum, C.A Fortalezas (F) 1. Sistema SAP R/3. 2. Personal capacitado. Debilidades (D) 1. Espacio fsico limitado. 2. Escasa memoria en los equipos. 3. Falta de actualizacin en los registros contables en las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. 4. Retraso en la informacin (no llega a tiempo al departamento, el departamento de tesorera no enva la informacin en el momento indicado). Oportunidades (O) 1. El sistema utilizado es avanzado, lo cual facilita el trabajo de los analistas. 2. Buena coordinacin y manejo de las herramientas por parte del personal. 3. Existen buenos antecedentes para realizar el estudio. Estrategias FO F1, O1. Aprovechar el sistema SAP R/3 para mantener las cuentas actualizadas. F2, O2. Capacitar cada 6 meses al personal con talleres, cursos y conferencias de manera que estn actualizados y con los conocimientos necesarios. F2, O4. Aprovechar el tiempo de retraso de los otros departamentos para ir actualizando y depurando las cuentas. Estrategias DO D3, O1. Depurar las cuentas viejas de los cheques en transito para no tener el saldo acumulado para el mes siguiente. D3, O2 Aprovechar el tiempo y el personal para actualizar la cuenta. D1, O2. Reacondicionar el espacio fsico para que el personal pueda trabajar de manera ms cmoda y agradable posible. Amenazas (A) 1. El depender de otras reas de trabajo repercute en la entrega de la informacin. 2. Depender de los bancos para el envo de los estados de cuentas a tiempo (comprendido entre los primeros cinco das de cada mes). 3. Acumulacin del trabajo debido al retraso. 4. Presentar diferencias en los estados financieros. Estrategias FA F1, A2. Tener una clave de intranet que permita obtener los estados de cuentas y as no esperar a que lo enven. F1, A3. Actualizar los equipos con nuevos software y memoria con ms capacidad. Estrategias DA D4, A1. Aplicar medidas al retraso en el tiempo de entrega de la informacin por parte de la gerencia de tesorera a la gerencia de administracin y finanzas. D3, A2. Actualizacin de las cuentas por pagar y cobrar (cheques en transito a travs de la conciliacin bancaria para la depuracin de los mismos). D3, A3. Mantener las cuentas actualizadas con informacin veraz, oportuna y clara. Fuente: Elaborado por la autora (2.012) 10 CAPTULO II PLANTEAMIENTO DE LA PASANTA 2.1 Definicin de la Pasanta La pasanta laboral, es un conjunto de actividades de carcter prctico, que realiza el estudiante en una empresa o institucin (Pblica Privada) que le permitir la aplicacin de los conocimientos, habilidades, destrezas, aptitudes y valores adquiridos durante el tiempo de estudio y/o preparacin educativa realizada en la Universidad o Instituto de Educacin Superior. El perodo de pasanta tendr un lapso de duracin de cuatro meses, el cual ser desarrollado para la Gerencia de Administracin, especficamente en el Departamento de Contabilidad General de la empresa C.V.G Venalum. 2.2 Cronograma de Actividades y/o tareas asignadas Es un plan de trabajo o actividades, en las cuales se muestra la duracin del proceso investigativo, las actividades a realizar y el tiempo requerido para el desarrollo de las mismas. A travs del siguiente cuadro se podr mostrar cada una de las actividades que se realizarn durante las diecisis (16) semanas correspondientes a la pasanta realizada en la empresa C.V.G Venalum. 11 Cuadro 2: Cronograma de Actividades y/o Tareas asignadas ACTIVIDAD SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 Induccin a la empresa 2 Presentacin al equipo de trabajo. 3 Breve Descripcin del Sistema SAP/R3 4 Asignacin del tema de la pasanta y descripcin del procedimiento. 5 Elaboracin de un cuadro resumen determinando la antigedad de las cuentas. 6 Revisin y Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a los Proveedores. 7 Realizacin de los asientos contables. 9 Presentacin del Informe Fuente: Elaborado por la autora (2012) 12 2.3 Objetivos de la Pasanta Los objetivos de la pasanta representan lo que se quiere lograr. La funcin principal de los objetivos es guiar y precisar los alcances del trabajo de pasanta, desempeando labores asignadas por el Departamento de Contabilidad General, en el rea de los Anticipos y Cuentas por Pagar, aplicando los conocimientos tericos - prcticos adquiridos en el proceso de formacin acadmica en la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, de la carrera de Administracin de Empresas. 2.3.1 Objetivo General Analizar los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum (2.012). 2.3.2 Objetivos Especficos Describir el procedimiento empleado para el registro de los Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa CVG Venalum. Determinar la composicin del saldo de las cuentas de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales. Elaborar un cuadro resumen determinando la antigedad de las partidas contables pendientes de cancelacin y comparar que los anticipos otorgados han sido debidamente amortizados 13 2.4 Importancia La ejecucin de la pasanta permite al pasante demostrar y aplicar en el rea laboral los conocimientos tericos prcticos adquiridos durante el proceso de formacin acadmica en la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de Ayacucho, de igual forma se le ofrece la oportunidad al pasante de conocer y observar las actividades de participacin y colaboracin en el rea donde est ubicado. La importancia del Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales es que se reflejan los saldos reales y esto permitir tomar las decisiones adecuadas, de igual manera esto podr incidir de manera positiva en el aspecto econmico y as las reclasificaciones y ajustes propuestos de los saldos antiguos de las cuentas sern menores. 2.5 Justificacin Para efectos de esta pasanta se deber Analizar las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, permitiendo observar el proceso utilizado para el registro de las facturas y conocer cuales son las partidas que permanecen abiertas y que tengan una antigedad significativa, es decir mayor a un ao, esto a fin de sincerar los datos de cada una de las cuentas para que no existan partidas abiertas que sobrevaloren el saldo real de la cuenta. 2.6 Referencia Terica A fin de lograr el objetivo planteado para la evaluacin, la revisin terica estuvo orientada especficamente haca los conceptos de los trminos utilizados en el desarrollo del informe relacionados con el rea de Anticipos y Cuentas por Pagar, as 14 mismo se hace mencin de la empresa productora de aluminio y el sistema que se aplica dentro de la organizacin. Pasivos Obligaciones a cargo de la empresa, originada por la adquisicin de bienes o servicios, cobro anticipado por facturas de ventas, obligaciones contractuales o impositivas, prstamos de institucin de crditos, de particulares y otros. Fernando, Catacora. (1998) concepta los pasivos de la siguiente manera: Las cuentas de pasivos representan todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien. Ejemplos de rubros de pasivos, son los prstamos bancarios, las cuentas por pagar comerciales, acumulaciones de gastos realizados, pasivos por las prestaciones sociales de los trabajadores, entre otros. De acuerdo a lo antes expuestos, los pasivos representan una obligacin o gasto que se origina debido a la adquisicin de algn bien o servicio, por el cual la empresa debe realizar el pago correspondiente ya sea a corto, mediano o largo plazo. En cuanto al cargo y abono Fernando Catacora (1998), expresa: aumenta sus saldos con registros en la columna del haber de la cuenta y disminuye con registros al debe de la misma. Anticipos Se define como la cantidad correspondiente a una transaccin econmica o al pago de una deuda o salario que es abonada con anterioridad a la fecha acordada de antemano. Estos se pueden clasificar de la siguiente manera: 15 Anticipos Salariales: Son pagos recibidos por el trabajador a cuenta de lo que ha trabajado. Anticipos a Proveedores: Su finalidad es dotar al proveedor de fondos para empezar el servicio o producto, para reservar determinados bienes o servicios como, por ejemplo, un edificio en construccin, (es decir, lo que se denomina comnmente seal), o para incrementar la confianza sobre el nivel de solvencia. Anticipos sobre facturas a cobrar: Es donde una entidad financiera nos adelanta todo o parte del importe de las facturas que se cobrar en el futuro a cambio de una comisin, pero sin traspasar el derecho de cobro de la entidad. Pasivo Circulante Son todas obligaciones contradas por la empresa cuyo vencimiento no es mayor a un (1) ao. Latouche & Maldonado (1993), mencionan que en este grupo se incluyen todas aquellas cuentas que reflejan deudas y obligaciones que la empresa debe de cancelar en el prximo ciclo normal de operaciones (generalmente se toma como base un ao) (Pg. 42). Cuentas por pagar Las cuentas por pagar no solamente incluyen las cantidades que se adeudan por mercancas y materiales, sino todas las obligaciones de un negocio excepto aquellas que estn representadas por bonos y pagares. Adems de la compra de materiales y mercancas las dems transacciones que dan a cuenta por pagar incluye: la adquisicin de plantas y equipos, y diversos tipos de costos de produccin, as como el gasto de ventas generales y de administracin. 16 Fernando Catacora (1998), considera cuatro (4) rubros principales que componen los documentos y cuentas por pagar, los cuales son documentos o efectos por pagar comerciales, cuentas por pagar comerciales, cuentas por pagar compaas y otras cuentas por pagar. En cuanto a los documentos y cuentas por pagar comerciales el autor comenta lo siguiente: Se originan por transacciones que se realizan con los proveedores por la adquisicin de bienes o la recepcin de servicios relacionados con el giro principal de actividades o el negocio de una empresa. Particularmente las cuentas por pagar tienen su importancia en la bsqueda de financiamiento comercial con proveedores. Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales e Internacionales Son las cuentas del pasivo circulante y de carcter personal que reflejan las deudas de la empresa por operaciones nacionales y operaciones internacionales, es decir, por compras de materiales y suministros necesarios para llevar a cabo necesidades de la empresa. Sistema SAP R/3 Toda empresa en la actualidad necesita tener un sistema que cubra ampliamente sus necesidades y CVG VENALUM no es la excepcin, ya que cuenta con un sistema muy completo llamado SISTEMA DE APLICACIN DE PROCESO (SAP). El sistema SAP R/3 tiene un conjunto de normas estndares en el rea de software de negocios, ofrece soluciones estndares para las necesidades enteras de informacin de una compaa. Este sistema esta basado en la tecnologa cliente/servidor que controla los procesos del negocio y maneja informacin crtica de la gestin de la empresa. 17 En las empresas del sector aluminio el 24 de noviembre de 1999 fue cuando se llev a cabo la estandarizacin de los procesos empresariales de compras, ventas, produccin y personal por medio del sistema integrado SAP R/3. Con la utilizacin del SAP R/3 los usuarios estn en capacidad de: Contabilizar documentos contables, visualizarlos y modificarlos. Crear y mantener documentos peridicos en la contabilidad. Visualizar saldos y partidas de cuentas contables. Imprimir el plan de cuentas. Este sistema genera las siguientes ventajas: Garantizar un proceso uniforme de administracin del negocio en las empresas del sector. Actualizar la plataforma tecnolgica de informacin acorde al ritmo de cambio tecnolgico. Facilitar la ejecucin de tareas. Mejora los procesos menos actuales. Mejora la rapidez en la toma de decisiones Tcnicas e Instrumentos para la Recoleccin de Datos Las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos son las estrategias que utiliza el investigador para recolectar informacin sobre un hecho o fenmeno. Estas varan de acuerdo al tipo de investigacin, pueden ser: Encuestas, observacin, anlisis documental, entre otras. Los instrumentos son los medios para la aplicacin de la estrategia de investigacin a seguir, pueden ser presentadas en formatos, videos, fotografas, etctera. 18 Observacin Directa Es una tcnica que consiste en observar atentamente el fenmeno, hecho o caso, tomar informacin y registrarla para su posterior anlisis. Al respecto Mndez (1991), expone que: La observacin es directa cuando el investigador forma activa y asume comportamiento del grupo observado obteniendo as los datos mas importantes que estn en relacin directa con el problema de investigacin. Es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor numero de datos. Entrevista no estructurada Esta tcnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el inconveniente de que puede pasar por alto reas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante, al obviar preguntas importantes del tema a tratar. En cuanto a esto La universidad Nacional Abierta (1990) seala: Se realizan sin hacer prever preguntas, es decir ni las preguntas, ni las respuestas son predeterminadas completamente en que el individuo proporciona la informacin directamente al investigador, a travs del dialogo y la interaccin con el mismo. Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo caractersticas de conversacin. 19 Bases Legales La empresa CVG Venalum, CA, para el desempeo de sus actividades se rige de acuerdo aun marco legal, que establecen la constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, el cdigo de comercio y sus estatutos internos. En atencin a esto la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela seala en su artculo 299, con respecto al rgimen socio-econmico: El rgimen Socio-econmico de la Republica Bolivariana de Venezuela se fundamenta en los principios de justicia social, democratizacin, eficiencia, libre competencia. Proteccin del ambiente, productividad y solidaridad, a los fines de asegurar el desarrollo humano integral y una existencia digna y provechosa para la colectividad. El estado conjuntamente con la iniciativa privada promover el desarrollo armnico de la economa social con el fin de generar fuentes de trabajo, alto valor agregado nacional, elevar el nivel de la vida de la poblacin y fortalecer la soberana econmica del pas. Es importante resaltar que cualquier actividad econmica que se realice en el territorio deber garantizar la seguridad jurdica solidez y equidad en el crecimiento de la economa del pas, mediante la planificacin estratgica, participativa y de consulta abierta. El estado promover la manufactura nacional de materias primas provenientes de la explotacin de los recursos naturales no renovables con el fin de asimilar, crear e innovar tecnologas, generar empleos y crecimiento econmico y crear riquezas y bienestar para el pueblo. Por su carcter de compaa annima CVG Venalum debe de acatar las disposiciones y reglamentos del comercio, el mismo seala en su artculo 200, que las sociedades mercantiles se rigen de los convenios de las partes, por las disposiciones de este Cdigo Civil. El artculo 202 seala expresamente que toda compaa de comercio debe de tener una denominacin social: 20 La compaa Annima y la Compaa de Responsabilidad Limitada deben de girar bajo una denominacin social, la cual debe de referirse a su objeto o bien formarse con cualquier nombre de fantasa o personal, pero deber necesariamente la mencin de Compaa Annima o Compaa de Responsabilidad Limitada, escritas con todas sus letras o en la forma que usualmente se abrevian, legibles sin dificultad. El documento constitutivo de la sociedad podr ser pblico o privado, y se registrara en el tribunal de comercio de la jurisdiccin, y deber ser publicado en un peridico de la ciudad. 21 CAPTULO III DESCRIPCIN DE LA PASANTA 3.1 Descripcin de Actividades En esta fase se describen las actividades que se fueron realizando durante las 16 semanas correspondiente a la realizacin de la pasanta, se tiene que describir el procedimiento utilizado para el Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum y las herramientas y materiales empleados tomando en cuenta la planificacin y los objetivos que se establecieron al principio. 3.1.1 Tcnico Administrativas El proceso de la pasanta empez con un programa de induccin que se basaba en conocer la empresa, luego se procedi a conocer el departamento donde se iba a desarrollar la pasanta y cual iba a hacer el tema y las actividades correspondientes a realizar durante las 16 semanas. Se plante como objetivo principal de la pasanta analizar los anticipos y cuentas por pagar a los proveedores nacionales de la empresa C.V.G Venalum, para ello es necesario conocer cual es el procedimiento empleado para el registro y control de los mismos y como funciona el sistema SAP/R3 a fin de realizar el correcto anlisis de las cuentas. 22 Programa de Induccin en la empresa C.V.G Venalum El proceso de la pasanta empez con un programa o actividad de induccin en la empresa con el objetivo principal de dar a conocer un poco ms sobre las actividades que se realizan en la misma y los riesgos que existen en cada una de las reas. Este programa estuvo estructurado de la siguiente manera: Bienvenida / Emisin de fichas. Conocimiento de la empresa (Misin, visin, objetivos estratgicos, polticas, valores y creencias). ISO 9001:2000. Higiene ocupacional. Prevencin de accidentes. Control de emergencias. Salud ocupacional. Recorrido rea industrial. Culminado el programa de induccin, se procedi a conocer el rea donde se iba a desarrollar la pasanta, al personal encargado y al tutor industrial asignado, el cual explic brevemente el sistema SAP/R3 que es el utilizado para llevar a cabo cada uno de los procesos contables dentro de la organizacin y asign el tema de desarrollo Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a los Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum 2012. Breve Descripcin del Sistema SAP/R3 Las siglas SAP (System, application and products) identifican a una compaa de sistemas informticos con sede en Alemania que se introdujo en el sistema de informacin con un producto denominado SAP/2 antecesor del SAP/3. La versin SAP/3 se desarrollo en 1989, desde entonces hasta ahora no ha dejado de evolucionar. 23 Puede desarrollarse sobre diferentes tipos de plataformas informticas y sistemas de base de datos. Este sistema posee diversas caractersticas en las que se encuentran las siguientes: Informacin en lnea on line: Significa que la informacin se encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualizacin y procedimientos habituales en otro sistema. Jerarqua de la Informacin: La forma de organizar la informacin permite obtener informes desde diferentes vistas. Integracin: Es la caracterstica mas destacada de SAP y significa que la informacin se comparte entre todos los mdulos de SAP que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las reas. Por lo tanto se debe tener en cuenta que toda la informacin que se introduce en SAP, repercutir, al momento, a todos los dems usuarios con acceso a la misma. Esto implica que la informacin siempre debe estar actualizada, completa y correcta. Procedimiento de Recepcin de Registros de Facturas de los Proveedores Nacionales Departamento de control de compromiso. La oficina de atencin a proveedores recibe la factura, documentos, soportes y verifica que los datos estn correctamente a fin de cumplir con la norma establecida por la recepcin. Si la factura tiene objeciones, se devuelve al proveedor junto con los documentos soportes y explica causa del rechazo. En caso contrario, firma y sella recibido la copia de factura y devuelve al proveedor como constancia de recepcin. Elabora relacin de factura recibidas a fin de controlar la recepcin y asignacin de las mismas al analista de cuentas por pagar. 24 Entrega al analista de cuentas por pagar las facturas y los documentos soportes originales para su verificacin y registro en el sistema. Analista de cuentas por pagar. Recibe las facturas y documentos soportes originales, revisa y consulta documento contractual en el sistema (Mdulo Logstica/Gestin de Materiales) verifica los datos y determina: - Si la documentacin tiene objeciones por diferencias con el pedido (cantidad y/o precio) realiza seguimiento en el sistema y previo anlisis, se procede al ingreso o no de la factura. - Cuando el resultado del anlisis es proceder a la devolucin de la factura, elabora formato Remisin de documentos en original y copia, anexa soportes y obtiene firma del jefe de control de compromisos, notifica rechazo al proveedor, obtiene su firma en el formulario, entrega original y archiva copia para su control. - Si la documentacin es correcta procede a verificar el documento que respalda la recepcin del bien, obra o servicio. - Cuando es facturas por obras o servicios se verifica la recepcin del material mediante el nmero de nota de entrega en el sistema y la hoja de entrada de servicios respectivo. - Cuando es factura por suministro se verifica la recepcin del material mediante la nota de entrega en el sistema. Registrar datos de la factura en el sistema (Modulo Finanzas/Acreedor) y en el caso de existir notas por aplicar a la factura, y se ejecuta segn el procedimiento: Registro de Nota de Dbito y Nota de Crdito a Proveedores y Cooperativas. Se firma y sella la factura, se coloca nmero de documento contable generado por el sistema en la factura y documentos soportes, si el pago tiene cesin de 25 crditos se registra traslado interno con compensacin en el sistema (Mdulo Finanzas/Acreedor) y modifica documento para indicar datos de las retencin de impuestos si fuera el caso. Obtiene firma del jefe del departamento de control de compromisos en la factura, genera en el sistema relacin envo a caja y banco por duplicado, anexa factura por documentos soportes y remite a Divisin de Caja y Banco. Actualizacin del listado de Proveedores Nacionales de C.V.G Venalum, C.A. Para realizar la actualizacin del listado de los Proveedores Nacionales de la empresa, es necesario explorar en el sistema SAP/R3 las cuentas contables Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales ubicando informacin referente al nmero de documento, fecha contable, tipo de moneda, monto en el tipo de moneda y monto en representacin de bolvares, esto con la finalidad de determinar toda la informacin necesaria para el anlisis. Se ubicaron los soportes de los proveedores en el archivo contable y el central y se compararon con la informacin encontrada en el SAP con el fin de determinar la existencia de saldos pendientes. Los procedimientos empleados en el SAP para la bsqueda de la informacin contable, es la siguiente: 1. Ingresar al sistema a travs de la clave de acceso. (Ver anexo B). 2. Solicitar los movimientos de la cuenta mayor, para acceder a esto se puede realizar de dos maneras, la primera es Visualizar saldos cuentas del mayor (FS10N) y la segunda a travs de Visualizar/modificar partidas libro mayor (FBL3N). (Ver anexo C). 3. Se ingresa los cdigos correspondientes a las cuentas de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales, la sociedad VEN (Venalum) y el ejercicio econmico que se desea visualizar, esto sera en el caso de la 26 primera opcin y para la segunda solo se ingresa el cdigo de la cuenta y la sociedad VEN. (Ver anexo D). 4. Se visualiza la cuenta y se imprime o transfiere a Microsoft Excel de acuerdo al requerimiento. (Ver anexo E). 5. Se accede al auxiliar en el cual se muestra el nombre de la cuenta, fecha de contabilizacin, nmero del documento, importe en moneda local y texto explicativo y a toda esta informacin se le anexa el cdigo de proveedor para as obtener las otras partidas para realizar con factibilidad el anlisis correspondiente. 6. El cdigo de proveedor se encuentra en el sistema SAP/R3 pero el nombre del mismo no es fcil de visualizar como para ser transferido junto con los otros datos de la cuenta mayor, por ello hay que realizar la bsqueda de manera manual, uno por uno y se procede a copiar cada cdigo y se aade dentro del auxiliar de las cuentas a fin de completar todos los datos necesarios. 7. Obtenida toda la informacin se procedi a observar y revisar cada cuenta acreedor y as de esta manera se obtuvo las muestras que servirn para realizar el anlisis. Correccin de los errores y omisiones encontrados en los listados de los Proveedores Nacionales de C.V.G Venalum, C.A. Durante la revisin de los listados se verific si existan errores en la contabilizacin de los montos de las partidas acreedoras del mayor de la Cuenta por Pagar a los Proveedores Nacionales. Se ingresa al Sistema SAP/R3 y a travs del cdigo del acreedor se pudo comprobar que una gran parte de los montos registrados corresponden a partidas contabilizadas como cargas iniciales debido al cambio del sistema en el ao 1999. Tambin existen partidas contables con saldos vencidos o pendientes, esto debido a 27 que el acreedor no cobr el cheque en el tiempo estipulado y los cheques caducaban a los 90 das de emitidos. Reclasificacin resultante del anlisis realizado a las cuentas de Anticipo y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum. Con la informacin obtenida se procede a realizar el registro de los distintos asientos contables de manera que las partidas que se encuentran abiertas se puedan compensar, para esto fue necesario agrupar en cuadros distintos cada uno de los acreedores de acuerdo a la descripcin que le corresponda, es decir, se agruparon en ayuda econmica, pago de prestaciones de los trabajadores, montepo, entre otros. A raz de esto surgieron los asientos correspondientes a cada una de estas cuentas. Para realizar la reclasificacin, registro de los asientos contables y la compensacin en el sistema, se sigue el siguiente procedimiento: Se ingresa al sistema SAP/R3 a travs de la cuenta de usuario y clave de acceso. (Anexo B). A travs del men del sistema se ingresa a FB50 Libro mayor > contabilizacin > Registrar documento cuenta mayor. (Ver Anexo F). Se coloca la fecha del documento, luego en entorno se selecciona contabilizacin compleja, en donde nos aparecer el formato para realizar cada uno de los respectivos asientos contables de las cuentas acreedoras. (Ver Anexo G y H). Una vez que se realizan todos los asientos se verifica la informacin a fin de localizar si hubo un error en cuanto a los montos o el proveedor, de no existir errores se guarda la informacin lo cual nos arroja un cdigo de documento que debe ser impreso posteriormente y anexado junto con los cuadros que conforman la informacin de cada cuenta acreedora. 28 Luego de haber realizado los asientos, se procede a compensar cada una de las cuentas, para ello a travs del men del sistema se accede a F-44 Compensar Cuentas Acreedoras, all se debe ingresar el cdigo de la cuenta y la sociedad VEN y se visualiza el monto correspondiente a esa cuenta y el asiento contable, se procede a realizar la compensacin, guarda la informacin y esa partida permanece cerrada. Mtodos, Tcnicas y Procedimientos Aplicados Durante todo proceso de investigacin es necesario aplicar un conjunto de tcnicas y herramientas que permitirn realizar el trabajo de acuerdo a la metodologa adecuada, garantizando que los datos obtenidos sean analizados y expresados correctamente a fin de tomar las decisiones ms favorables y que garanticen que el resultado de dicho anlisis sea lgico y de respuesta al problema en estudio. Tcnicas y procedimientos empleados para la recoleccin de la informacin Para la bsqueda y recoleccin de la informacin es necesario hacer uso de un conjunto de tcnicas y herramientas que permitan la realizacin adecuada del anlisis y sirvan como soporte para la investigacin. - Observacin Directa: Est tcnica consiste en estar integrado al trabajo que se realiza dentro del Departamento de Contabilidad General, a fin de de conocer el manejo de las Cuentas de Anticipos y cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales y poder recaudar la informacin oportunidad y veraz. A travs de est tcnica se pudo conocer que existen cuentas que poseen una antigedad significativa y que aun no han sido cancelados en su totalidad. 29 - Entrevista no estructurada: Esta tcnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Se estableci una conversacin sobre el objeto de estudio con personas que tenan los conocimientos sobre el tema, a fin de obtener la informacin relevante a las cuentas de Anticipos y cuentas por pagar a los Proveedores Nacionales que aun no han sido canceladas. - Revisin Documental: Para tener un base ms clara sobre el tema en estudio fue necesario la tcnica de la documentacin, ya que este mtodo proporciona el soporte terico que sustenta todo lo relacionado a la investigacin que se esta realizando acerca de las cuentas en estudio, por ende a esto est tcnica ha servido de ayuda para desarrollar la presente investigacin en cuanto a la forma correcta de llevar a cabo el manejo pertinente de los pasivos de la empresa. Materiales y Recursos Utilizados Durante el proceso de la pasanta fueron utilizados diferentes recursos necesarios para la realizacin del anlisis, que fueron de gran utilidad para la bsqueda de la informacin y elaboracin de las distintas actividades. Entre estos materiales y recursos se encuentran: - De oficina: Hojas, lpices, fotocopias, carpetas tipo Manila, saca grapas, grapadoras. - De equipos: Computadora, impresoras, scanners. - Tecnolgicos: Internet, Sistema SAP/R3. 3.1.2. Actividades de Campo No se realizaron trabajos de campo 30 3.2 Anlisis de Resultados Durante el desarrollo de la pasanta fue necesario realizar un anlisis exhaustivo de las cuentas de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales, a fin de determinar las irregularidades existentes y la antigedad que presentaban las cuentas acreedoras. Por medio de este anlisis se pudo realizar la reclasificacin y los asientos contables necesarios, con la finalidad de poder compensar esas partidas, disminuyendo el saldo correspondiente a los balances y saber cual es la realidad. 3.2.1 Alcances y Logros en los Aspectos Tcnico Laborales Durante la realizacin y ejecucin del informe de pasanta correspondiente al Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum (2.012) se logr cumplir con los objetivos que fueron establecidos. Se pudo conocer cual es el procedimiento utilizado para la recepcin de las facturas y cuales son los elementos que estn involucrados en el mismo, de igual manera se conoci el procedimiento a utilizar para la bsqueda de la informacin contable en el Sistema SAP/R3. Las actividades realizadas permitieron cumplir con los objetivos planteados y a travs del anlisis realizado se conoci cuales eran las irregularidades y antigedad que posean las cuentas acreedoras, ya que existen partidas abiertas que poseen una antigedad de ms de 120 das y que no se le hicieron la compensacin o anulacin necesaria en su momento, por lo tanto no se puedo determinar cual es el saldo real que posee la cuenta. Haciendo el respectivo anlisis y manteniendo las cuentas actualizadas se puede lograr tener un mejor control de las partidas abiertas, a fin que estas no se acumulen. 31 No existieron dificultades en el momento de realizar la pasanta y el informe correspondiente, siempre se cont con el apoyo del personal que labora en el Departamento de Contabilidad General, permitiendo realizar cada una de las actividades correspondientes de la mejor manera posible y adquiriendo nuevos conocimientos a nivel profesional. 3.2.2 Vinculacin del Trabajo con las Asignaturas de la Carrera El informe de pasanta contribuy a la fijacin de conocimientos contables y administrativos adquiridos en la carrera de Administracin de Empresas, entre ellas tenemos a las siguientes asignaturas: - Administracin de Empresas I-II y Planificacin y Presupuesto, en lo relacionado a los procesos contables llevados a cabo para realizar un buen trabajo, es decir, a la importancia de planificar, dirigir, organizar y controlar para obtener los recursos necesarios. - Contabilidad I, II y III, en lo relacionado a los aspectos contables, compensacin, cuentas por pagar, ajustes, entre otras. - Computacin e Informtica, esto en el aspecto que estamos trabajando con un sistema contable e igualmente fue de gran importancia en cuanto al manejo de Excel. - Gerencia Estratgica, para la realizacin de la deteccin de las necesidades y aplicar el anlisis FODA correctamente. - Seminario, est asignatura fue de gran importancia y ayuda al momento de llevar a cabo la realizacin del informe, ya que permiti aplicar los aspectos metodolgicos necesarios de manera apropiada, de igual forma fue de gran ayuda para el proceso de investigacin y planificacin. - Sistemas y Procedimientos, ya que permiti aplicar los conocimientos para buscar las vas de accin con las cuales se puede controlar las actividades 32 realizadas y los procedimientos a utilizar que representaron rutinas de trabajo del: Qu? y como hacer?, para abordar el problema y desarrollar la mejor va para solventarlo al menor costo, menor tiempo, mnimo esfuerzo y con los resultados esperados. 33 CAPTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 Conclusiones De acuerdo al anlisis realizado a las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales, se establecieron las siguientes conclusiones: - Se determin el procedimiento utilizado para el registro, anlisis y control de las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, en cual se detall especficamente la manera empleada para la recepcin y registro de las facturas con la finalidad de facilitar el proceso administrativo de dichas cuentas. - Se verific que la mayora de las partidas abiertas corresponden a cargas iniciales, las cuales se deben al cambio que realizo la empresa en sus sistemas operativos, y las mismas han permanecido abiertas por ms de (10) aos. - La existencia de partidas abiertas con antigedad mayor a (1) ao de deben en su mayora a que los proveedores no retiraron los cheques y estos fueron anulados por permanecer en caja por mas de 90 das (caducidad). - Con respecto a la cuenta de Anticipos Otorgados se determin que el porcentaje de amortizacin no es aplicado de la manera correcta por la Divisin de Tesorera ya que a veces se le otorga un porcentaje mayor al establecido en la orden de pedido, lo que origina un saldo pendiente que 34 ocasiona una prdida contable para la organizacin. De igual forma el departamento antes mencionado no toma en cuenta la definicin y especificaciones establecidas en la orden de pedido y suele otorgar anticipos errneos, cuando simplemente es un pago previo y tiene la obligacin de ser contabilizado como un pasivo. - El porcentaje de amortizacin se calcula en base al monto original del pedido, sin tomar en cuenta las disminuciones o cambios realizados en el pedido. - Se estudiaron las cuentas Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a los Proveedores Nacionales de la empresa CVG Venalum logrando analizar muestras representativas a partir de las cuales se realizaron los asientos de registro, reclasificacin y compensacin, alcanzando as cumplir con los objetivos del informe y al mismo tiempo corregir los errores contables encontrados, logrando que el saldo reflejado en la cuenta mayor sea mas transparente y confiable y estn de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 4.2 Recomendaciones Una vez realizado el anlisis y estudio correspondiente a cada una de las cuentas se hacen las siguientes recomendaciones a fin de realizar mejoras en el procedimiento empleado y a su vez obtener mejores resultados: - Mantener actualizado en el sistema las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales en el Departamento de Control de Compromiso y Divisin de Tesorera, donde se reflejan los montos vencidos de los proveedores y los prximos a vencerse para as agilizar el proceso. 35 - Llevar un control y seguimiento de los cheques emitidos a proveedores y no retirados, de manera que se pueda crear un mecanismo para evitar la caducidad de los cheques. - Revisar peridicamente las partidas registradas en el ao con el fin de que no se acumulen y permanezcan abiertas por periodos mayores a (1) ao. - Otorgar el porcentaje de anticipo como lo estipula la orden de pedido. - Realizar las amortizaciones correctas a fin de evitar la existencia de saldos pendientes, los cuales se deben ajustar en la contabilidad ya que ocasionan una perdida en los Estados de Resultados. - Tomar en cuenta la informacin establecida en la orden de pedido e igualmente esta debe ser enviada al departamento correspondiente, a fin de que sea procesado de la forma correcta. 36 REFERENCIAS CATACORA C. Fernando (1998). Contabilidad La Base Para Las Decisiones Gerenciales. Primera Edicin. Editorial McGraw Hill. Caracas, Venezuela. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2009). Gaceta Oficial N5.908. FERNNDEZ, Yadiser (2010). Anlisis Cuentas por Pagar Proveedores. Universidad de Carabobo. GMEZ N. Celuymar (2007). Anlisis de la Cuenta 21110001 por Pagar Proveedores Nacionales en el Departamento de Contabilidad General en el perodo 1999-2006 en la empresa C.V.G Venalum. Universidad Nacional Experimental de Guayana. MALDONADO, Ricardo y LATOUCHE, Mara (1998). Estudio de la Contabilidad General. Caracas, Venezuela. MENDEZ, Carlos (1999). Metodologa. Segunda Edicin. Editorial McGraw Hill Interamericana. Santa Fe de Bogot, Colombia. TAMAYO y TAMAYO, Mario (2001). El Proceso de la Investigacin. Segunda Edicin, Editorial Limusa. Caracas, Venezuela. VILORA F, Roger (2012). Anlisis de Anticipos y Cuentas por Pagar a Proveedores Nacionales de la empresa CVG Venalum correspondiente al perodo 2004 2010. Universidad de Oriente, Ncleo Ciudad Guayana. 37 ANEXOS 38 ANEXO A Organigrama Estructural de la empresa C.V.G Venalum 39 40 ANEXO B Ingreso al Sistema SAP/R3 41 42 ANEXO C Solicitud de los movimientos de la cuenta mayor a travs del Sistema SAP/R3 43 44 ANEXO D Ingreso a la Cuenta por Pagar de los Proveedores Nacionales 45 46 ANEXO E Visualizacin de la Cuenta por Pagar a los Proveedores Nacionales 47 48 ANEXO F Pantalla de visualizacin para el registro en la cuenta mayor 49 50 ANEXO G Ingreso para el Registro de los Asientos Contables 51 52 ANEXO H Pantalla de visualizacin para realizar la reclasificacin y registro de los asientos contables 53 54 ANEXO I Evaluaciones del Tutor Industrial 55 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES NCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6 COORDINACIN DE PASANTAS 1era. EVALUACIN EMPRESARIAL Fecha: / / 2012 Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gmez Futrille C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administracin de Empresas Fecha de Inicio: 09/ 04 / 2012 Fecha de Culminacin: 27 / 07 / 2012 Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A. Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contadura Pblica ASPECTOS A EVALUAR PUNTUACIN 1. Asistencia y Puntualidad 5 2. Presencia Personal 5 3. Adaptacin 5 4. Conducta 5 Total (20 pts.) 20 Escala de Evaluacin: Del 01 al 05, siendo (5) la mxima puntuacin por tem. NOTA: La Primera Evaluacin se efectuar al mes de iniciada la pasanta y se consignar de inmediato a la Coordinacin, sin enmienda. Lcda. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo Tutor Empresarial Coordinador de Pasantas Firma y Sello 56 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES NCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6 COORDINACIN DE PASANTAS 2da. EVALUACIN EMPRESARIAL Fecha: 06/07/2012 Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gmez Futrille C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administracin de Empresas Fecha de Inicio: 09 / 04 / 2012 Fecha de Culminacin: 27 / 07 / 2012 Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A. Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contadura Pblica ASPECTOS A EVALUAR PUNTUACIN 1. Relaciones Humanas 5 2. Colaboracin 5 3. Iniciativa 5 4. Conocimiento Demostrado 5 Total (20 pts.) 20 Escala de Evaluacin: Del 01 al 05, siendo (5) la mxima puntuacin por tem. NOTA: La Segunda Evaluacin se efectuar al finalizar la pasanta y se consignar de inmediato a la Coordinacin, sin enmienda. Lcda. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo Tutor Empresarial Coordinadora de Pasanta Firma y Sello 57 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES NCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6 COORDINACIN DE PASANTAS 3ra. EVALUACIN EMPRESARIAL Fecha: 16/07/2012 Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gmez Futrille C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administracin de Empresas Fecha de Inicio: 09 / 04 / 2012 Fecha de Culminacin: 27 / 07 / 2012 Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A. Nombre del Tutor Empresarial: Willian Abache Cargo del Tutor Empresarial: Lic. Contadura Pblica ASPECTOS A EVALUAR PUNTUACIN 1. Estructura del Informe 2. Calidad de Exposicin del Informe Total (10 pts.) Escala de Evaluacin: Del 01 al 05, siendo (5) la mxima puntuacin por tem. NOTA: La Tercera Evaluacin se efectuar al finalizar la pasanta y luego de que el pasante entregue el respectivo informe a la empresa y se consignar el da de presentacin del mismo a la Coordinacin, sin enmienda. Lcdo. Willian Abache Lcda. Migdalia Granadillo Tutor Empresarial Coordinadora de Pasantas Firma y Sello 58 ANEXO N Evaluacin del Tutor Acadmico 59 UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA GRAN MARISCAL DE AYACUCHO VICERRECTORADO ACADMICO FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES NCLEO CIUDAD GUAYANA RIF.: J-08023168-6 COORDINACIN DE PASANTAS EVALUACIN DEL TUTOR ACADMICO Fecha: / / Nombre del Pasante: Yessica Del Valle Gmez Futrille C.I.: 19.159.758 Especialidad: Administracin de Empresas Periodo: I- 2012 Nombre de la Empresa: C.V.G. VENALUM, C.A. Departamento: Contabilidad General Periodo de Pasantas: Del 09 / 04 / 2012 Al 27/ 07 / 2012 Titulo del Informe: Anlisis de los Anticipos y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales de la empresa C.V.G Venalum, C.A (2012). Tutor Acadmico: Migdalia Granadillo ASPECTOS A EVALUAR PUNTUACIN 1. Puntualidad (3 pts.) 2. Asistencia a las Asesoras (2 pts.) 3. Acepta las Sugerencias del Tutor (3 pts.) 4. Interaccin Pasante Tutor (2 pts.) 5. Planificacin de las Actividades (5 pts.) 6. Ejecucin Laboral de los Aspectos Tcnicos (5 pts.) 7. Estructura del Informe (5 pts.) 8. Calidad del Contenido del Informe Final (10 pts.) 9. Presentacin Oral Sintetizada del Informe Final (10 pts.) Total (50 pts.) TUTOR ACADMICO 60 ANEXO Plan de Trabajo 61 PLAN DE TRABAJO PARA LA PASANTA PASANTE: Yessica Del Valle Gmez Futrille ESPECIALIDAD: Administracin de Empresas UBICACIN ADMINISTRATIVA: Departamento de Contabilidad General EMPRESA: Industria Venezolana de Aluminio, (C.V.G. VENALUM, C.A.) Semana Nro. Actividades Previstas Resultado Esperado Das Hbiles Trabajados por Actividad Evaluacin Escala 1-10 Firma Tutor Industrial 1 Induccin en la empresa y charlas sobre prevencin y seguridad laboral. Presentacin del pasante 5 10 2 Descripcin y conocimiento del Sistema SAP R3 Conocimiento del Sistema 5 10 3 Descripcin y conocimiento del Sistema SAP R3 Conocimiento del Sistema 5 10 4 Descripcin del procedimiento empleado en el departamento Conocimiento de Normas y Procedimientos 5 10 5 Descripcin del procedimiento empleado en el departamento Conocimiento de Normas y Procedimientos 5 10 6 Recopilacin de informacin sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales Recepcin de Informacin Favorable 5 10 7 Recopilacin de informacin sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales Recepcin de Informacin Favorable 5 10 8 Recopilacin de informacin sobre los registros contables de las cuentas de Anticipos Otorgados y Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales Recepcin de Informacin Favorable 5 10 9 Anlisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales en el sistema de aplicacin y procesos (SAP) Desarrollo de anlisis Aceptable 5 10 10 Anlisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales en el sistema de aplicacin y procesos (SAP) Desarrollo de anlisis Aceptable 5 10 11 Anlisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales en el sistema de aplicacin y procesos (SAP) Desarrollo de anlisis Aceptable 5 10 12 Anlisis de las Cuentas de Anticipos Otorgados y Cuenta por Pagar Proveedores Nacionales en el sistema de aplicacin y procesos (SAP) Desarrollo de anlisis Aceptable 5 10 13 Realizacin de asientos contables (ajustes-reclasificacin) a las Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales. Desarrollo de anlisis Aceptable 5 10 14 Realizacin de asientos contables (ajustes-reclasificacin) a las Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales Realizacin de registros de asientos Aceptable 5 10 15 Realizacin de asientos contables (ajustes-reclasificacin) a las Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales. Realizacin de registros de asientos Aceptable 5 10 16 Realizacin de asientos contables (ajustes-reclasificacin) a las Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales Realizacin de registros de asientos Aceptable 5 10