(5) Ejercicio 5 Reporte de No Conformidad (1)

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    20-Jan-2016

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Ejercicio 9 recopilacin de evidencia de auditora

Ejercicio 5 Reporte de no conformidad

Los participantes leern los siguientes incidentes anotados durante una serie de evaluaciones contra los requisitos de la norma ISO 9001 y arreglados con las palabras adecuadas para incluirlas en la seccin de no conformidades de un reporte de auditoria tpico junto con el nmero de la clusula de la norma contra la cual se relaciona la no conformidad. No necesariamente todos los incidentes son una no conformidad. Donde usted considere que se requiere mayor evidencia establezca que evidencia adicional buscara usted antes de hacer un juicio.

Incidente No.1

Durante una auditoria de las actividades de la revisin por la direccin, el auditor not un nmero de asuntos en la agenda que estaban definidos en el procedimiento OP1 para ser discutidos en cada revisin por la direccin. De la minutas de la junta ms reciente, se not que tres de estos asuntos, el estado de las acciones correctivas, los resultados del entrenamiento y las auditorias y la retroalimentacin de los clientes no se haban discutido. Al cuestionar la razn, el Representante de la direccin dijo que no haba habido tiempo antes de la junta para analizar la informacin disponible para permitir que se diera una discusin til.

Incidente No.2

El manual de calidad establece que todos los empleados recibirn un entrenamiento de induccin, incluyendo detalles de la poltica de la calidad de la organizacin y los procedimientos de procesos relevantes durante los dos primeros das de trabajo. Mientras se auditaba el entrenamiento y desarrollo del personal (procedimiento OP8) el auditor solicit ver los registros del entrenamiento de induccin de los ltimos cinco empleados.

Se hizo evidente que dos empleados que haban empezado a trabajar hace tres meses haban recibido el entrenamiento de induccin hasta la segunda semana de haberse empleado. Sin embargo, no haba registros disponibles para tres empleados que haban empezado a trabajar una semana antes de la fecha de la auditoria.

Incidente No.3

Mientras se visitaba el departamento de ventas, el auditor not que los empleados estaban aceptando rdenes telefnicas de los clientes y anotaban los detalles directamente a la base de datos computarizada de procesamiento de rdenes. Preguntando ms, el auditor fue informado de que el personal haba sido totalmente entrenado y la base de datos mantiene detalles de todos los requisitos estndar de los clientes regulares por lo que no era necesario que nadie hiciera una revisin individual de rdenes.

Incidente No.4

En el rea del control de documentos, el auditor not varias hojas relativas a fechas de servicio proporcionado por la seccin clavadas en un pizarrn sobre el escritorio del auditado. Al cuestionar cuando eran usadas, el auditor fue informado que ellas eran un extracto de un acuerdo de servicio (SLA1 02) y que solamente eran referidas ocasionalmente cuando un cliente levantaba una consulta sobre las fechas marcadas del servicio. No haba indicacin de un titulo de documento o estado de revisin en las hojas.

El auditado dijo que como estas eran usadas solamente como informacin, haban juzgado que no deberan ser parte del sistema de calidad y que era su responsabilidad el estar al pendiente de esa informacin para asegurar que estaba correcta.

Incidente No.5

Durante una auditoria del sistema de auditoria interna de la seccin (QAP8), al auditor se le mostr el programa actual de auditorias, sealando que cada procedimiento usado dentro de la organizacin debe ser auditado una vez al ao. Mientras se verificaba los reportes de auditoria el auditor not que se haban generado un total de 12 reportes de accin correctiva de las ltimas 5 auditorias programadas.

De estos RAC'S, 8 reportes han salido de la auditoria ms reciente sobre respaldo de datos y control de virus, hace dos meses. El programa muestra que es esta actividad en particular no tendra otra auditoria hasta dentro de 10 meses.

Incidente No.6

El auditor not una instruccin titulada 'Cambio del tiempo de sistema' en el escritorio del gerente y pregunt si ese era un procedimiento corriente. El gerente dubitativo respondi que ese documento estaba en computadora y estaba disponible para todos los empleados a travs de sus terminales. El prefera mantener esa copia como una referencia ms fcil de ver que los nuevos archivos en la computadora.

Despus de revisar la instruccin, el auditor not que la versin electrnica de esta instruccin haba sido emitida 4 meses ms tarde que la copia en papel.