Trabajo final Organización Documental materias Expresión Oral y Escrita

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    02-Aug-2015

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1. EXPRESIN ORAL Y ESCRITATRABAJO FINAL 2. TRABAJO FINAL ORGANIZACIN DOCUMENTAL CLAUDIA PATRICIA PANCHA VILLAMIL TUTORA: MARA ALEXANDRA LEN MARTINEZUNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA EXPRESIN ORAL Y ESCRITA GRUPO 2 BOGOT 2013 3. INTRODUCCIN El objetivo de este trabajo es aplicar los diferentes conocimientos adquiridos en nuestra materia Expresin oral y escrita lograr llevar a cabo la investigacin, aporte y ayuda a uno de los campos de nuestra carrera que en este caso ser la Organizacin documenta. 4. OBJETIVOS El objetivo con este trabajo es poder aportar a mi campo laboral los conocimientos adquiridos en Expresin Oral y Escrita. Es poder aportar puntos clave e importantes que se deben tener en cuenta para la Organizacin Documental y para llevar a cabo un buen trabajo y cumplir con los propsitos planteados. Es importante tener en cuenta primero que nada que queremos alcanzar y que queremos lograr en la organizacin y para esto es importen crear un plan de trabajo. 5. SITUACIN VITAL En la actualidad trabajo en diferentes proyectos que requieren una serie de pautas distintas para llevar acabo su organizacin documental, cada una diferente segn las necesidades del cliente pero aun as todas siguiendo los parmetros que rigen la organizacin de documentos y el respectivo almacenamiento de estos. He podido notar que la falta de organizacin y planeacin antes de empezar a trabajar es solo un terrible paso para llevar a cabo los objetivos que queremos alcanzar. En esta carrera y con el creciente mundo de las nuevas tecnologas no podemos dejar de lado la elaboracin de un plan de trabajo antes de iniciar con la organizacin ya que esto ayuda a estar preparados para lo que vamos a encontrar en el campo de la archivstica. 6. ORGANIZACIN DOCUMENTAL La organizacin documental es muy importante y necesaria para las empresas ya que ayuda a tener registro de lo que sucede en la entidad, ayuda a guardar un registro de cada momento y movimiento que ocurre al interior de ella. http://www.youtube.com/watch?v=2pw UW2iCWj8 Esta organizacin se debe separar por oficinas o reas de trabajo y cada una de ellas se les debe dar un trato adecuado segn su origen e importancia en la conservacin de la informacin que reposa en el. http://www.sia.una.ac.cr/index.php?opti on=com_content&view=article&id=66&I temid=79 7. APORTE A LA ORGANIZACIN EN MI CAMPO LABORAL Primero que nada debemos conocer que es lo que queremos alcanzar y lograr con la organizacin.Como ya tenemos claro lo que quiere el cliente ahora debemos hacer un plan de trabajo que cumpla y abarque con lo solicitado.Debemos tener claro que es lo que queremos y como lo vamos alcanzar para esto propongo realizar un plan de trabajo que abarque y tenga en cuenta las necesidades del cliente.Para esto debemos tener en cuenta como esta conformada una historia o un expediente laboral, debemos conocer que tipos de documentos tiene y como se puede manejar cada uno segn el tramite.Quiere que le organicemos los expedientes laborales y quiere tener en digital cada uno de los documentos que estn en cada historia, uno a uno.http://www.slideshare.net/mabuiar46 /organizacion-documental-16557855 8. ELABORACIN PLAN DE TRABAJO Ya conociendo y teniendo claro que vamos a trabajar expedientes laborales debemos tener en cuenta que el cliente quiere que se organice y que se le de registro o imagen digital de la informacin. Con esto claro procedemos a ver que tenemos que realizar una organizacin documental y para este tipo de historia lo mas adecuado es realizar una organizacin cronolgica respetando el tramite de los documentos. Luego de esto tenemos que tener en cuenta que quiere digitalizada la historia y para esto debemos hacer antes una digitacin por pieza documental. Pero no podemos dejar de lado la calidad con la que vamos a entregar nuestro trabajo as que tenemos que realizar algunas cadenas para poder cumplir con un producto que cumpla con lo esperado y ms. Para cumplir con esto disee el siguiente cuadro que muestra la organizacin de la cadena para cumplir con los objetivos. 9. ELABORACIN PLAN DE TRABAJO Organizacin de las historias laboralesalmacenamientoDigitalizacin historias laboralesControl de calidad historias laboralesDigitacin hoja control 10. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Para llevar a cabo la organizacin de la historias laborales lo vamos hacer cronolgicamente respetando los documentos como la hoja de vida se dejara con sus respectivos anexos, tambin se debe tener en cuenta los sellos y firmas de radicado y recibido para darle continuidad al tramite que se este teniendo en cuenta en el momento. 11. CONTROL DE CALIDAD Las personas que realicen el control de calidad de la organizacin de las historias deben tener los conocimientos apropiados para poder detectar los errores que puedan tener las historias que ya fueron arregladas, algunos pueden ser errores en fechas u otros pueden ser por una mala interpretacin de la persona en el momento de la organizacin. Por esto la persona que realiza el control de calidad debe garantizar que la historia laboral esta correctamente organizada y puede seguir con el siguiente proceso en la cadena. 12. DIGITACIN HOJA DE CONTROL Como se quiere tener registro fsico de los documentos que reposan en la historia laboral para luego tener soporte en imagen digital se debe realizar una hoja de control la cual tiene como propsito describir documento por documento que tipo es un ejemplo si es hoja de vida, cedula etc. Esto se realiza asignando un cdigo y su respectiva descripcin de cada pieza documental que tengamos en la historia. La hoja de control mostrara rpidamente que cdigo tiene, que tipo de documento es, la fecha y en que folio se encuentra. Esta tambin muestra los datos del funcionario. 13. DIGITALIZACIN El proceso de digitalizacin se realiza cuando las historias ya han pasado por los anteriores procesos. Lo que se hace aqu es tomar imagen de cada una de las piezas documentales descritas en el proceso anterior, cuando la historia laboral completa tal cual esta en fsico pero en un archivo digital haciendo mas fcil la bsqueda de la informacin antes de dirigirnos al fsico. Tambin ayuda a conservar la informacin ya que con el paso del tiempo tiende a deteriorarse el papel. Aqu se acomodan las historias laborales con todos los datos de los funcionario y se deja constancia de que informacin se encuentra en fsico. http://www.youtube.com/watch?v=8Lydv1oa1c 14. ALMACENAMIENTO Para realizar el almacenamiento se debe dar ya por terminado los anteriores procesos. Se debe guardar la documentacin en carpetas cuatro aletas, en cajas X200 o X300 segn lo solicite el cliente y se debe realizar la rotulacin de las historia laborales la cuales deben tener el nombre de la entidad, nombre del funcionario, documento, consecutivo de carpeta, folios, fechas extremas. 15. SOLO HAY UN CAMINO CORRECTO HACIA LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL 16. CONCLUSIONES Podemos concluir que si tenemos un buen plan de trabajo y tenemos un objetivo claro podemos alcanzar las metas propuestas y as poder entregar un producto de perfecta calidad que cumpla con las expectativas del cliente. Para realizar un buen plan de trabajo tenemos que tener en cuenta varios factores como que tipo de documento, que informacin contiene y como podemos trabajar con ella. Separar o realizar varias cadenas en las cuales se pueda lograr alcanzar un objetivo especifico hace que las cosas al final salgan mejor de los esperado.El plan de trabajo debe ser claro y sencillo de tal manera que todos puedan comprender fcilmente lo que queremos lograr. Se debe dar a conocer el plan de trabajo y capacitar a las personas antes de iniciar el proceso esto para evitar errores que afecten el resto de la cadena. Si hay cabios en algn momento se debe socializar con todas las personas que estn a cargo esto para evitar que se deje de lado el nuevo cambio. La buena comunicacin con los compaeros y la oportuna socializacin de los inconvenientes es la mejor herramienta para superar las diferencias. 17. BIBLIOGRFICA Las referas bibliogrficas fueron tomadas de las siguientes paginas de internet las cuales me ayudaron a comprender mejor algunos temas. http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y http://www.sia.una.ac.cr/index.php?option=com_content&view=article&id=6 6&Itemid=79http://www.archivogeneral.gov.co/ http://picasaweb.google.com/110854501911033822534/Fotosicbf?gsession id=5hfNVQh8qAzRGHwoDLp9og#5459713997211478722http://www.auraportal.com/AP/CM/PG352L1/AuraPortal_Products.aspx?gcli d=CNH9xf2QjbsCFW5o7Aod-SIAcg#noWindow

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