Manejo Efectivo del Tiempo

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    19-Dec-2014

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Manejo Efectivo del Tiempo

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<ul><li> 1. Manejo Efectivo del Tiempo Sistema Universitario Ana G. Mndez Vicepresidencia de Recursos Humanos Sra. Marisol Muiz, Recurso 18 de abril de 2007</li></ul> <p> 2. Presentacin de los Asistentes </p> <ul><li>Duracin: 10 minutos. </li></ul> <ul><li>Proceso </li></ul> <ul><li><ul><li>Mencionar </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li><ul><li>Decir su nombre </li></ul></li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li><ul><li>Area de trabajo</li></ul></li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li><ul><li>Mencionar un adjetivo positivo que empiece con la primera letra de su nombre. </li></ul></li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Cada 5 personas damos un aplauso </li></ul></li></ul> <p> 3. En qu piensa cuando escucha la palabra tiempo? 4. El tiempo es oro 5. Tiempo </p> <ul><li>Todo el mundo tiene 24 horas diarias y 168 horas en la semana para: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________. </li></ul> <p> 6. Por que hay personas que hacen ms cosas en la misma cantidad de horas laborales. </p> <ul><li>Por hbitos personales que han desarrollado. </li></ul> <ul><li>Trabajan ms inteligentemente. </li></ul> <ul><li>Conocen como lo invierten </li></ul> <ul><li>Controlan su tiempo </li></ul> <ul><li>Aceptan la realidad del tiempo </li></ul> <ul><li> No malgastan el tiempo </li></ul> <p> 7. Realidad </p> <ul><li>El tiempo es el recurso ms escaso que existe a menos que se maneje adecuadamente. </li></ul> <ul><li>No se puede hacer nada para crear ms tiempo. </li></ul> <ul><li>No se puede volver a encontrar el tiempo perdido. </li></ul> <ul><li>No debemos malgastarlo. </li></ul> <ul><li>Debemos valorarlo. </li></ul> <p> 8. Desarrollando Hbitos (Steven Covey, 7 Hbitos de la Gente Eficaz) Habitos Conocimiento que, por que Deseo Querer Habilidad Como 9. Requisitos para que el cambio sea exitoso </p> <ul><li>Convencimiento </li></ul> <ul><li>Compromiso </li></ul> <ul><li>Disciplina </li></ul> <ul><li>Cooperacion </li></ul> <p>conocimiento 10. Registro del tiempo </p> <ul><li>Escriba todas las cosas que hizo el da de ayer. </li></ul> <ul><li>Sea especfico en identificar los horarios y el tiempo que invirtio en cada una de las actividades. </li></ul> <ul><li>Con quin la realiz.Si aplica </li></ul> <ul><li>Que calificacin se dara, del 1 al 5.Donde 5 es la calificacin ms alta. </li></ul> <p> 11. Registro de tiempo Actividad Tiempo Persona(s) Calificacin (1-5) 12. Cmo invertir mejor nuestro tiempo?Cumpliendo prioridades </p> <ul><li>Consegu realizar mis tareas prioritarias </li></ul> <ul><li>Qu fue lo que me impidi realizarlas </li></ul> <ul><li>Quin o qu me occasiona las principales interrupciones </li></ul> <ul><li>Cmo puedo eliminarlas </li></ul> <ul><li>Qu puedo hacer para evitar que vuelvan a producirse esos elementos que me hacen perder el tiempo </li></ul> <ul><li>Qu puedo hacer para ser ms eficaz y productivo</li></ul> <ul><li>Cunto tiempo perd en actividades que no tena que hacer </li></ul> <ul><li>Qu actividades odia hacer otra persona </li></ul> <p> 13. Dedico tiempo a las cosas importantes para m </p> <ul><li>De acuerdo a lo que es importante para m es que establezco las prioridades. </li></ul> <ul><li>Qu aspectos valora? </li></ul> <ul><li><ul><li>Profesional </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Financiero </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Familiar </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Social </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Espiritual </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Intelectual </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Fsico </li></ul></li></ul> <p> 14. Recuerda </p> <ul><li>Establecer un balance entre tus valores y los de la instituci 162n. </li></ul> <ul><li>Tienes que organizar tu tiempo para cumplir con lo que la organizacin espera de t y con lo que para ti es importante. </li></ul> <p> 15. Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo </p> <ul><li>Nos sentimos realizados al hacer todo lo que tenamos que hacer. </li></ul> <ul><li>El manejo de tiempo provee estructura a la vida y paz a la mente.</li></ul> <ul><li>El manejo adecuado de tiempo ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales. </li></ul> <ul><li>El manejo adecuado de tiempo le ofrece a la gente un sentido de control a la vida. </li></ul> <p> 16. Beneficios de administrar efectivamente el Tiempo </p> <ul><li>El manejo adecuado del tiempo reduce el estrs que nos provoca el tener que cumplir con tantas demandas en 24 horas. </li></ul> <ul><li>Los empleados pueden realizar mejor calidad en su horario diario. </li></ul> <ul><li>Los departamentos y equipos pueden cumplir con las fechas mas facilmente. </li></ul> <ul><li>La institucion puede atender mejor los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina. </li></ul> <p> 17. CuestionarioCun bien manejas el tiempo? 18. Los Robatiempos </p> <ul><li>Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades. </li></ul> <p> 19. Robatiempos </p> <ul><li>Socializacin excesiva con los colegas. </li></ul> <ul><li>Llegar tarde e irse temprano. </li></ul> <ul><li>LLamadas personales al trabajo o al celular. </li></ul> <ul><li>Revizar constantemente los correos electrnicos. </li></ul> <ul><li>Bajar el nivel de productividad. </li></ul> <ul><li>Falta de adiestramiento formal. </li></ul> <ul><li>Reuniones innecesarias o mal planificadas. </li></ul> <ul><li> Hacer negocios durante horas laborales. </li></ul> <ul><li>No delegar. </li></ul> <ul><li>Distracciones personales. </li></ul> <p> 20. Robatiempos </p> <ul><li>Visitantes </li></ul> <ul><li>Llamadas telefnicas </li></ul> <ul><li>Vagancia </li></ul> <ul><li>Crisis </li></ul> <ul><li>Cambios de prioridades </li></ul> <ul><li>Esperas </li></ul> <ul><li>Comunicacin inefectiva </li></ul> <ul><li>Desorganizacin </li></ul> <ul><li>Fallas mecnicas </li></ul> <ul><li>Tapn </li></ul> <ul><li>Indecisiones </li></ul> <ul><li>Chismes </li></ul> <p> 21. Robatiempos </p> <ul><li>No delegar </li></ul> <ul><li>Falta de objetivos claros </li></ul> <ul><li>No gustarle su trabajo </li></ul> <ul><li>Personalidad </li></ul> <ul><li>Autoridad confusa </li></ul> <ul><li>Incapacidad de decirNo </li></ul> <ul><li>Falta de autodisciplina </li></ul> <ul><li>Perfeccionismo </li></ul> <ul><li>Irse al detalle </li></ul> <ul><li>Compromisos sociales </li></ul> <ul><li>Preocupaciones </li></ul> <ul><li>Chismes </li></ul> <ul><li>Chistes </li></ul> <ul><li>Procrastinar </li></ul> <ul><li>Desorganizacin </li></ul> <ul><li>Actitudes negativas </li></ul> <p> 22. Ejercicio </p> <ul><li>Coloque en la Matriz de Administracin del Tiempo las actividades que realiz ayer. </li></ul> <ul><li>Considere su importancia y urgencia. </li></ul> <p> 23. Matriz de Administracin del Tiempo Urgente No urgente Importante No importante Urgente / Importante No Urgente / Importante Urgente / No Importante No Urgente / No Importante 24. Cmo invertir mejor nuestro tiempo? </p> <ul><li>Prevenir urgencias </li></ul> <ul><li>Decir no </li></ul> <ul><li>Establecer prioridades </li></ul> <ul><li>Delegar </li></ul> <ul><li>No procrastinar </li></ul> <ul><li>Mentalidad de Mejoramiento Continuo </li></ul> <ul><li>Evaluar nuestro registro de tiempo </li></ul> <ul><li>Leer los emails en AM </li></ul> <ul><li>Organizarse (Outlook) </li></ul> <ul><li>Tener las metas claras </li></ul> <ul><li>Controlar las reuniones </li></ul> <ul><li>Compromiso con la Vision y Mision</li></ul> <ul><li>Actitudes correctas </li></ul> <ul><li>Mentalidad de trabajo en equipo </li></ul> <ul><li>Evitar interrupciones </li></ul> <ul><li>Revisar el calendario de trabajo antes de irse </li></ul> <ul><li>Tener o Proveer agenda para todas las reuniones </li></ul> <ul><li>Puntualidad </li></ul> <ul><li>Realizar reuniones efectivas </li></ul> <p> 25. Cmo invertir mejor nuestro tiempo? </p> <ul><li>Calendarizares el secreto para que las cosas ocurran.Planificar es la intencin. </li></ul> <ul><li><ul><li>Planificar es decidir qu vamos a hacer. </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Calendarizar es decidir cundo lo vamos a hacer. </li></ul></li></ul> <p> 26. Cmo invertir mejor nuestro tiempo? </p> <ul><li>Delegando efectivamente </li></ul> <ul><li><ul><li>Carifique la tarea </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Especifique el mbito de restriccin </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Permita que el empleado participe </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Comunique al mbito de poder las tareas que deleg </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Establezca controles </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>De surgir problemas insista en recomendaciones </li></ul></li></ul> <p> 27. Delegar con responsabilidad </p> <ul><li>Delegarnosinifica renunciar a la responsabilidad personal como supervisor. </li></ul> <ul><li>Significa obtener los resultados motivando a los empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor. </li></ul> <p> 28. Beneficios al delegar </p> <ul><li>Tener ms tiempo para realizar las tareas que no se pueden delegar. </li></ul> <ul><li>Motivar al desarrollo de lderes con conocimiento. </li></ul> <ul><li>Establecer relaciones de confianza. </li></ul> <ul><li>Cumplir con las metas y objetivos de su rea de trabajo. </li></ul> <p> 29. Puedo delegar si: </p> <ul><li>Hay alguna persona que puede hacer el trabajo mejor que yo. </li></ul> <ul><li>Hay alguna persona que aunque realice las tareas mas lentas puede realizarlas efectivamente y las actividades no son urgentes. </li></ul> <ul><li>Hay alguna persona que puede beneficiarse en su desarrollo. </li></ul> <ul><li>Hay alguna persona que tiene el deseo de aprender. </li></ul> <ul><li>Yo no puedo realizar esa actividad hoy. </li></ul> <p> 30. Recuerde </p> <ul><li>Delegar en la persona adecuada </li></ul> <ul><li>Evaluar lo delegado </li></ul> <ul><li>Delegar los trabajos que a usted le gusta realizar y los que no. </li></ul> <ul><li>Ser proactivo. Prevenir </li></ul> <ul><li>Delegar actividades completas </li></ul> <ul><li>Especificar los resultados esperados. </li></ul> <ul><li>Verificar que la persona sabe realizar el trabajo. </li></ul> <ul><li>Confiar en la persona. </li></ul> <ul><li>Permitir la participacin en el proceso. </li></ul> <ul><li>Informar a los dems que deleg esa tarea. </li></ul> <p> 31. Encuentre </p> <ul><li>Mencione todos los participantes del adiestramiento que: </li></ul> <ul><li><ul><li>tienen reloj de oro </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>tienen las uas pintadas de rojo </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>tienen espejuelos </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>cumplen aos este mes </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>tienen pauelo </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>tienen mascotas en su hogar </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>tienen agenda </li></ul></li></ul> <p> 32. Reflexin </p> <ul><li> El ayer se fu para siempre, el da de hoy durar un instante, el maana depende de lo que se haga hoy </li></ul> <ul><li> El pasado es historia . </li></ul> <ul><li><ul><li>El futuro es misterio. </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Hoy es un regalo, </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Por eso se le llama </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Presente . </li></ul></li></ul> <ul><li><ul><li>Fish </li></ul></li></ul>