AP Cuentas a pagar

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  • 1. Manual de Usuario Mdulo AP Capacitacin Usuarios Finales Versin 1 Diciembre 2006
  • 2. Cuentas a Pagar - AP - INDICE1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR ................................................................ 42. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES .................................... 103. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES ...................................................... 114. FIJACIN PETICIN DE BORRADO ........................................................................ 125. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR CON PEDIDO ASOCIADO .136. CONTABILIZACIN DE FACTURAS DE PROVEEDOR SIN PEDIDO ASOCIADO 147. CONTABILIZACIN DE UNA NOTA DE CRDITO (ABONO) DE UN PROVEEDOR .19 7.1. Aplicacin de Abono a factura................................................................... 208. VISUALIZACIN CUENTA CORRIENTE DE PROVEEDOR...................................... 239. PROCESO DE LIBERACION DE FACTURAS PARA EL PAGO ............................... 25 9.1. Liberacin Individual ....................................................................................... 25 9.2. Liberacin Masiva............................................................................................ 2810. ANTICIPOS Y COMPENSACIN.......................................................................... 30 10.1. Creacin del anticipo y su pago ............................................................. 30 10.2. Compensacin de anticipo contra una factura de proveedor....... 32 10.2.1. Importe del anticipo menor al de la factura del proveedor..... 32 10.2.2. Importe de anticipo igual al de la factura .................................... 34 10.3. Compensacin de anticipo contra n facturas de proveedor ...... 3711. FONDO FIJO .......................................................................................................... 41 11.1. Constitucin/Reposicin de Fondo Fijo / Solicitud de anticipo ........ 41 11.2. Pago del Fondo Fijo .................................................................................... 43 11.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor fondo fijo ..................... 43 11.4. Rendicin de gastos ................................................................................... 45 11.4.1. Gastos SIN I.V.A.................................................................................... 45 11.4.2. Gastos CON I.V.A. ............................................................................... 49 11.4.2.1. Compensacin Gastos con I.V.A. y Fondo Fijo ........................ 5012. ANTICIPO PARA VIAJES ....................................................................................... 53 12.1. Creacin solicitud anticipo a Viticos a rendir..................................... 53 12.2. Pago de la solicitud de anticipo .............................................................. 54 12.3. Visualizacin cuenta corriente del acreedor empleado ................... 55 12.4. Contabilizacin de rendicin de vitico para viajes .......................... 56 2
  • 3. Cuentas a Pagar - AP - 12.4.1. Aplicacin de la factura/nota fiscal del proveedor comercial al proveedor empleado ............................................................................................. 5913. TARJETA CORPORATIVA...................................................................................... 64 13.1. Creacin solicitud anticipo ....................................................................... 64 13.2. Rendicin de los gastos incurridos con la tarjeta de crdito corporativa .................................................................................................................... 66 13.3. Aplicacin anticipo (Tarjeta de crdito) a proveedor empleado... 7514. ANULACIONES DE ASIENTOS .............................................................................. 76 14.1. Anulacin de asientos con compensacin........................................... 76 14.2. Anulacin de asientos sin compensacin ............................................. 78 14.2.1. Anulacin individual ........................................................................... 78 14.2.2. Anulacin en masa............................................................................. 80 3
  • 4. Cuentas a Pagar - AP - CUENTAS A PAGAR 1. CREACIN DE UN NUEVO PROVEEDOR Cdigo de Path TransaccinMEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos FK01 maestros / Crear En esta pantalla debe indicar: o Cdigo de la sociedad. o Grupo de cuentas, consiste en una caracterstica clasificadora dentro de los registros maestros de acreedores. Con el grupo de cuentas se fija en qu intervalo de nmeros debe estar comprendido el nmero de cuenta del acreedor as como tambin qu datos en el registro maestro son necesarios. Las opciones de grupo de cuentas sern: - Proveedores Nacionales - Acreedores Nacionales - Proveedores Exterior - Acreedores Exterior - Fondo Fijo - Empleados - Otros Organismos - Proveedores Servicios RED - Acreedores CPD En este caso la sociedad es 01ES (Espaa) y el grupo de cuentas es ES02 (Acreedores Nacionales). 4
  • 5. Cuentas a Pagar - AP -Una vez creado el proveedor, SAP le asignar automticamente un nmero.Excepto los proveedores servicios RED, dnde, la creacin ser hecha demanera centralizada para que su codificacin coincida en todas lassociedades.En caso que desee crear un proveedor tomando como referencia a uno yaexistente en la subpantalla Modelo debe indicarse el cdigo del mismo ascomo el cdigo de su sociedad, de esta manera se asumirn los datos desociedad debiendo ingresarse manualmente los datos generales.Luego de ingresados los datos solicitados presione Enter.Datos Generales:Complete datos obligatorios, ellos son identificados mediante .En el campo Concepto de bsqueda ingrese palabra/s clave que servirnpara futuras bsquedas en donde este proveedor aparecer.A continuacin presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)). 5
  • 6. Cuentas a Pagar - AP -Datos de Sociedad:Control de cuentas: este campo sirve para el caso en que este proveedortambin sea su cliente y en este caso ingrese su nmero para que puedaefectuar compensaciones entre sus facturas.Complete el cuadro de Informacin fiscal, de acuerdo a las particularidadesde su filial.En Datos de referencia completamos el Ramo al cual pertenece este acreedorpara futuros reportes.Al completar los datos solicitados presione Enter o (Pantalla siguiente (F8)).Esta pantalla es opcional y podrn ingresarse los datos solicitados en caso deque vaya a efectuarle el pago a travs de transferencia electrnica donde lospagos se generarn en SAP y se procesarn va web a travs de un archivo. o Pas. o Clave banco (banco de nuestro proveedor). 6
  • 7. Cuentas a Pagar - AP - o Titular de la cuenta. o Clave de control de bancos (01 Cuenta corriente, 02 Caja de ahorro, etc.) o Tipo de banco interlocutor.Contine presionando Enter.En esta pantalla se asocia el proveedor creado con la cuenta de Libro Mayorque ser de referencia en su accionar.En Gestin de cuenta ingrese: o Cuenta asociada: cuenta de mayor asociada al proveedor. o Clave clasificacin, nosotros colocamos clave 009 (External doc. Number), ya que ella luego nos permitir ver el nmero de factura/nota de crdito/nota de dbito en el campo referencia. o Grupo de tesorera: es una clasificacin necesaria para el momento de determinar la previsin de tesorera y determina la actividad principal 7
  • 8. Cuentas a Pagar - AP - del proveedor. Debe seleccionar una de las opciones indicadas para proveedores, las mismas se identifican con la letra K, ellas son: - Deudas comerciales RED - Lneas Areas - Correos y fleteros - Agentes y transportistas - Sueldos y cargas sociales - Deudas impositivas - Otras deudas vto. crtico - Otras deudas por pagarDatos de referencia nos sirve para insertar el nmero de cuenta este acreedorposea en nuestro sistema Ocasa, consistiendo en un dato opcional.Al finalizar el ingreso de estos datos nuevamente presionamos Enter o(Pantalla siguiente (F8)).En esta pantalla definiremos el mecanismo de pago al proveedor, como ser: o Condicin de pago, aqu ingresamos la condicin (das de pago) acordada con el proveedor. Esta condicin al momento de ingresar una factura la trae por defecto, pudiendo ella ser cambiada en cada ingreso de factura. o Verificacin de factura doble, campo obligatorio que se seleccionar para evitar el ingreso de facturas con igual numeracin. o Vas de pago (por ejemplo: cheque, debito automtico, efectivo, cheque a fecha, pagar, transferencia bancaria) indica el medio de pago seleccionado para el pago. o Compensacin deudor acreedor: activar el campo si anteriormente se defini un cliente en Datos de Sociedad en la seccin Control de cuentas. 8
  • 9. Cuentas a Pagar - AP -Presionamos Enter o (Pantalla siguiente (F8)), y en caso de que debiramosefectuarle retenciones al proveedor debemos completar los datos solicitadosen la siguiente pantalla:Nota: Pas de retencin, slo es necesario ingresar los respectivos cdigos paralos casos de Argentina y Estados Unidos.Se debe ingresar los datos solicitados en las diferentes columnas: - Tipo de retencin: ganancias, S.U.S.S., ingresos, etc. - Indicador de retencin: ganancias por ventas de bienes, actividades personales, etc. - Sujeto: activar el campo. - Categora de retencin del proveedor. - Nmero de exencin: nmero del certificado de exencin otorgado por el organismo fiscal. - Porcentaje de exencin. - Exento desde: fecha a partir de la cual es vlida la exencin. - Exento hasta: fecha en que vence el perodo de exencin.A continuacin (Grabar (Ctrl+S)). 9
  • 10. Cuentas a Pagar - AP - 2. MODIFICACIN DATOS MAESTROS DE PROVEEDORES En caso en que quiera modificar los datos maestros de proveedores utilizaremos la siguiente transaccin: Cdigo de Path TransaccinMEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos FK02 maestros / Modificar Deber indicar cules son las secciones que desea cambiar dentro de Datos generales y Datos de sociedad, en caso que desee seleccionar todas las opciones presione (Marcar todo (F7)). A continuacin presione Enter y lo llevar a las solapas seleccionadas previamente donde desea modificar los datos. Ingrese los cambios, grabe (Grabar (Ctrl+S)). 10
  • 11. Cuentas a Pagar - AP - 3. BLOQUEO/DESBLOQUEO DE PROVEEDORES Cdigo de Path TransaccinMEN SAP Finanzas / Gestin financiera / Acreedores / Datos FK05 maestros / Bloquear/Desbloquear Si pretende que no se puedan efectuar transacciones contables con este proveedor deber bloquearlo y despus para volver a permitirle transacciones har el mismo procedimiento desactivando el bloqueo. Presione Enter. Ingrese el nmero de proveedor y seleccione Sociedad seleccionada. Para grabar el bloqueo presione (Grabar (Ctrl+S)). 11
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